Eine Pivot-Tabelle setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

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16.

Pivot-Tabellen

Ein PivotTable-Bericht (Synonym: Pivot-Tabelle) ist eine interaktive Möglichkeit, um große Datenmengen mit gleichartigen Elementen schnell zusammenzufassen (z. B. Umsätze nach Produkten und Standorten). Mit einem PivotTable-Bericht können Sie numerische Daten nach bestimmten Kriterien analysieren (zusammenfassen, berechnen, filtern), ohne den Datenbestand selbst zu verändern. Mittels Pivot können Sie auch externe Tabellen aus Access oder anderen Anwendungen analysieren. PivotTable-Berichte sind insbesondere für Folgendes konzipiert: • Abfragen großer Datenmengen mit Hilfe benutzerfreundlicher Methoden • Berechnen von Teilergebnissen und Aggregieren von numerischen Daten, Zusammenfassen von Daten nach Kategorien • Erweitern und Reduzieren von Datenebenen, um bestimmte Ergebnisse hervorzuheben, und Ausführen von Drilldowns zu Details der zusammengefassten Daten • Verschieben von Zeilen in Spalten oder Spalten in Zeilen („pivotieren“ = drehen und kippen), um unterschiedliche Zusammenfassungen der Quelldaten anzuzeigen • Filtern, Sortieren, Gruppieren und bedingtes Formatieren von Teilmengen der Daten

16.1.

Grundlagen von Pivot-Tabellen

Eine Pivot-Tabelle setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen: Spalten- und Zeilenbeschriftungen: Hier werden die Kriterien eingegeben, nach denen die Daten zusammengefasst werden, z. B. Akkumulieren von Umsätzen nach Regionen oder Kundenbetreuern. Die Spalten- und Zeilenüberschriften entsprechen Überschriften aus Ihrer Quelltabelle. Sie haben nach Erstellung der Pivot-Tabelle die Möglichkeit, über die Zeilen- oder Spaltenüberschriften Filter zu setzen, um so nur ausgewählte Ergebnisse zu zeigen. Wertebereich: Hier werden die Werte aus Ihrer Tabelle eingegeben, die in Pivot aggregiert dargestellt werden, z. B. Umsätze oder Anzahl verkaufte Artikel. In der Basiseinstellung von Pivot werden Zahlen in diesem Bereich aufsummiert; wenn es sich bei den Werten um Text handelt, wird die ZÄHLEN-Funktion angewendet. Bereichsfilter: Hier steht Ihnen ein übergeordneter Filter zur Verfügung, mittels dessen Sie die angezeigten Daten weiter eingrenzen können, um sich auf eine Teilmenge der Daten im Bericht zu konzentrieren.

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Abbildung 156:

Aufbau von Pivot-Tabellen

16.2. Erstellen einer einfachen Pivot-Tabelle Bevor Sie mit dem Erstellen einer Pivot-Tabelle beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Excel-Arbeitsblatt korrekt vorbereitet ist: • Spaltenüberschriften: Aus jeder Spalte Ihrer Quelldaten wird ein Feld, das in der Pivot-Tabelle verwendet werden kann. Stellen Sie daher sicher, dass für jede Spalte Ihrer Quelldatei eine Überschrift vorhanden ist. • Elemente unter den Spaltenüberschriften: In den Zeilen unter den Spaltenüberschriften sollten jeweils gleichartige Elemente vorhanden sein. • Geschlossener Quelldatenbereich: In Ihren Daten sollten keine leeren Spalten oder Zeilen enthalten sein. Bitte entfernen Sie diese vor Erstellung der Pivot-Tabelle. Um das Erstellen einer Pivot-Tabelle zu starten, gehen Sie wie folgt vor: • Markieren Sie eine Zelle innerhalb der Tabelle, die Sie mittels Pivot analysieren möchten. • Klicken Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe TABELLEN auf die Schaltfläche PIVOTTABLE
. Das Dialogfenster PIVOTTABLE ERSTELLEN wird geöffnet. • Im Feld TABELLE/BEREICH  ist der von Ihnen gewählte Tabellenbereich bereits markiert. Achten Sie darauf, dass die Überschriften im Zellbereich enthalten sind. Sie haben hier auch die Möglichkeit, einen anderen als den vorgeschlagenen Zellbereich zu markieren. • Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, externe Daten außerhalb der aktuell geöffneten Excel-Datei zu analysieren .

