TOKBYS PERSONEL ÜCRET BORDROSU PROGRAMI. İçindekiler
May 21, 2016 | Author: Serkan Baştürk | Category: N/A
Short Description
1 TOKBYS PERSONEL ÜCRET BORDROSU PROGRAMI İçindekiler 1. Genel Bilgiler Amaç Personel Bordro Programı...
Description
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
TOKBYS PERSONEL ÜCRET BORDROSU PROGRAMI İçindekiler 1. Genel Bilgiler ............................................................................................................................................................ 3 1.1. Amaç ................................................................................................................................................................. 3 2. Personel Bordro Programına Giriş ........................................................................................................................... 3 2.1. Yeni Firma Oluşturma İşlemleri ......................................................................................................................... 4 2.2. Firma Seçim Penceresinin Kullanılması............................................................................................................ 6 3. Program Anamenüsü ve Program Ekranı Tanıtımı .................................................................................................. 6 4. Personel İşlemleri Menüsü ....................................................................................................................................... 7 4.1. Personel İşlemleri Bölümü................................................................................................................................. 7 4.1.1. İşlemler Menüsü ....................................................................................................................................... 11 4.1.1.1. Yeni Kayıt ......................................................................................................................................... 11 4.1.1.2. Kaydet............................................................................................................................................... 11 4.1.1.3. Ara .................................................................................................................................................... 11 4.1.1.4. Sil ...................................................................................................................................................... 11 4.1.1.5. Önceki Personel ............................................................................................................................... 11 4.1.1.6. Sonraki Personel .............................................................................................................................. 11 4.1.1.7. Bölümler Arası Personel Kopyalama ................................................................................................ 11 4.1.2 Bilgi Kartları Menüsü ................................................................................................................................. 12 4.1.2.1. Önemli Bilgi ve Notlar ....................................................................................................................... 12 4.1.2.2. Okul Bilgileri ...................................................................................................................................... 12 4.1.2.3. Eğitim Bilgileri ................................................................................................................................... 13 4.1.2.4. Kurs/Seminer Bölümü....................................................................................................................... 13 4.1.2.5. Yıllık Devam Bölümü ........................................................................................................................ 13 4.1.2.6. Ödül Bölümü ..................................................................................................................................... 14 4.1.2.7. Uyarı ve Cezalar Bölümü.................................................................................................................. 14 4.1.2.8. Kariyer Planlama Bölümü ................................................................................................................. 14 4.1.2.9. Performans Bilgileri Bölümü ............................................................................................................. 14 4.1.2.10. Araç Bilgileri Bölümü ...................................................................................................................... 15 4.1.2.11. Demirbaş Takip Bölümü ................................................................................................................. 15 4.1.2.12. Belge Kontrol Bölümü ..................................................................................................................... 15 4.1.2.13. Masraf Merkezi Bölümü .................................................................................................................. 15 4.1.2.14. Kıdem / İhbar Tazminatı Hesabı ..................................................................................................... 16 4.1.2.14.1. Kıdem Tazminatı ..................................................................................................................... 16 4.1.2.14.2. Kıdem Tazminatı Kesintileri .................................................................................................... 16 4.1.2.14.3. İhbar Tazminatı ....................................................................................................................... 16 4.1.2.14.4. İhbar Tazminatı Kesintileri ....................................................................................................... 16 4.1.2.15. Başlangıç Gelir Vergisi Matrahı Tanımlama Bölümü ..................................................................... 17 4.1.2.16. Puantaj Kartı Bölümü...................................................................................................................... 17 4.1.3. Personel Formları Menüsü .................................................................................................................. 17 4.1.3.1. Vizite Kağıdı Basımı ......................................................................................................................... 17 4.1.3.2. Eş ve Çocuk İçin Vizite Kağıdı Basımı ............................................................................................. 17 4.1.4. Personel Kartına Resim Aktarımı ............................................................................................................ 18 4.2. Puantaj İşlemleri Bölümü................................................................................................................................. 18 4.2.1. Bordro İşlemleri Menüsü .......................................................................................................................... 19 4.2.1.1. Yeni Bordro Dönemi Oluşturma........................................................................................................ 19 4.2.1.2. Bordro Dönemi Değiştirme ............................................................................................................... 19 4.2.1.3. Bordro Dönemi İptal Etme ................................................................................................................ 19 4.2.2. Tahakkuk İşlemleri Menüsü ..................................................................................................................... 20 4.2.2.1. Personel Ekleme Bölümü ................................................................................................................. 20 4.2.2.2. Toplu Personel Ekleme Bölümü ....................................................................................................... 20 4.2.2.3. Personel Çıkartma Bölümü............................................................................................................... 20 4.2.2.4. Personel Puantaj Bilgisi Kopyalama Bölümü ................................................................................... 21 4.2.2.5. Avans Tutarlarını Yansıtma Bölümü ................................................................................................. 21 4.2.2.6. Toplu Maaş Onaylama Bölümü ........................................................................................................ 21 4.2.2.7. Toplu Maaş Onay Kaldırma Bölümü ................................................................................................ 21 4.2.3. Personel İşlemleri Menüsü....................................................................................................................... 21 4.2.3.1. İşlemler Menüsü ............................................................................................................................... 23 4.2.3.1.1. Kaydet ....................................................................................................................................... 24 4.2.3.1.2. Personel Bilgilerini Güncelle ..................................................................................................... 24
