Arbeiten mit SOGo über das WebInterface

Arbeiten mit SOGo über das WebInterface Inhaltsverzeichnis Arbeiten mit SOGo über das Web-Interface.....................................................................1 1 E-Mail.......................................................................................................................3 1.1 Anmeldung........................................................................................................3 1.2 Nachricht schreiben............................................................................................4 1.3 Nachrichten lesen...............................................................................................7 1.4 Nachricht beantworten......................................................................................10 1.5 Neuen Ordner erstellen, Ordner entfernen, Benutzerrechte.................................11 1.6 Signatur erstellen.............................................................................................12 1.7 Emails suchen..................................................................................................12 1.8 Emails filtern....................................................................................................13 1.9 Abwesenheit und Weiterleitung.........................................................................14 1.10 Email-Account in Mozilla Thunderbird einrichten...............................................14 2 Kalender.................................................................................................................16 2.1 Kalenderansicht................................................................................................16 2.2 Termine anlegen...............................................................................................17 2.2.1 Termin ändern / verschieben.....................................................................18 2.2.2 Termin löschen..........................................................................................18 2.3 Einladung zu Terminen und Möglichkeiten zur Termin-Planung............................19 2.3.1 Einladungen..............................................................................................19 2.3.2 Terminzusage /-absage..............................................................................20 2.3.3 Verfügbarkeit feststellen.............................................................................22 2.4 Termine importieren / exportieren.....................................................................23 2.5 Kalenderverwaltung (Kalenderliste)....................................................................24 2.5.1 Kalender anlegen.......................................................................................24 2.5.2 Abonnieren................................................................................................25 2.5.2.1 Webkalender abonnieren.....................................................................25 2.5.2.2 Kalender abonnieren...........................................................................26 2.5.2.3 Sogo-Kalender in anderen Kalender-Applikationen zur Verfügung stellen 27 2.5.2.4 Synchronisation (iPhone / Mac)............................................................28 2.5.3 Rechte auf Kalender...................................................................................28 2.5.3.1 Vergabe von Rechten..........................................................................28 2.5.3.2 Rechte für Verfügbarkeitsansicht..........................................................31 3 Adressbuch (Kontakte)............................................................................................32 3.1 Adressbuch anlegen und pflegen.......................................................................33 3.2 Adressbuch abonnieren.....................................................................................34 3.3 Adressbuch mit Thunderbird synchronisieren......................................................34 4 Generelle Hinweise zum Arbeiten mit SoGo...............................................................37

Summary An der Hochschule Augsburg wird zur Mail-/Kalender-/Kontakte-Verwaltung das System SOGo zur Verfügung gestellt. Diese Dokumentation beschreibt das Arbeiten mit SOGo für die Module – E-Mail – Kalender – Adressbuch Es werden für Thunderbird die Einstellungen zum Zugriff auf die SOGo-Daten beschrieben und die Vorgehensweise für die Synchronisation der Termindaten für IPad/IMac/IPhone.

Diese Anleitung wird vom RZ-Service der Hochschule Augsburg zur Verfügung gestellt. Verfasserin: Mechthilde Lingg 1. Auflage: Dezember 2011 Stand: 19. August 2014

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1 1.1

E-Mail Anmeldung

Melden Sie sich hier bei SOGo an: http://sogo.hs-augsburg.de/SOGo/ Benutzen Sie als Login Ihre Rechenzentrums-Kennung mit dem entsprechenden Passwort. Falls Sie nicht deutsch als Sprache verwenden möchten, müssen sie diese auswählen.

Nach dem Einloggen sehen Sie normalerweise die Mailansicht. Sie erreichen diese aber auch immer durch einen Klick auf "Mail" in der oberen kleinen schwarzen Menüzeile:

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1.2

Nachricht schreiben

Um eine Nachricht zu erstellen klicken Sie auf "Verfassen". Sie finden das Symbol auf der Symbol-Leiste oben im Sogo-Fenster: Es öffnet sich das folgende Fenster (bitte erlauben Sie Popup-Fenster in Ihrem Browser!):

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Beginnen Sie nun in die Zeile bei "An:" den Empfänger einzugeben. Nach wenigen Buchstaben schlägt das System Ihnen passende Namen vor: Aus der Benutzerliste der Hochschule Augsburg und aus den Angaben Ihrer Adressbücher.