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• Legen Sie fest, ob Sie die Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt (Standardeinstellung) oder in einem bereits vorhandenen erstellen möchten . • Bestätigen Sie mit OK.

Abbildung 157:

Quelldatei und Zielort der Pivot-Tabelle festlegen

An der angegebenen Position wird ein leerer PivotTable-Bericht  hinzugefügt, der Bereich PIVOTTABLE-FELDLISTE  wird angezeigt. Der Bereich PivotTable-Feldliste ist wie folgt aufgebaut: • Im oberen Bereich werden die Felder, nach denen Sie die Daten analysieren können, angezeigt (Spaltentitel aus den Quelldaten).

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• Im unteren Bereich bestimmen Sie das Layout der Pivot-Tabelle, indem Sie die Felder aus der Feldliste den Bereichen Berichtsfilter, Spaltenbeschriftungen, Zeilenbeschriftungen und Werte zuordnen.

Abbildung 158:

Leere Pivot-Tabelle mit Feldliste

Um eine einfache Pivot-Tabelle aufzubauen, gehen Sie wie folgt vor: • Klicken Sie eines der Felder mit der linken Maustaste an, und ziehen Sie es bei gedrückter Maustaste (Drag & Drop) in den Bereich SPALTENBESCHRIFTUNGEN (hier: Artikel)
. Die einzelnen Werte werden in der Pivot-Tabelle nach rechts im Bereich Spaltenbeschriftungen angezeigt. • Ziehen Sie dann mittels Drag & Drop eines der Felder in den Bereich ZEILENBESCHRIFTUNGEN (hier: Verkäufer) . Die einzelnen Werte werden in der Pivot-Tabelle nach unten im Bereich Zeilenbeschriftungen angezeigt. • Wählen Sie nun die Werte, die akkumuliert dargestellt werden sollen, und ziehen Sie diese ebenso per Drag & Drop in den Bereich WERTE (hier: Menge) . Die nach den Kriterien aus den Spalten- und Zeilenbeschriftungen kumulierten Werte werden im Wertebereich der PivotTabelle angezeigt. Zusätzlich zu den Einzelwerten werden Spalten-, Zeilen- und Gesamtsummen gebildet .

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Abbildung 159:

Eine einfach Pivot-Tabelle mit Hilfe der Feldliste aufbauen

Alternativ zum Hineinziehen der Felder mittels Drag & Drop können Sie die Felder auch mit der rechten Maustaste anklicken und die Position bestimmen, an die die Felder verschoben werden sollen.
Tipps: • Bei ganz einfachen Pivot-Tabellen (1 Textfeld, 1 numerisches Feld) haben Sie auch die Möglichkeit, wie folgt vorzugehen: – Setzen Sie einen Haken bei den beiden Feldern im oberen Bereich. – Das Feld, das Texte enthält (z. B. Vertriebsmitarbeiter) wird automatisch links abgelegt, das Feld, das numerische Werte enthält (z. B. Bestellmenge), rechts. – Es werden automatisch die Summen der numerischen Werte angezeigt. • Wenn Sie außerhalb des Layout-Bereichs der Pivot-Tabelle klicken, verschwindet die PivotTable-Feldliste. • Ein Feld aus dem Bericht entfernen: Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Feldnamen in der PivotTable-Feldliste. • Alle Felder aus dem Bericht entfernen: Wenn Sie nochmals komplett neu beginnen wollen, können Sie alle Felder gleichzeitig aus dem Bericht entfernen, indem Sie im Register PIVOTTABLE-TOOLS – OPTIONEN in

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der Gruppe AKTIONEN auf den Pfeil auf der Schaltfläche LÖSCHEN klicken und hier ALLE LÖSCHEN wählen.