TABİM
1 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
4.2.3.1.3. İçerik Boşalt ............................................................................................................................... 24 4.2.3.1.4. Onaylama İşlemi........................................................................................................................ 24 4.2.3.1.5. Toplam Gün Değerleri Kontrol Edilmesin .................................................................................. 24 4.2.3.1.6. Kapat ......................................................................................................................................... 24 4.2.3.2. Kayıt İşlemleri Menüsü ..................................................................................................................... 24 4.2.3.2.1. Puantaj Ön Değerleri ................................................................................................................. 24 4.2.3.2.2. Parametrelerdeki Ödenek ve Kesintileri Aktar .......................................................................... 25 4.2.3.2.3. Kıdem ve İhbar Tazminatı Hesabı............................................................................................. 25 4.2.3.2.4. Hesapla ..................................................................................................................................... 25 4.2.3.2.5. Personel Ay İçi Gelir Vergisi ve SGK Matrahı Tanımlama ........................................................ 25 4.2.3.2.6. Önceki Puantaj Bilgisi ............................................................................................................... 25 4.2.3.2.7. Sonraki Puantaj Bilgisi .............................................................................................................. 26 4.2.3.3. Puantaj Formları ............................................................................................................................... 26 4.2.3.4. Muhasebe Menüsü ........................................................................................................................... 26 4.3. Avans İşlemleri Bölümü ................................................................................................................................... 26 4.3.1. İşlemler Menüsü ........................................................................................................................................... 26 4.3.2. Personel Menüsü ......................................................................................................................................... 26 4.3.3. Muhasebe Menüsü ....................................................................................................................................... 27 5. Raporlar Menüsü .................................................................................................................................................... 27 5.1. Maaş Bordrosu Listesi ................................................................................................................................ 27 5.2. Aylık SGK Bildirgesi .................................................................................................................................... 27 6. Parametreler Menüsü ............................................................................................................................................. 28 6.1 Bölüm Bilgileri ................................................................................................................................................... 29 6.1.1. İşlemler Menüsü ........................................................................................................................................... 29 6.1.2. Tanımlar Menüsü ......................................................................................................................................... 29 6.2. Vergi Parametreleri ......................................................................................................................................... 31 6.2.1. SGK, Vergi Oranları ................................................................................................................................. 31 6.2.2. Gelir Vergisi Tablosu ................................................................................................................................ 32 6.3. Hesap Formülleri ............................................................................................................................................. 32 6.4. Kod Tanımlamaları .......................................................................................................................................... 33 6.5. Döviz Bilgileri ................................................................................................................................................... 33 6.6. Firma Kartları ................................................................................................................................................... 33 6.7. Firma Çalışma Yılı Değiştirme ........................................................................................................................ 33 6.8. Tatil Günleri Tanımlama .................................................................................................................................. 33
TABİM
2 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
1. Genel Bilgiler 1.1. Amaç Kullanıma hazır halde teslim edilmiş olan TOKBYS Personel Bordro Programı için bu kılavuz, programla tanışmanızı kolaylaştırmak ve programı kullanırken takıldığınız noktalarda size yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır.
PROGRAMA GİRİŞ 2. Personel Bordro Programına Giriş Personel Bordro Programına giriş için; Bilgisayarınızdan Internet Explorer’ı çalıştırınız. Adres çubuğuna www.tokbys.com yazınız. İnternet Explorer sayfanızda TOKBYS projesine giriş için karşınıza kullanıcı adı ve şifre ekranı görüntülenecektir.
TESKOMB tarafından sizler için verilen kullanıcı adı ve şifresini ilgili alanlara yazarak giriş butonuna tıklayınız.
Kullanıcı adını ve şifresini girdikten sonra, program karşınıza yeni bir ekran getirecek. Bu ekrandan birim seçim panelinden kooperatifinizi seçerek giriş butonuna basınız.
Kullanıcı bazında verilen yetkiler doğrultusunda karşınıza Ortak Takip, Personel Bordro ve Genel Muhasebe seçim ekranı gelecektir. Buradan Personel Bordro programı butonuna tıklayarak programa giriş yapabilirsiniz.
TABİM
3 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
Personel Bordro butonuna tıkladığımızda karşımıza firma seçim ekranı boş olarak görüntülenecektir. 2.1. Yeni Firma Oluşturma İşlemleri Yeni firma oluşturma bölümünü seçtiğinizde karşınıza aşağıdaki yeni firma tanımlama ekranı gelecektir. Firma kısa adı bölümüne gireceğiniz isim onbir karakteri geçmemelidir. Firma kısa adını girip Kayıt Et butonuna tıkladığınızda karşınıza firma bilgi giriş ekranı gelecektir.