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Sie können darunter weitere Empfänger angeben. Links öffnet sich ein neues "An:", welches umgestellt werden kann in "Cc", "Bcc", ..., rechts öffnet sich ein neues Eingabefeld für Mail-Adressen. Ein Klick mit der Maus auf dieses freie Feld genügt. Gehen Sie in das Feld hinter "Betreff" und geben Sie einen Betreff für diese Mail an. Schreiben Sie danach einfach Ihren Text in das große untere Feld. Mit dem Button "Anhang" können Sie Dateien an die Nachricht anhängen.

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Mit Klick auf den Button „Senden“ (links in der Menüzeile) schicken sie ihre Mail auf die Reise.

1.3

Nachrichten lesen

Wenn Sie eine neue Nachricht bekommen, so ist der Ordner "Posteingang" dick gedruckt. Hinter dem Ordnernamen steht eine Zahl in Klammern, die die Anzahl von ungelesenen Mails angibt. Wenn Sie den Posteingang ausgewählt haben, erscheinen neue Mails dick gedruckt und einer Sonne vor dem Betreff (was eine "neue" Nachricht markiert).

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Klicken Sie auf die dick gedruckte Kopfzeile und die Nachricht erscheint im unteren Fensterbereich. Durch einen Doppelklick auf die Zeile öffnet sich ein neues Fenster mit der Nachricht.

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1.4

Nachricht beantworten

Um eine Nachricht zu beantworten, wählen Sie "Antworten" oder "Allen Antworten". Letzeres nur falls mehrere Adressen als Empfänger in der Nachricht angegeben waren, und sie möchten, dass alle Ihre Antwort erhalten sollen:

Sie sehen, dass die original Nachricht bereits als "Zitat" gekennzeichnet ist. Verfassen Sie Ihre Antwort darunter, und senden Sie die Mail ganz normal mit "Senden" ab.

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1.5

Neuen Ordner erstellen, Ordner entfernen, Benutzerrechte

Um einen neuen Ordner zu erstellen selektieren Sie Ihre Mailadresse ganz oben in der linken Ordnerübersichtsspalte, drücken die rechte Maustaste, und wählen Sie "Neuer Ordner...":

In das darauffolgende Eingabefeld geben Sie einfach den Namen des gewünschten neuen Ordners an:

Falls Sie einen neuen Ordner in einem bereits existierenden Ordner anlegen möchten (= Unterordner), selektieren Sie statt der Mailadresse den Ordner, in der der neue Ordner entstehen soll. Danach verfahren Sie wie oben. Das Löschen eines Ordners in SOGo ist nicht möglich. Das Löschen eines Ordners ist nur über das File-System möglich und sollte nur von Systemspezialisten vorgenommen werden. HSA RZ 19.08.14 Seite 11

Bitte löschen Sie niemals die Ordner "Posteingang", "Entwürfe", "Gesendet", "Spam" oder "Papierkorb"! Installationsbedingt ist das Setzen von Benutzerrechten im Mailordner nicht möglich.

1.6

Signatur erstellen

Um zu der Möglichkeit der Signaturerstellung zu kommen, wählen Sie in der Menüzeile Einstellungen und dann die Registerkarte IMAP-Konten.

Für die Signaturerstellung öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie Ihren Text eingeben können. SOGo ist auf die Erstellung einer Signatur beschränkt.

1.7

Emails suchen

Emails suchen ist nur auf Ordnerebene möglich. Markieren Sie den entsprechenden Ordner und wählen sie im Suchfenster (oben rechts unterhalb der Menüleiste) die entsprechende Kategorie. Geben sie dann den Suchbegriff ein und bestätigen diesen mit RETURN. Seite 12 HSA RZ 19.08.14

1.8

Emails filtern

Filter erstellen: Über den Menüpunkt Einstellungen öffnen Sie ein neues Fenster. Dort wählen Sie die Registerkarte E-Mail. Mit dem Wählen des PLUS-Zeichens können Sie einen Filter hinzufügen. Damit der Filter angewendet wird müssen Sie ihn aktivieren und speichern.