16.3. Daten in der Pivot-Tabelle filtern Sie haben nun die Möglichkeit, nur bestimmte Daten in Ihrer Pivot-Tabelle anzeigen zu lassen, d. h. einen Filter zu setzen.

16.3.1. Filter im Bereich Spaltenbeschriftungen setzen Gehen Sie dazu wie folgt vor: • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche SPALTENBESCHRIFTUNGEN in der Pivot-Tabelle
. Ein Pull-down-Menü wird geöffnet. Hier haben Sie neben Sortierungsoptionen auch die Möglichkeit, die dargestellten Daten zu filtern. • Deaktivieren Sie im Bereich WERTEFILTER das Kontrollkästchen bei „ALLE ANZEIGEN“. Alle Kontrollkästchen werden deaktiviert. Klicken Sie anschließend die Werte an, die in der Pivot-Tabelle erscheinen sollen , und bestätigen Sie mit OK. Die Spalten in der Pivot-Tabelle werden auf die von Ihnen festgelegten Werte reduziert . Sie erkennen anhand des Symbols in der Schaltfläche SPALTENBESCHRIFTUNGEN , dass Sie einen Filter gesetzt haben.

Abbildung 160:

Spaltenfilter setzen

Um einen Filter wieder zu löschen, haben Sie folgende Möglichkeiten: • Klicken Sie auf die Schaltfläche SPALTENBESCHRIFTUNGEN. Wählen Sie hier den Eintrag FILTER LÖSCHEN AUS[...]. oder • Klicken Sie auf die Schaltfläche SPALTENBESCHRIFTUNGEN. Aktivieren Sie im Bereich WERTEFILTER das Kontrollkästchen bei „ALLE ANZEIGEN“. 173

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16.3.2. Filter im Bereich Zeilenbeschriftungen setzen Gehen Sie dazu wie folgt vor: • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche ZEILENBESCHRIFTUNGEN in der Pivot-Tabelle
. Das Pull-down-Menü wird geöffnet. • Wenn Sie mehrere Felder in den Bereich Zeilenbeschriftungen gezogen haben (geschachtelte Pivot-Tabelle mit mehreren Ebenen), haben Sie im Pull-down-Menü unter FELD AUSWÄHLEN die Möglichkeit festzulegen, auf welches Feld der Filter angewendet werden soll . • Um zu filtern, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen bei „ALLE ANZEIGEN“ . Alle Kontrollkästchen werden deaktiviert. Klicken Sie anschließend die Werte an, die in der Pivot-Tabelle erscheinen sollen, und bestätigen Sie mit OK. Die Zeilen in der Pivot-Tabelle werden auf die von Ihnen festgelegten Werte reduziert 4. Sie erkennen anhand des Symbols in der Schaltfläche ZEILENBESCHRIFTUNGEN , dass Sie einen Filter gesetzt haben.

Abbildung 161:

Zeilenfilter setzen

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16.3.3. Verfeinern des Filters bei geschachtelten Zeilenbeschriftungen Wenn Sie im Bereich ZEILENBESCHRIFTUNGEN eine zweite Ebene durch Hineinziehen eines weiteren Felds erzeugt haben und innerhalb der zweiten Ebene filtern wollen, so können Sie hierzu wie oben beschrieben vorgehen. Sie wählen hierzu im Pull-down-Menü FELD AUSWÄHLEN den Feldnamen für die zweite Ebene. Es gibt jedoch eine weitere Methode, mittels derer Sie sehr schnell das bereits bestehende Filterergebnis der ersten Ebene weiter verfeinern können. Gehen Sie dazu wie folgt vor: • Markieren Sie im vorgefilterten Bericht die Zellen mit den Daten für das gewünschte Filterergebnis
. • Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag FILTER – NUR AUSGEWÄHLTE ELEMENTE BEIBEHALTEN . Es werden nur noch die Daten für die ausgewählten Elemente angezeigt .