TABİM
4 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
Bu bölümde yeni firma kartları açabilir, var olan firmaların bilgilerini güncelleyebilir ya da firmalara yeni çalışma dönemleri (yılları) ekleyebilirsiniz. Önceden oluşturulmuş firma bilgilerini ve çalışma dönemlerini silebilirsiniz. Ekranda görünen bilgi alanlarına ilgili değerleri giriniz. “Bu Firma Parametreleri Kendi İçinde Özel Kullansın” başlıklı onay kutusunu işaretlerseniz, firmanın kullandığı genel parametreler, vergi parametreleri, formül tanımları ve döviz bilgileri; ilgili firma için özel olacaktır. Bu firma aktif durumda iken parametrelerde yapılacak değişiklikler sadece bu firma işlemlerini etkileyecektir. Firmanın kullanım parametrelerini tekrar sistemin genel parametrelerine bağlamak için; onay kutusundaki seçimi kaldırmanız yeterli olacaktır. “Bu Firma Listelenmesin” başlıklı onay kutusunu işaretlerseniz, firma ismi ve çalışma yılları Firma Seçimi penceresinde görünmez. “Aktif Firma Yılı”; firmanın hazırda çalıştığı dönemi göstermektedir. İsterseniz firmanın aktif çalışma yılını değiştirebilirsiniz. Firma seçimi penceresinde ilgili firma seçilirken, burada belirlediğiniz yıl firmanın çalışma yılı olarak otomatik gelecektir. Firmanın çalıştığı “Müşavir Bilgileri”ni girmek için, Müşavir Bilgileri sayfasını tıklayarak giriş yapabilirsiniz. Karşınıza çıkan ekranda yeni butonuna tıkladığınızda müşavir bilgi giriş ekranı görüntülenecektir. Gerekli bilgileri doldurmanız yeterli olacaktır.
Güncelle : Güncelle butonuna tıklayarak daha önceden girilmiş müşavir bilgileriniz üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Yeni : Yeni butonuna tıklayarak firmanın birden fazla müşaviri varsa sınırsız sayıda müşavir bilgisi girebilirsiniz. Sil : Sil butonuna basarak daha önceden kayıt edilmiş müşavir bilgilerini silebilirsiniz. Müşavir bilgi girişinde sistem, hatalı girişleri en aza indirmek için Vergi numarasını on karakterden az ve TC Kimlik numarasını onbir karakterden az girildi ise hatalı girilen alanla ilgili aşağıdaki gibi bir uyarı mesajı getirecektir.
Bordro programını TOKBYS Genel Muhasebe programı ile entegre çalıştırmak isterseniz firmayı oluşturduktan sonra parametrelerde ilgili alanları düzeltip (Parametreler bölümünde anlatılacaktır) tekrar müşavir bilgilerine gelip Muhasebe Entegrasyonu yapacağınız firmayı Firma ve Yıl seçimini yapmanız gerekir. Kaydet : Giriş işlemlerinizi tamamladıktan sonra yaptığınız değişikleri kaydetmek için, “Kaydet” butonuna basmanız yeterli olacaktır. Yeni Giriş : Yeni giriş butonuna basarak yeni bir firma kartı açabilirsiniz. Firma Liste : Firma liste butonuna basarak önceden kayıt edilmiş firma bilgilerine ulaşabilirsiniz. Kayıt Sil : Kayıtlı bulunan firma ve var olan çalışma yılı bilgilerini silmek için “Kayıt Sil” butonunu kullanabilirsiniz. Yapmış olduğunuz firma silme işleminin geri dönüşü olmadığı için, bu işlemi gerçekleştirirken dikkatli olunuz. Yıl Ekle : Firmaya yeni çalışma yılı eklemek için “Yıl Ekle” butonuna tıkladığınızda, sistem karşınıza yeni çalışma yılı sorgusu getirecektir. Eklemek istediğiniz çalışma yılını girip, “Tamam” butonuna tıklamanız yeterli olacaktır.
TABİM
5 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
Girdiğiniz çalışma yılı önceden ilgili firma için tanımlanmış olmamalıdır. Böyle bir durumda sistem sizi ikaz yazısıyla uyarır. 2.2. Firma Seçim Penceresinin Kullanılması
Aktif Yıl Firma seçimi penceresinde, programınızda kayıtlı olan ve listelenmesine izin verdiğiniz firma kayıtları Adına göre ekranda görüntülenir. Üzerinde bulunduğunuz firmanın var olan çalışma yılları, ekranın sağ tarafında bulunan sütunda listelenir. Üzerine konumlandığınız firmanın hazırdaki aktif yılı, gri renkle belirtilir ve imleç otomatik olarak bu yıl üzerinde bulunur. İsterseniz firmanın aktif çalışma yılını bu ekranda yeni bir çalışma yılı seçerek değiştirebilirsiniz. Bu bölümde yeni firma oluşturma ya da çalışma yılı açma işlemini yapmak için, ekranın sol altındaki “Yeni Firma Oluştur” butonuna basıp, firma kartı işlemlerine geçiş yapmanız gerekmektedir. Firma seçimi yapmak istemiyorsanız “Vazgeç” butonuna basabilirsiniz.
