UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI E- DEFTER 13/12/2011 tarih 28141 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğ ile standartları yayımlanan yevmiye defteri ve defteri kebirin elektronik ortamda oluşturulması imkanı getirilmiştir. E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin GİB de duyurulan format ve standartlara uygun biçimde elektronik ortamda hazırlanması, kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uyumlu yazılım olarak onay almış Uyumsoft İ-Dönüşüm Bağımsız E-Defter Uygulamamızın işleyişi ve kullanım kılavuzu aşağıda detaylı olarak açıklanmıştır.
A-UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTAL GİRİŞ: http://portal.uyumsoft.com.tr adresinden mailinize gönderilen portal admin kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yapabilirsiniz.
Şekil 1:Uyumsoft Giriş Ekranı
1.E-DEFTER İŞLEMLERİ : Gib sistemine gönderilecek defterlerinizin yüklendiği, arşivlendiği ve görüntülendiği kısımdır.
2
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI E-DEFTER İŞLEMLERİ
Şekil 2:Portal ana ekranı
Defter gönderme işlemlerine başlamadan önce Uyumsoft Portal üzerinden E-Defter Firma Bilgileri - Muhasebeci Bilgileri - Sorumlu Kişi Bilgileri alanları doldurulmalıdır. E-Defter firma bilgileri ve Muhasebeci bilgilerinin doldurulmaması durumunda defteriniz gönderim esnasında hata alacaktır.
Şekil 3:E-defter firma bilgileri ekranı
Burada dikkat edilmesi gereken konu ise; özel hesap dönemine tabi iseniz Mali Yıl Başlangıcınızı ona göre düzeltmenizdir. Muhasebe bilgileri kısmını doldururken dikkat edilmesi gereken kısımlar;
Şekil 4: Muhasebeci Bilgileri ekranı
3
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI E-DEFTER İŞLEMLERİ
Şekil 5:Muhasebeci düzenle ekranı
SM/SMMM ve ya YMM bir işletme için defter oluşturuyorsa, bu durumda muhasebeci bilgileri alanına SM/SMMM veya YMM’ye ait unvan ve ad-soyadı yazılacaktır. Bu durumda SM/SMMM veya YMM ‘ye ait sözleşme bilgilerinin de doldurulması gerekmektedir. Eğer defterler işletme bünyesinde tutuluyorsa, bu işletmenin muhasebe bölüm yetkilisinin unvanı ve adı-soyadı yazılacaktır. Bu durumda sözleşme ile ilgili alanlara tire (- ) işareti konulmalıdır.
1.1. E-Defter Verileri : Uyumsoft ile entegre çalışan muhasebe programlarından defterlerinizi portala direk gönderim yapabiliyorsunuz. Portala giden defterinizi defter işlemleri defter verileri kısmından gönderdiğiniz ayın yevmiye defterini ve kebir defterini görebilirsiniz. Uyumsoft ile entegre olmayan muhasebe programı kullanıyorsanız, defterinizi xml ya da csv formatı ile bilgisayarınıza kaydedip bu kaynak verileri manuel olrak portal üzerinden, defter işlemleridefter verileri yeni yükle kısmından dosyanızı seçerek yükleyebilirsiniz. Yüklenen defterlerinizi defter verileri kısmında her hangi bir hata alınmadıysa “tamamlandı” konumunda görebilirsiniz. Tamamlandı yazısı sadece defterinizi başarılı bir şekilde yüklediğinizi gösterir.
Şekil 6:Kaynak veri listesi ekranı
Kaynak verileri yükledikten sonra yandaki mavi kutucuğa tıklayıp kaynak log kayıtlarından, Uyumsoft tarafından otomatik olarak yevmiye defterine ve kebir defterine başarılı bir şekilde dönüştürülüp dönüştürülemediği gözlemlenmelidir. Yevmiye defterinde hata tespit edilmezse kebir de başarılı bir şekilde oluşacaktır. Hata tespit edilirse aşağıda da görüldüğü gibi kaynak log kayıtlarında kebir oluşturma iptal edildi hatası görülecektir. 4
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI E-DEFTER İŞLEMLERİ
Şekil 7:Kaynak log kayıtları ekranı
1.2 E-Defter Listesi : E-Defter listesi kısmında portala gönderilmiş veya manuel olarak yüklenmiş olan defterlerin durumlarını görebilirsiniz. Yevmiye defterini ve kebir defteriniz başarılı olarak oluşturulmuş ise aşağıda da görüldüğü üzere yevmiye defteri ve büyük defter imzasız dosya hazır konumunda görülmektedir.