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1.9

Abwesenheit und Weiterleitung

Bei einer Abwesenheit können Sie über das Fenster Einstellungen und der Registerkarte Abwesenheit die entsprechenden Angaben machen. Sollten Sie eine Weiterleitung ihrer eingehenden Mails wünschen, nehmen Sie die Eintragungen unter dem Menüpunkt Einstellungen und der Registerkarte Weiterleitung vor.

1.10

Email-Account in Mozilla Thunderbird einrichten

Ihren Mail-Account können Sie auch in anderen Mail-Anwendungen einstellen. Bei Mozilla Thunderbird gehen Sie wie folgt vor: – Wählen Sie unter dem Menüpunkt „Extras“ „Konten-Einstellungen“ – Im Fenster Konten-Einstellungen wählen Sie bei Konten-Aktionen (siehe folgende Abbildung“ „Email-Konto hinzufügen“ aus

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– Im folgenden Fenster geben Sie ihren Namen, ihre Mail-Adresse von der Hochschule Augsburg und das RZ-Kennungs-Passwort ein. – Nach Klick auf OK werden die Konteneinstellungen automatisch erkannt. – Nach Klick auf Konto erstellen, wird das Konto in ihrem Email-Programm angelegt.

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2

Kalender

2.1 Kalenderansicht Um von der Mailansicht zur Kalenderansicht zu wechseln, klicken Sie auf „Kalender“ in der oberen kleinen Menüzeile:

Über die Symbolleiste stellen sie die gewünschte Ansicht ein. Wenn Sie auf ein bestimmtes Datum springen möchten, wechseln Sie am Besten über den Kalender in der linken Spalte, dort können Sie auch über die Pfeiltasten den Monat umstellen.

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2.2 Termine anlegen Wählen Sie das Datum aus, an dem Sie einen Termin eintragen wollen. Wählen Sie den Befehl „Neuer Termin“ über die Symbolleiste oder über die rechte Maustaste aus:

Sie erhalten dann folgendes Fenster in dem Sie die Detailangaben zu dem Termin angeben:

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Ändern Sie die Standardangaben nach ihren Wünschen ab. Wenn ihr Termin „vertraulich“ oder „privat“ ist, müssen Sie diese Einstellungen unter Datenschutz treffen. Anhänge zu Terminen, werden nicht wie bei Mail hochgeladen, sondern Sie können nur Ziele (z.B. HTML-Seiten oder Dokumente) verwenden, die bereits im WWW existieren.

2.2.1

Termin ändern / verschieben

Mit Doppelklick auf den entsprechenden Termin, wird das Fenster zum Editieren geöffnet. Falls Sie einen Termin lediglich verschieben möchten, markieren Sie den Termin und ziehen ihn mit der Maus an die neue Stelle.

2.2.2

Termin löschen

Markieren Sie den Termin und wählen Sie das Symbol Löschen aus. Bestätigen Sie das Löschen des Termins.

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2.3 Einladung zu Terminen und Möglichkeiten zur Termin-Planung 2.3.1

Einladungen

Generell können Sie an jede Mailadresse eine Termin-Einladung schicken lassen. Klicken Sie dazu auf „Teilnehmer einladen“ und geben Sie die Mailadressen der Teilnehmer ein. Es wird eine Mail für die Termineinladung generiert.

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2.3.2

Terminzusage /-absage

Bei Eingeladenen, die eine Kennung der Hochschule Augsburg haben, enthält die Einladungsmail Buttons um auf die Einladung zu reagieren. Falls Sie den Termin nicht ablehnen wird er entsprechend in ihren Kalender eingetragen.

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Zusätzlich wird eine entsprechende Mail generiert und dem Einlader zugestellt:

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2.3.3

Verfügbarkeit feststellen

Von Personen, die eine Rechenzentrums-Kennung der Hochschule Augsburg haben und auf ihren Kalender das Recht: „Datum & Uhrzeit sehen“ vergeben haben, (Rechtevergabe Verfügbarkeit auf Kalender siehe 2.5.3.2) wird die Verfügbarkeit angezeigt. Sie können dann ihre Terminvereinbarungen so treffen, dass die gewünschte Person in ihrem Kalender als verfügbar gekennzeichnet ist:

Mit den Buttons „Vorheriger“ und „Nächster“ wird der nächste freie gemeinsame Zeitslot angezeigt:

Wenn Sie dieses mit OK bestätigen und den Termin mit Klick auf „Speichern und Schließen“ bestätigen wird die Einladungsmail entsprechend versendet.