3. Program Anamenüsü ve Program Ekranı Tanıtımı Çalışacağınız firma ve çalışma yılını seçtikten sonra programın ana menüsünü ekranda göreceksiniz. Bu ekranda menü seçeneklerini kullanarak yapmak istediğiniz işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. Ayrıca ekranın ortasında kullanımı kolaylaştırıcı kısa yol butonları bulunmaktadır.
Personel İşlemleri menüsünde, personel kimlik kartları, puantaj işlemleri ve avans işlemlerini yapabilirsiniz. Raporlar menüsünden bordro listelerini, personel listelerini, avans listelerini, aylık bildirge raporlarınızı alabilirsiniz. Parametreler menüsünde bölüm bilgileri, SGK vergi oranları, gelir vergisi tablosu, kod tanımlamaları, döviz bilgileri, firma kartları, firma çalışma yılı değiştirme, tatil günleri tanımlama ve muhasebe entegrasyon tanımlama işlemlerini yapabilirsiniz. Hizmet menüsünde SGK sayfalarına otomatik giriş, İşkur sayfalarına otomatik giriş ve şifre değiştirme işlemlerinizi yapabilirsiniz.
TABİM
6 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
4. Personel İşlemleri Menüsü Bu bölümde personel kayıt işlemlerini, bordro dönem tanımları ve puantaj oluşturma işlemlerini, maaş hesaplamalarını, avans işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.
4.1. Personel İşlemleri Bölümü Ana menüden Personel İşlemleri seçimini yaparsanız, karşınıza boş bir Personel Kartı ekranı gelecektir. Burada siz yeni bir personel tanımlaması için gerekli bilgi girişi işlemine başlayabilirsiniz. Personel Genel Bilgiler sayfasında firma bölüm kodu, TC kimlik numarası, adı, soyadı, bordro no, personel sicil no gibi bilgiler bulunmaktadır. Firma bünyesindeki bölge, departman, kısım gibi bilgiler parametreler bölümünde tanımlanmışsa, ilgili personel için bu bilgilerin tanıtılması yapılabilir. Ayrıca personelin ünvanı, personel durumu, mesleği, firma bünyesindeki görevi, yetkisi ve derecesi gibi nitelik bilgileri de bu sayfada tanımlanabilir. Bölüm Kodu bilgi alanını Parametreler menüsünden Bölüm Bilgileri seçeneğinden önceden tanımlanmış olması gerekmektedir. Bu bilgi her firma için en az bir bölüm için tanımlanmalıdır. Eğer firmanın kendi bünyesinde birden fazla farklı SGK Numarasına ve SGK Müdürlüğüne bağlı bölümü varsa, bu bölümler Bölüm Bilgileri kısmından tanımlanmalıdır. Adres Bilgileri Adres bilgileri sayfasında personelin ikametgah adresi ve iletişim bilgileri yer almaktadır.
Karşınıza çıkan ekranda yeni butonuna tıkladığınızda personel adres giriş ekranı görüntülenecektir.
TABİM
7 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
Tip bölümü personelin ev adresinin mi, iş adresinin mi girileceğinin sorulduğu seçenektir. Personelin ikametgah ilini seçtiğinizde ilçe bölümü aktif olacak ve seçilen ilin ilçeleri görüntülenecektir. Gerekli alanları doldurarak güncelle butonuna tıklamanız yeterli olacaktır.
Güncelle : Güncelle butonuna tıklayarak daha önceden girilmiş personel ikametgah adresi bilgileri üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Yeni : Yeni butonuna tıklayarak yeni bir ikametgah kaydı ekleyebilirsiniz. Sil : Sil butonuna basarak daha önceden kayıt edilmiş personel ikametgah adresi bilgilerini silebilirsiniz. İletişim sekmesine tıkladığınızda personelin iletişim tipini (Ev telefonu, Eposta, Websitesi, Faks, İş telefonu ve Cep telefonu) seçerek bilgi ve açıklama alanlarını doldurduktan sonra güncelle butonuna tıklamanız yeterli olacaktır. Personel Kimlik Bilgileri
Kimlik bilgileri sayfasında ilgili alanları doldurarak, personele ait kimlik ve nüfus bilgilerini girebilirsiniz. Personelin nüfusa kayıtlı olduğu ili seçtiğinizde ilçe bölümü aktif olacak ve seçilen ilin ilçeleri görüntülenecektir.
TABİM
8 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
SGK ve Diğer Bilgiler Personelin SGK durumu, SGK statüsü, işe giriş, işten çıkış bilgileri, kanuni indirim kodu, sözleşme bilgileri, Sendika bilgileri, sakatlık durumu gibi bilgilerinin tanımlandığı sayfadır.