Şekil 8: Edefter Listesi ekranı
Eğer defterlerinizde bir hata tespit edilmiş ise “Hata” yazısı ile gösterilmektedir. Alınan hata sebebini görebilmek için “Defter” butonuna girip schematron kontrolü sekmesinden hata sebebini ayrıntılı görebilirsiniz.
Şekil 10: Defter listesi ekranı
Şekil 9: Defter menü ekranı
5
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI E-DEFTER İŞLEMLERİ
Şekil 11: Defter Schematron Kayıtları Ekranı
Defter butonundan; defterlerinizi görüntüleyebilir, xml ya da html formatında indirebilir veya defterinizi “iptal” edebilirsiniz.
1.3.Yardımcı Uygulama :
Yardımcı uygulamalardan defterlerimizi imzalamak için e-defter yöneticisi programını indiriyoruz. Bu programı indirdiğimizde masaüstünde Uyumsoft E-Defter Yöneticisi programını görebilirsiniz. Programı açtığınızda aşağıdaki ekran açılacaktır.
6
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI E-DEFTER İŞLEMLERİ
Şekil 12: Defter İmzalama Uygulaması Ekranı
Kurulum işlemi tamamlandıktan sonra “Araçlar “ seçeneğinden “Ayarlar” sekmesi seçilir. Uyumsoft tarafından gönderilen WebServis Kullanıcı Adı ve Şifre bilgisi sisteme girilir.
Şekil 13: Ayarlar ekranı
Akıllı Kart Ayarları sekmesine de KAMUSM den almış olduğunuz Akis Kart şifresi girilmelidir. Şifrelerinizi bir kez girmeniz yeterlidir. 7
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI E-DEFTER İŞLEMLERİ
Gerekli ayarlamalar yapıldıktan sonra portalda ki defterleri uygulamaya çekmek için;
Öncelikle Akis Kartı (mali mühür) bilgisayara takıp “Akis Kart İzleme Aracından” karta giriş yapıyoruz. Daha sonra “ARA” butonuna tıklayıp portalda kontrollerini sağladığımız “imzasız dosya hazır” şeklinde bekleyen defterlerimizi sisteme çekiyoruz. Çekmiş olduğumuz imzasız defterleri CTRL tuşu ile önce yevmiyeler sonra kebirler olmak kaydı ile sırasıyla seçip “defter işlemleri – imzala” seçeneği ile imzalama işlemini başlatıyoruz.
Defterlerin imzalanma durumunu mavi renkle görülen “Konsol” kısmından veya “Durum” kısmından takip edebilirsiniz. İmzalama işlemi tamamlandık sonra beratlarını oluşturmak için ;
8
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI E-DEFTER İŞLEMLERİ
İmzalanmış defterleri CTRL ile seçip “Berat İşlemleri” sekmesinden oluştur diyoruz. Oluşturduğumuz beratları tekrar seçip berat işlemleri – imzala, son olarak da defterleri seçip berat işlemleri – gönder diyoruz. “Tamamlandı” yazdıktan sonra defter beratlarınız başarılı birşekilde GİB e gönderilmiş demektir. Gönderim işlemini hızlandırmak için sayfada sürekli yenileme yapabilirsiniz. Tüm bu işlemlerden sonra portalda E-Defter İşlemleri sekmesinden E-Defter Listesine gelerek “Defter” ve “Berat” butonlarından görüntüleme yapabilirsiniz. İsterseniz bu defter ve beratları bilgisayarınıza pdf ya da xml şeklinde indirebilirsiniz de.
1.4.Arşiv Yükleme : Uyumsoft ile yapmış olduğunuz anlaşma dahilinde defterlerinizi sadece saklama hizmetinden yararlanabilirsiniz. Defterlerinizi Uyumsoft bünyesinde saklamak için; Arşiv yükleme – dosya seç kısmından 1. Ay dan başlamak sureti ile her ayın ayrı ayrı yevmiye defteri- kebir defteri- gib onaylı yevmiye beratı- gib onaylı kebir beratının xml formatlarını sırasıyla yüklüyoruz.
Yüklemiş olduğunuz bu defterleri Defter Listesinde görebilirsiniz.