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2.4 Termine importieren / exportieren Termine, die als ICS-Datei vorliegen, können Sie importieren. Dazu wählen Sie in der Kalenderliste den entsprechenden Kalender aus und mit Rechtsklick den Befehl Termine importieren:

Es können Kalender ausschließlich komplett als ics-Datei exportiert werden, die Auswahl von einzelnen Terminen ist nicht möglich.

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2.5 Kalenderverwaltung (Kalenderliste) 2.5.1

Kalender anlegen

Standardmässig ist der persönliche Kalender vorhanden. Jederzeit können weitere Kalender angelegt werden:

Vorgehensweise: Registerkarte Kalenderliste auswählen, Kalender-Symbol mit dem grünen Plus-Zeichen anklicken Name des Kalenders in das Fenster eintragen. Damit Sie im Kalenderfenster unterscheiden können, welcher Termin aus welchem Kalender kommt, vergeben Sie jedem Kalender eine andere Farbe. Dazu klicken sie doppelt auf den Namen des zu ändernden Kalenders. In dem neu geöffneten Fenster klicken sie in den grauen Bereich neben dem Begriff Farbe. Danach öffnet sich ein weiteres Fenster (siehe folgende Abbildung) über das sie eine Farbe auswählen können.

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2.5.2

Abonnieren

2.5.2.1 Webkalender abonnieren

Kalender, die mit einer URL-Adresse zugänglich sind und im Format .ics vorliegen, können abonniert werden. Dazu klicken sie auf das Kalender-Symbol mit der Weltkugel und dem grünen Plus-Zeichen. In das folgende Fenster tragen Sie die Adresse ein:

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2.5.2.2 Kalender abonnieren

Sie können Kalender von Kollegen, die einen RZ-Account haben, abonnieren. Dazu klicken sie auf das Kalender-Symbol mit dem Kopf und dem grünen Plus-Zeichen. In das folgende Fenster tragen Sie die Emailadresse des Kollegen ein. Hat der Kollege ihnen Rechte (Rechtevergabe siehe 2.5.3.1) auf einen Kalender erteilt, wird dieser Kalendername angezeigt. (siehe folgende Abbildung). Wenn keine Rechte vergeben worden sind; wird die Meldung: „Kein Abonnieren möglich“ angezeigt.

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2.5.2.3 Sogo-Kalender in anderen Kalender-Applikationen zur Verfügung stellen

Wenn Sie Ihren Kalender z.B. mit Thunderbird (PlugIn Lightning) pflegen wollen, können Sie diesen dort mit der Webadresse einbinden. 1. Schritt: Feststellen der Web-Adresse in Sogo: – Modul Kalender auswählen – Kalenderliste auswählen – Doppelklick auf den entsprechenden Kalendernamen – Registerkarte „Links zu diesem Kalender“ auswählen – CALDAV URL markieren: https://sogo/.... – Mit der Tastenkombination „STRG +C“ in die Zwischenablage kopieren 2. Schritt: Kalender in Thunderbird anlegen – In Mozilla Thunderbird Modul Kalender aufrufen (steht nur zur Verfügung, wenn PlugIn Lightning installiert wurde) – Rechtsklick im linken Kalender-Bereich HSA RZ 19.08.14 Seite 27

– Neuer Kalender auswählen – Kalender im Netzwerk auswählen und auf Button „Weiter“ klicken – CalDav auswählen (mittlerer Punkt) – Mit TastenKombination STRG V die Link-Adresse vom Sogo-Kalender einfügen (wurde bei Schritt 1 in die Zwischenablage kopiert). 2.5.2.4 Synchronisation (iPhone / Mac)

Auf dem iPhone wird die App "Einstellungen" aufgerufen. Dort wird der Menüpunkt "Mail, Kontakte, Kalender" selektiert. Dann wird der Menüpunkt "Account hinzufügen ..." ausgewählt. Aus der angezeigten Auswahlliste wird "Andere" ausgewählt. Damit der SOGo-Kalender auf dem iPhone korrekt angezeigt werden kann, muss ein Kalender-Account vom Typ "CalDAV-Account hinzufügen" angelegt werden. Für den neuen CalDAV-Account werden die folgenden Eingaben erwartet: • • • •

Server: sogo.hs-augsburg.de:443/SOGo/dav/ Benutzername: Kennwort: das zur gehörige Kennwort Beschreibung: frei wählbar (z.B. Sogo Kalender)

Über die Schaltfläche "Weiter" wird der Account mit den getroffenen Einstellungen angelegt. Auf dem iPhone selbst ist nun noch unter "Einstellungen" → "Mail, Kontakte, Kalender" → "Kalender" → "Sync" "Alle Ereignisse" auszuwählen.