Bu sayfada personelin maaş hesabını ve kıdem hesabını etkileyecek SGK, kıdem bilgilerini, sakatlık durumu bilgilerini ilgili alanlara girebilirsiniz. SGK Durumu bilgi alanına personelin Normal, Emekli, Yabancı Çalışan, Çırak, İdareci gibi maaş hesabını ve vergi kesintilerini etkileyecek bilgi seçimini yapınız. Kıdem Tarihi personelin kıdem ve ihbar tazminatı hesabında dikkate alınacak tarihtir. Hesaplanan kıdem gün sayısından çıkarılması gereken gün sayısı varsa, bu değer Eksi Gün bilgi alanına yazılacaktır. Sakatlık Durumu alanında, AGİ'den yararlanır, Çocuk Yardımı, İşsizlik kesintisi, SGK Kesintisi, Gelir Vergisi, Damga Vergisi alanlarını kullanarak, personelin maaş hesabını etkilemesini istediğiniz değerleri işaretleyebilirsiniz. Diğer Bu bölümde sözleşmeli çalıştırılan personelinizin sözleşme başlangıç ve bitiş tarihleri, emeklilik tarihleri, sözleşmeden doğan izin gün sayıları, üye oldukları sendikalar ve üye oldukları sandık bilgilerinin girişi yapılır. Yeni butonuna tıklayarak istenildiği kadar sandık ve sendika bilgisi girişi yapılabilir. Maaş ve Muhasebe Bilgileri Bu sayfada personelin aldığı ücreti, ücretini ne şekilde aldığını (Aylık/ Günlük/ Saatlik), Net ya da Brüt seçimini, maaş ödeme para birimini ve personelin banka bilgisi ile hesap numaraları bilgisini girebilirsiniz. Buraya girilen bilgiler, personel için yeni oluşturulacak puantaj bilgilerini etkileyecek olup, önceki puantaj değerleri ve maaş hesabına bir etkisi olmayacaktır. AGİ dahil seçeneği personelin maaşı net veriliyor ve net ücretin içerisinde AGİ rakamı dahilse, bu seçeneğin işaretlenmesi gerekmektedir. Maaş net ve bu seçenek işaretli değil ise net ücretin üzerine AGİ rakamı eklenerek
TABİM
9 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
maaş hesabı yapılmaktadır. Maaşın brüt olması durumunda bu seçenek pasif olarak görünmekte ve üzerinde işlem yapılamamaktadır. Eş Bilgileri sayfasını tıklayarak personelin eşi ile ilgili bilgilerini girebilirsiniz. Ücretli : Personelin eşi herhangi bir işte çalışıyor ise bu kutucuğun işaretlenmesi gerekmektedir. Bu seçenek işaretlendiğinde personelin eşi için maaş hesabında asgari geçim indirimi hesaplanmayacaktır. Eğer sigortalının eşi çalışmıyor ise bu seçenek boş bırakılacak ve bu durumda da maaş hesabı yapılırken personelin eşi için asgari geçim indirimi hesaplanarak maaşa dahil edilecektir. İletişim İletişim sekmesine tıkladığınızda personelin eşinin iletişim tipini (Ev telefonu, Eposta, Websitesi, Faks, İş telefonu ve Cep telefonu) seçerek bilgi ve açıklama alanlarını doldurduktan sonra güncelle butonuna tıklamanız yeterli olacaktır.
Bakmakla Yükümlü Olduğu Kişiler sayfasını tıklayarak personelin aile bilgilerini girebilirsiniz.
Bu sayfada personelin bakmakla yükümlü olduğu çocuklarının yada yakınlarının bilgilerini girebilirsiniz. Bu bölümde tanımlanan yakın bilgilerine göre çocukları, anne ve babası için vizite kağıdı çıkartabilirsiniz. Ayrıca personel çocuk yardımı alıyorsa, çocuk yardımı burada tanımlanan çocuk sayılarına göre hesaplanır. Bakmakla yükümlü olduğu kişilere Yeni butonuna tıklayarak istenildiği kadar bilgi girişi yapılabilir. AGİ kutucuğu seçilmiş ise personelin çocukları için maaş hesaplanırken Asgari Geçim İndirimi hesaplanır. Seçim kaldırıldığında ilgili çocuk için maaş hesaplanırken Asgari geçim indirimi hesaplanmaz. 18 yaşını geçmiş ve öğrenimi devam etmiyor ise AGİ seçeneği kaldırılmalıdır. Bu durumda ilgili çocuk için Asgari Geçim İndirimi hesaplanmayacaktır.
TABİM
10 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
ODE seçeneği çocuklar 18 yaşını geçmiş ve öğrenimine devam ediyor ise işaretlenmelidir. Öğrenimi devam ediyor ve 25 yaşını geçmiş ise AGİ seçeneği kaldırılmalıdır. Bu durumda ilgili çocuk için Asgari Geçim İndirimi hesaplanmayacaktır. 4.1.1. İşlemler Menüsü Bu menüdeki seçenekleri kullanarak yeni personel kartı tanımlaması yapabilir, personel arayabilir, personel bilgileri üzerinde düzeltme ya da silme işlemi yapabilir, önceki ve sonraki personele geçiş yapabilir, personel kartını bölümler arası kopyalayabilirsiniz. 4.1.1.1. Yeni Kayıt Yeni bir personel tanımlamak üzere ekrandaki bilgileri temizleyip, sistemi yeni kayıt ekleme moduna almak için kullanılır.