Abbildung 162:

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Filter durch Markieren ausgewählter Daten verfeinern

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16.3.4. Wertefilter setzen Sie haben auch die Möglichkeit, nach den numerischen Werten zu filtern (z. B. Umsätze, die größer oder gleich 100.000 € sind). Sie können diesen Filter auch in Kombination mit den oben beschriebenen Filtern einsetzen. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Wertefilter zu setzen (hier am Beispiel Zeilenbeschriftungen): • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche ZEILENBESCHRIFTUNGEN in der Pivot-Tabelle
. Wählen Sie im Pull-down-Menü unter FELD AUSWÄHLEN das Feld aus, auf das Sie den Wertefilter anwenden wollen. • Wählen Sie dann über die Schaltfläche WERTEFILTER die Filterart (hier: IST GRÖßER ODER GLEICH)  aus. Das Dialogfenster Wertefilter wird geöffnet. • Hier können Sie den Wertefilter genauer spezifizieren, indem Sie definieren, – auf welche Spalte der Wertefilter angewendet werden soll  und – wie die Bedingung aufgebaut ist (4, ). • Klicken Sie auf OK. Es werden nur noch die Datensätze angezeigt, die dem Wertefilter entsprechen .

Abbildung 163:

Wertefilter definieren

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16.3.5. Datumsfilter setzen Analog zum Setzen eines Wertefilters haben Sie auch die Möglichkeit, für ein Datumsfeld einen Datumsfilter zu setzen. Auf diese Weise können Sie nur noch die Datensätze anzeigen, die einem bestimmten Datum oder einem bestimmten Zeitraum entsprechen.

Abbildung 164:

Datumsfilter definieren

16.3.6. Berichtsfilter verwenden Der Berichtsfilter ist ein Filter, der den anderen Filtern übergeordnet ist. Fügen Sie diesen hinzu, indem Sie ein Feld aus der PivotTable-Feldliste in das Feld BERICHTSFILTER ziehen. Gehen Sie nun wie folgt vor, um den BERICHTSFILTER anzuwenden: • Klicken Sie in der Pivot-Tabelle auf die Schaltfläche „ALLE“ neben dem BERICHTSFILTER (Feldname in diesem Beispiel: KUNDEN)
. Es erscheint eine Liste mit allen Werten dieses Felds. Sie haben nun folgende Möglichkeiten: – Filtern nach einem einzelnen Wert: Klicken Sie den gewünschten Wert an , und bestätigen Sie mit OK. Der Wert wird als Filterkriterium neben der Schaltfläche KUNDEN angezeigt . Darüber hinaus erscheint das Filtersymbol , um auf den Filtervorgang hinzuweisen. – Filtern nach mehreren Werten: Wenn Sie mehrere Werte für den Filter festlegen wollen, so aktivieren Sie das Kontrollkästchen MEHRERE ELEMENTE AUSWÄHLEN . Klicken Sie nun die Werte an, nach denen Sie 177

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filtern möchten , und bestätigen Sie mit OK. Neben der Schaltfläche KUNDEN erscheint „(MEHRERE ELEMENTE)“ sowie das Filtersymbol , um auf den Filtervorgang hinzuweisen .  Achtung: Bei der Anwendung des Berichtsfilters nach mehreren Werten ist nur durch Anklicken erkennbar, welches die Filterkriterien sind.

Abbildung 165:

Mit Hilfe des Berichtsfilters in der Pivot-Tabelle filtern

16.4. Pivotieren Als Pivotieren wird das Verschieben/Vertauschen von Zeilen und Spalten in einer Pivot-Tabelle bezeichnet. Sie wandeln somit die vertikale bzw. horizontale Ansicht eines Feldes um und können somit das Aussehen der Pivot-Tabelle verändern. Im Folgenden wird beschrieben, welche Methoden es gibt, um ein Feld aus dem Zeilenbereich in den Spaltenbereich zu verschieben. Gehen Sie wie folgt vor: • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zeilenbeschriftung, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag VERSCHIEBEN. • Wählen Sie in der Liste den Befehl [FELDNAME] ZU SPALTEN VERSCHIEBEN
.

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• Das Feld wird in den Berichtsbereich der Spaltenbeschriftungen verschoben . Zusätzlich werden am Ende der Spalten Spaltensummen  und am Ende der Zeilen Zeilensummen angezeigt 4.