2.5.3

Rechte auf Kalender

2.5.3.1 Vergabe von Rechten

Um einen Kalender anderen Mitgliedern der Hochschule zugänglich zu machen, klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste auf den Kalendernamen. Wählen Sie hier "Benutzerrechte...". Es erscheint ein Einstellungsfenster. Klicken Sie dort auf das Visitenkartensymbol mit dem grünen Plus. Tippen Sie einige Anfangsbuchstaben der gewünschten Person, an die Sie Rechte auf den Kalender vergeben möchten. Eine Liste von passenden Benutzern erscheint, suchen Sie den richtigen Eintrag heraus und selektieren Sie ihn:

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Nach dem Klick auf "Hinzufügen..." und dem Schließen des Fensters erscheint der Name in der Liste:

Wenn Sie bei „Für den Benutzer abonnieren“ ankreuzen, wird Ihr Kalender automatisch bei der betreffenden Person in der Kalenderansicht angezeigt. Durch Doppelklick auf den angelegten Namen öffnet sich das Einstell-Fenster für die Benutzerrechte:

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Die Ansichtsrechte können pro Datenschutzkategorie gewählt werden. Soll der Kalender von anderen Personen auch gepflegt werden können, so wählen Sie die entsprechenden Punkte (Hinzufügen und/oder Löschen) aus.

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2.5.3.2 Rechte für Verfügbarkeitsansicht

Soll eine andere Person sehen, wann Sie verfügbar sind, dann müssen Sie mindestens das Recht "Datum & Uhrzeit sehen" vergeben. Dabei gehen Sie wie folgt vor: – Modul Kalender auswählen – Kalenderliste auswählen – Rechtsklick auf den entsprechenden Kalendernamen – Benutzerrechte auswählen – Auf Symbol Visitenkarte mit grünem Plus-Zeichen klicken – Email-Adresse von der Person eingeben, die ihre Verfügbarkeit sehen soll – Hinzufügen auswählen – Fenster schliessen – Doppelklick auf den hinzugefügten Benutzernamen – im folgenden Fenster Recht „Datum & Uhrzeit“ pro gewünschter Datenschutzkategorie auswählen – wenn weitere Benutzer ihre Verfügbarkeit sehen sollen Vorgang wiederholen – wenn alle Benutzer ihre Verfügbarkeit sehen sollen, Doppelklick auf „Alle authentifizierten Benutzer“ und im folgenden Fenster die entsprechenden Eintragungen vornehmen:

Im obigen Beispiel können alle Benutzer mit RZ-Account in der Datenschutzkategorie „öffentlich“ ihre Verfügbarkeit sehen. (Alle ihre Termine erhalten standardmässig die Kategorie „Öffentlich“. Eine Umstellung auf „Vertraulich“ oder „Privat“ ist bei der Terminerstellung oder -änderung unter dem Punkt „Datenschutz“ möglich.)

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3

Adressbuch (Kontakte)

Nach der ersten Anmeldung mit der RZ-Kennung gibt es 3 Einträge im Bereich Adressbuch, 2 zentrale Adressbücher (durch den Anwender nicht veränderbar) und 1 persönliches Adressbuch, das der Anwender befüllen kann. Darüber hinaus kann der Anwender weitere Adressbücher anlegen.