4.1.1.2. Kaydet Yeni giriş yaptığınız personel bilgilerini yada üzerinde düzeltme işlemi yaptığınız bilgileri saklamak için kullanılır. 4.1.1.3. Ara Önceden Kayıt edilmiş personel bilgilerine ulaşmak için kullanılır. Ara butonuna bastığınızda aşağıdaki arama penceresi karşınıza gelir. Arama işlemini adına, soyadına, sicil nosuna, bölümüne, bordro nosuna ve TC Kimlik Nosuna göre filtre ekranına klavyeden aramak istediğiniz kriter değerini yazarak yapabilirsiniz. Seçmek istediğiniz kaydın üzerine konumlanıp Seç tuşuna basarak, seçtiğiniz personelin kayıt bilgilerini ekranda inceleyebilirsiniz. 4.1.1.4. Sil Kayıtlı personel bilgilerini silmek için kullanılır. Silmek istediğiniz personel kaydını seçtikten sonra, “Sil” butonuna basarsanız, sistem üzerinde bulunduğunuz personel kaydını silecektir. 4.1.1.5. Önceki Personel Bulunduğunuz personel kaydından önceki personel bilgisine geçmek için kullanılır. Önceki personele geçiş yapılırken personelin ad, soyad sırası izlenir. 4.1.1.6. Sonraki Personel Bulunduğunuz personel kaydından sonraki personel bilgisine geçmek için kullanılır. 4.1.1.7. Bölümler Arası Personel Kopyalama Seçilen personel bilgilerinin tamamı eski bölümdeki bilgiler korunarak yeni seçilecek olan bölüme kopyalanacaktır. Eski bölüme çıkış tarihi yeni bölüme de giriş tarihini sistem otomatik olarak aktaracaktır.
TABİM
11 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
4.1.2 Bilgi Kartları Menüsü Bu menüdeki seçenekleri kullanarak, personelin erişim (önemli bilgi ve notlar), okul, eğitim, kurs/seminer, yıllık devam, ödül, ceza, kariyer, performans, araç, demirbaş, belge kontrol ve masraf merkezi bilgilerini girebilirsiniz. Ayrıca personelin kıdem ve ihbar tazminatı hesabını otomatik olarak yapabilirsiniz. Yıl ortasında programı kullanmaya başlamışsanız, maaş hesaplarını doğru bir şekilde yapabilmek için, ilgili personel için önceki dönemlerde toplanan gelir vergisi matrahı toplam tutarını girebilirisiniz. Puantaj Kartı seçeneğini kullanarak, ilgili personelin puantaj bilgilerine geçiş yapabilir, maaş hesaplarını inceleyip hesap pusulası bastırabilirsiniz.
4.1.2.1. Önemli Bilgi ve Notlar Bu bölümde personelin adres ve erişim bilgilerini, giyim ölçülerini, ehliyet pasaport bilgilerini ve özel notlarını girebilirsiniz.
4.1.2.2. Okul Bilgileri Bu bölümde personelin okul bilgilerini detaylı olarak girebilirsiniz. Personelin mezun olduğu okulları, bölümlerini ve mezuniyet yıllarını girebilirsiniz. Güncelle : Güncelle butonuna tıklayarak daha önceden girilmiş bilgiler üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Yeni : Yeni butonuna tıklayarak birden fazla bilgi girişi yapabilirsiniz. Sil : Sil butonuna basarak daha önceden kayıt edilmiş bilgileri silebilirsiniz.
TABİM
12 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
4.1.2.3. Eğitim Bilgileri Personelin okul haricinde aldığı eğitimlerin girildiği bölümdür. Güncelle : Güncelle butonuna tıklayarak daha önceden girilmiş bilgiler üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Yeni : Yeni butonuna tıklayarak birden fazla bilgi girişi yapabilirsiniz. Sil : Sil butonuna basarak daha önceden kayıt edilmiş bilgileri silebilirsiniz.
4.1.2.4. Kurs/Seminer Bölümü Personelin katıldığı kurs ve seminerlerin; niteliği, amacı, süresi ve diğer bilgilerinin girildiği bölümdür. Güncelle : Güncelle butonuna tıklayarak daha önceden girilmiş bilgiler üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Yeni : Yeni butonuna tıklayarak birden fazla bilgi girişi yapabilirsiniz. Sil : Sil butonuna basarak daha önceden kayıt edilmiş bilgileri silebilirsiniz.