Abbildung 166:

Pivotieren, hier vom Zeilenbereich in den Spaltenbereich

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, über die PivotTable-Feldliste zu pivotieren (hier am Beispiel eines Felds unter SPALTENBESCHRIFTUNGEN): • Alternative 1: Klicken Sie das Feld an und wählen Sie in dem sich öffnenden Menü eine der folgenden Optionen: – WECHSELN ZU BERICHTSFILTER – WECHSELN ZU ZEILENBESCHRIFTUNGEN – WECHSELN ZU WERTEN – FELD ENTFERNEN

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• Alternative 2: Ziehen Sie ein Feld per Drag & Drop in einen anderen Bereich bzw. ziehen Sie das Feld aus dem Bereich hinaus, um es zu entfernen.

Abbildung 167:

Struktur der Pivot-Tabelle anpassen

16.5. Berechnungstyp, Zahlenformat und Layout anpassen 16.5.1. Berechnungstyp und Zahlenformat Standardmäßig ist als Berechnungstyp für den Wertebereich die Funktion SUMME eingestellt. Dies können Sie ebenso wie das Zahlenformat anpassen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: • Klicken Sie im Bereich PIVOTTABLE-FELDLISTE unten im Bereich WERTE auf das Datenfeld und wählen Sie im Pull-down-Menü den Eintrag WERTFELDEINSTELLUNGEN
. Das gleichnamige Dialogfenster wird geöffnet. • Wählen Sie im Register ZUSAMMENFASSEN aus , und bestätigen Sie mit OK.

MIT

die gewünschte Funktion

• Wenn Sie im Dialogfenster WERTFELDEINSTELLUNGEN auf die Schaltfläche ZAHLENFORMAT klicken , wird das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN geöffnet . Hier können Sie wie gewohnt die Zellen formatieren.

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Abbildung 168:

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Berechnungstyp und Zahlenformat anpassen

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16.5.2. Layout anpassen Wenn Sie eine Zelle innerhalb der Pivot-Tabelle markiert haben, so erscheinen zwei zusätzliche Register PIVOTTABLE-TOOLS: Register OPTIONEN:

Hier können Sie u. a. die FELDLISTE ein- und ausblenden
. Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit, über die Schaltfläche FELDKOPFZEILEN die beiden SPALTENBESCHRIFTUNGEN und ZEILENBESCHRIFTUNGEN auszublenden . (Die Filterfunktion steht Ihnen dann nicht mehr zur Verfügung. Hierzu müssen Sie die Feldkopfzeilen wieder einblenden.) Darüber hinaus haben Sie z. B. in der Gruppe GRUPPIEREN die Möglichkeit, einzelne Daten zu gruppieren (Schaltfläche GRUPPENFELD), um Ihre PivotTabelle übersichtlicher zu gestalten. So können Sie beispielsweise Datumsangaben nach Quartalen oder Jahren gruppieren. Register ENTWURF

Im rechten Bereich
finden Sie die Schnellformatvorlagen (PivotTableFormate) wieder, im linken Bereich haben Sie die Möglichkeit, die Struktur der Pivot-Tabelle anzupassen (Teilergebnisse, Leerzeile etc.) .

16.5.3. Gruppieren von Daten Wenn Sie ein weiteres Feld aus der Feldliste in den Zeilenbereich der Pivot-Tabelle einfügen
, kann die Pivot-Tabelle unübersichtlich werden, da die Daten dieses Feldes innerhalb des ersten Feldes geschachtelt eingefügt werden . Sie haben nun die Möglichkeit, die Übersichtlichkeit zu erhöhen, indem Sie die Daten gruppieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

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• Setzen Sie den Cursor in ein Datenfeld des geschachtelt eingefügten Feldes. • Klicken Sie im Register PIVOTTABLE-TOOLS – OPTIONEN in der Gruppe GRUPPIEREN auf die Schaltfläche GRUPPIERUNGSFELD . Das Dialogfenster GRUPPIERUNG wird geöffnet. Im Listenfeld werden je nach Datenart passende Gruppierungsmöglichkeiten angeboten 4. • Wählen Sie eine der Gruppierungsoptionen aus (hier: Quartale), und bestätigen Sie mit OK. Die Gruppierung wird angezeigt .