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3.1 Adressbuch anlegen und pflegen

Vorgehensweise Adressbuch anlegen: Menüpunkt Adressbuch auswählen Buch-Symbol mit dem grünen Plus-Zeichen anklicken Name des Adressbuches in das Fenster eintragen und OK klicken. Vorgehensweise Adressen erfassen: Aus der Hauptsymbolleiste Neue Adresskarte auswählen Bei Hinzufügen zu: gewünschtes Adressbuch auswählen Felder ausfüllen und mit Speichern bestätigen Vorgehensweise Adressen importieren: Sie können Adressen, die im LDIF-Format vorliegen in ein Sogo-Adressbuch importieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Rechtsklick auf das gewünschte Adressbuch Aus dem Kontextmenü „Adresskarten importieren“ auswählen LDIF-Dateiname eintragen und mit Speichern bestätigen Ebenso können Vcards (=Adressen einzeln, oft als Anhang einer Email) importiert werden. HSA RZ 19.08.14 Seite 33

3.2 Adressbuch abonnieren Sie können Adressbücher von Kollegen, die einen RZ-Account haben, abonnieren. Dazu klicken sie auf das Buch-Symbol mit dem Kopf und dem grünen Plus-Zeichen. In das folgende Fenster tragen Sie die Emailadresse des Kollegen ein. Hat der Kollege ihnen Rechte auf ein Adressbuch erteilt, wird dieser Adressbuchname angezeigt. (siehe folgende Abbildung). Wenn keine Rechte vergeben worden sind; wird die Meldung: „Kein Abonnieren möglich“ angezeigt.

3.3 Adressbuch mit Thunderbird synchronisieren Voraussetzung für die Synchronisation ist die Thunderbird-Version 11 oder höher. Außerdem muss das ADDON „Inverse SOGo Connector 10“ installiert sein. Die Adresse des Sogo-Adressbuches wird bei Thunderbird beim Menüpunkt RemoteAdressbuch eingetragen. Die Adresse des SOGo-Adressbuches muss für Thunderbird wie folgt ermittelt und angepasst werden (siehe auch Abbildung weiter unten): •

aus der Liste der Adressbücher das entsprechende Adressbuch auswählen

•

mit Doppelklick beliebigen Kontakt öffnen.

Die angezeigte URL bildet die Basisadresse der CardDAV URL, die wie folgt modifiziert werden muss: •

das Verzeichnis "/so/" wird durch das Verzeichnis "/dav/" ersetzt

•

der letzte Verzeichnisname der URL und /edit wird gelöscht.

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Beispiel: Die kopierte URL des Kontaktes von "Anna Muster" im Adressbuch „Semesterkollegen“ lautet: https://sogo.hs-augsburg.de/SOGo/so/rzgast89/Contacts/5596-4F5DC400-92583EA0/3FDD-4F61B200-2B-73679700.vcf/edit angpasst für den Eintrag in Thunderbird als CardDav-Url lautet die Adresse demnach: https://sogo.hs-augsburg.de/SOGo/dav/rzgast89/Contacts/5596-4F5DC400-9-2583EA0/

In Thunderbird wird über zuerst ein Verbindungsname (=Adressbuchname) vergeben und bei URL wird die angepasste CardDav-Adresse eingetragen:

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Zur Synchronisation wählen Sie nach einem Rechtsklick auf das neue Adressbuch den Befehl Synchronisieren aus. Es empfiehlt sich, dass der Name des Adressbuches in beiden Anwendungen gleich gewählt wird. Die Pflege der Adressbücher kann in beiden Anwendungen erfolgen. Die Synchronisation wird beim Starten der jeweiligen Anwendung automatisch durchgeführt.

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4

Generelle Hinweise zum Arbeiten mit SoGo

Arbeiten unter SOGo mit dem Webbrowser Firefox: Wenn mehrere Tabs (Karteireiter) in einem Fenster geöffnet sind, kann es vorkommen, dass nicht alle Fenster sichtbar geöffnet werden. Abhilfe: Alle anderen Tabs schließen bzw. SOGo in einem extra Browserfenster öffnen. Hinweis zur Geschwindigkeitsverbesserung: Bei großen "Ablagerungen" im Posteingang (Mailanzahl > 1000) dauert das Befüllen des Ansichtsfensters und das Scrollen bzw. Springen von einer Mail zur anderen sehr lange! Es entsteht der Eindruck als ob die Anwendung "eingefroren" wäre. Abhilfe: Posteingang regelmäßig leeren und Ordnerstruktur anlegen und nutzen (siehe: Neuen Ordner erstellen, Ordner entfernen, Benutzerrechte). Sollten Sie Fragen, Hinweise und Tipps haben, mailen Sie diese an: [email protected]

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