4.1.2.5. Yıllık Devam Bölümü Bu bölümde personelin aylık bazdaki günlük ve saatlik devam durumu bilgileri girilir. Personelin çalıştığı günler yeşil renkte görüntülenir. Aynı şekilde ücretli izinler sarı renkte, ücretsiz izinler turuncu gelmediği günler kırmızı ile görüntülenir.
İlgili tarih üzerine tıkladığınızda yandaki ekran açılacaktır. Devam türüne tıklayarak izinin ücretli izin mi, ücretsiz izin mi, saatlik izin mi olduğunu seçebilirsiniz Saatlik izni seçtiğinizde sistem, gidiş saati, dönüş saati, açıklama ve izni veren kişi bilgilerini girebilirsiniz. Puantaj yansıtılsın mı seçeneği işaretlendiğinde personelin devamsız günleri puantaja aktarılacaktır.
TABİM
13 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
4.1.2.6. Ödül Bölümü Personelin çalıştığı süre içinde aldığı ödüllerin niteliği ve bu ödüllerin alındığı tarihlerin girildiği bölümdür. Güncelle : Güncelle butonuna tıklayarak daha önceden girilmiş bilgiler üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Yeni : Yeni butonuna tıklayarak birden fazla bilgi girişi yapabilirsiniz. Sil : Sil butonuna basarak daha önceden kayıt edilmiş bilgileri silebilirsiniz. 4.1.2.7. Uyarı ve Cezalar Bölümü Personelin çalıştığı süre içinde aldığı uyarıların niteliği ve bu uyarıların alındığı tarihlerin girildiği bölümdür. Güncelle : Güncelle butonuna tıklayarak daha önceden girilmiş bilgiler üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Yeni : Yeni butonuna tıklayarak birden fazla bilgi girişi yapabilirsiniz. Sil : Sil butonuna basarak daha önceden kayıt edilmiş bilgileri silebilirsiniz.
4.1.2.8. Kariyer Planlama Bölümü Personelin çalıştığı süre içinde şirket bünyesinde alacağı ya da aldığı görevlerin planlama bilgilerinin girildiği bölümdür. Onay kutusu işaretlendiğinde planlanan bu işlemin gerçekleştiği anlamına gelir. Güncelle : Güncelle butonuna tıklayarak daha önceden girilmiş bilgiler üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Yeni : Yeni butonuna tıklayarak birden fazla bilgi girişi yapabilirsiniz. Sil : Sil butonuna basarak daha önceden kayıt edilmiş bilgileri silebilirsiniz. 4.1.2.9. Performans Bilgileri Bölümü Personele çalıştığı süre içinde, şirketteki amirleri tarafından yapılan performans testlerinin sonuçlarının girildiği bölümdür.
Güncelle : Güncelle butonuna tıklayarak daha önceden girilmiş bilgiler üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Yeni : Yeni butonuna tıklayarak birden fazla bilgi girişi yapabilirsiniz. Sil : Sil butonuna basarak daha önceden kayıt edilmiş bilgileri silebilirsiniz.
TABİM
14 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
4.1.2.10. Araç Bilgileri Bölümü Personele firma bünyesinde tahsis edilen araçların teslim edilme ve geri alınma bilgilerinin takip edildiği bölümdür.
Güncelle : Güncelle butonuna tıklayarak daha önceden girilmiş bilgiler üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Yeni : Yeni butonuna tıklayarak birden fazla bilgi girişi yapabilirsiniz. Sil : Sil butonuna basarak daha önceden kayıt edilmiş bilgileri silebilirsiniz. Araç ile ilgili kaza bilgilerini girebilmek için Plakanın Solunda bulunan + işaretine tıklandığında karşınıza yeni bir ekran açılacaktır. Buradan ilgili araç için personelin yaptığı kaza bilgilerini kayıt edebilirsiniz. 4.1.2.11. Demirbaş Takip Bölümü Personele firma bünyesinde tahsis edilen demirbaşların, personele verilme, geri alınma, seri numarası ve miktar bilgilerinin takip edildiği bölümdür. Güncelle : Güncelle butonuna tıklayarak daha önceden girilmiş bilgiler üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Yeni : Yeni butonuna tıklayarak birden fazla bilgi girişi yapabilirsiniz.
Sil
: Sil butonuna basarak daha önceden kayıt edilmiş bilgileri silebilirsiniz.
4.1.2.12. Belge Kontrol Bölümü Personelden istenen belgelerin takibinin yapıldığı bölümdür. İlgili belgenin bilgisayar ortamına aktarılmış jpeg ve gif formatları varsa göz at butonuna tıklayarak ilgili dosyayı bulabilir ve Upload butonuna basarak dosyayı daha sonra kullanılmak üzere kaydedebilirsiniz.
Güncelle : Güncelle butonuna tıklayarak daha önceden girilmiş bilgiler üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Yeni Sil
: Yeni butonuna tıklayarak birden fazla bilgi girişi yapabilirsiniz. : Sil butonuna basarak daha önceden kayıt edilmiş bilgileri silebilirsiniz.