Abbildung 169:

Gruppierung von Daten

Gruppierung aufheben Wenn Sie die Gruppierung wieder aufheben wollen, gehen Sie wie folgt vor: • Setzen Sie den Cursor in ein Datenfeld des geschachtelt eingefügten Feldes. • Klicken Sie im Register PIVOTTABLE-TOOLS – OPTIONEN in der Gruppe GRUPPIEREN auf die Schaltfläche GRUPPIERUNG AUFHEBEN. 183

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16.6. Drill-down-Funktion Wenn Sie wissen möchten, aus welchen Einzeldaten sich ein Wert im Wertebereich zusammensetzt, so gehen Sie wie folgt vor: • Doppelklicken Sie auf den Wert im Wertebereich. • Es wird ein neues Arbeitsblatt geöffnet, in dem in einer Tabelle alle Datensätze angezeigt werden, aus denen sich der Wert aus der PivotTabelle zusammensetzt.

Abbildung 170:

Drill-down erzeugen

16.7. Daten aktualisieren Wenn Sie in Ihren Quelldaten Veränderungen vorgenommen haben, so werden diese nicht sofort in Ihre Pivot-Tabelle übernommen. Um eine Aktualisierung vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor: • Setzen Sie den Cursor in eine Zelle Ihrer Pivot-Tabelle. • Klicken Sie im Register PIVOTTABLE-TOOLS – OPTIONEN in der Gruppe DATEN auf die Schaltfläche AKTUALISIEREN. • Die Pivot-Tabelle wird mit den eingangs definierten Quelldaten synchronisiert.  Achtung: Wenn Sie den Quelldatenbereich erweitert haben, die Quelldaten jedoch nicht als Tabelle definiert haben, wird diese Erweiterung auch bei einer Aktualisierung nicht erkannt. Sie müssen in diesem Fall die Quelldatei anpassen.

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Tipp: Automatische Aktualisierung beim Öffnen der Datei Wenn Sie beim Öffnen der Datei die darin enthaltene(n) Pivot-Tabelle(n) automatisch aktualisieren wollen, gehen Sie wie folgt vor: • Klicken Sie im Register PIVOTTABLE-TOOLS – OPTIONEN in der Gruppe PIVOTTABLE auf die Schaltfläche OPTIONEN. • Wählen Sie im Pull-down-Menü den Eintrag OPTIONEN. Das Dialogfenster PIVOTTABLE-OPTIONEN wird geöffnet. • Aktivieren Sie im Register DATEN das Kontrollfeld AKTUALISIEREN NEN DER DATEI, und bestätigen Sie mit OK.

Abbildung 171:

BEIM

ÖFF-

Automatische Aktualisierung der Daten beim Öffnen der Datei festlegen

Anpassung der Quelldatei Um die Quelldatei einer Pivot-Tabelle anzupassen, gehen Sie wie folgt vor: • Setzen Sie den Cursor in eine Zelle Ihrer Pivot-Tabelle. • Klicken Sie im Register PIVOTTABLE-TOOLS – OPTIONEN in der Gruppe DATEN auf die Schaltfläche DATENQUELLE ÄNDERN. • Sie springen automatisch in das Arbeitsblatt, in dem sich die Quelldaten befinden, welche durch einen Laufrahmen markiert sind
. Gleichzeitig wird das Dialogfenster PIVOTTABLE-DATENQUELLE ÄNDERN geöffnet. Die Option TABELLE ODER BEREICH ist bereits aktiviert, der bisherige Quellbereich wird angezeigt . • Aktualisieren Sie den Quellbereich und bestätigen Sie mit OK. Es wird wieder das Arbeitsblatt mit der Pivot-Tabelle angezeigt.

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Abbildung 172:

Datenquelle ändern


Tipp: Verwendung von Tabellen: Wenn Sie eine Tabelle als Datenquelle verwenden, wird der Quellbereich für die Pivot-Tabelle automatisch erweitert, sobald Sie die Tabelle erweitern.

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