4.1.2.13. Masraf Merkezi Bölümü Personele yapılan harcamaların merkezlerinin tanımlandığı bölümdür.
yapıldığı
masraf
Güncelle : Güncelle butonuna tıklayarak daha önceden girilmiş bilgiler üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Yeni : Yeni butonuna tıklayarak birden fazla bilgi girişi yapabilirsiniz. Sil : Sil butonuna basarak daha önceden kayıt edilmiş bilgileri silebilirsiniz.
TABİM
15 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
4.1.2.14. Kıdem / İhbar Tazminatı Hesabı Personelin kıdem süresine göre, son aldığı maaş ve yıl içindeki ödeneklerin toplamlarına göre hesaplanan kıdem tazminatı, çalıştığı süreye bağlı olarak hesaplanan ihbar tazminatı bu bölümden yapılır. 4.1.2.14.1. Kıdem Tazminatı Kıdem tazminatı, hizmet sözleşmesinin bildirimli sona ermesi durumlarında ya da yasanın öngördüğü bazı bildirimsiz sona ermelerde işveren tarafından verilir. İlke olarak, her tam yıl için 30 günlük ücret üzerinden ödenir. Bu süre arttırılabilir. Ancak kıdem tazminatının bir üst sınırı, tavanı vardır. Kıdem tazminatı, devlet memurlarına ödenen en yüksek emekli ikramiyesini geçemez. Kıdem tazminatı personelin aldığı son ücret üzerinden ödenir. Kıdem tazminatında esas ücret, giydirilmiş ücrettir. Bu ücretin içine devamlı olarak verilen nakit ya da parasal olarak ölçüm imkanı olan tüm malsal yardımlar girer. Kıdem tazminatına hak kazanılan tarihten geriye doğru bir yıl içinde verilen tüm hakların ve çıplak ücretin bir güne düşen miktarı bulunur. 4.1.2.14.2. Kıdem Tazminatı Kesintileri Kıdem tazminatının tümünden damga vergisi kesilir. Ancak SGK, Gelir Vergisi ve İşsizlik kesintisi yapılmaz.
4.1.2.14.3. İhbar Tazminatı İşçinin hizmet sözleşmesi, bildirim süresi verilerek bozulabilir. İşveren bildirim süresine ilişkin ücreti peşin ödeyerek sözleşmeyi bozabilir veya bildirim sürelerine uymadan sözleşmeyi bozar. Bu durumda bir tazminat ödemekle yükümlüdür. Bu tazminata “İhbar Tazminatı” denir. İhbar tazminatı, kıdem tazminatı ile aynı şekilde hesaplanır. İşçinin kıdem tazminatına esas olan ücreti, ihbar tazminatı hesabında da göz önüne alınır. Ancak ihbar tazminatına esas gün sayısının bulunması farklıdır. İhbar tazminatına esas gün sayısı aşağıdaki tabloya göre bulunur. 6 aydan az çalışmış işçi için 6 aydan 1,5 yıla kadar çalışmış işçi için 1,5 yıldan 3 yıla kadar çalışmış işçi için 3 yıldan fazla çalışmış işçi için
2 hafta 4 hafta 6 hafta 8 hafta
2 haftalık ücret 4 haftalık ücret 6 haftalık ücret 8 haftalık ücret
4.1.2.14.4. İhbar Tazminatı Kesintileri İhbar tazminatından Gelir Vergisi ve Damga Vergisi kesilir. SGK ve İşsizlik kesintisi yapılmaz. Örnek Uygulama; Hak Ettiği Kıdem Tazminatı Hesabı; Personel Maaşı Brüt: 1000 TL Çalışma Süresi 10 yıl 3 Ay 11 Gün Damga Vergisi Oranı : Binde 6.6 1.000/360 1000/12
= 2.77777 Günlük = 83.3333 Aylık
1.000*10 Yıl 83.3333*3 Ay 2.7776*11 Gün Toplam Damga Vergisi
=10.000,00 TL =249,9999 TL =30.5536 TL : 10.000,00+249,9999+30,5536=10.280.55 TL :(10.280,55*6.6)/1000=67.85 TL
TABİM
16 / 34
TOKBYS Kıdem Tutarı
PERSONEL & BORDRO
:10.280.55-67.85=10.212,70 TL
İhbar Tazminatı Hesabı : 3 yıldan fazla çalışmış işçi için 56 gün (8x7=56) hesaplama. 6 aydan az çalışmış işçi için 2 hafta 2 haftalık ücret 6 aydan 1,5 yıla kadar çalışmış işçi için 4 hafta 4 haftalık ücret 1,5 yıldan 3 yıla kadar çalışmış işçi için 6 hafta 6 haftalık ücret 3 yıldan fazla çalışmış işçi için 8 hafta 8 haftalık ücret Brüt İhbar Toplamı
:
1.000.00 / 30 x 56 = 1.866,66-TL =---------------------Kümülatif Gelir Vergisi : 4.500,00 TL Gelir Vergisi Kesintisi : 1.866,66 *15 / 100 = 280.00-TL Damga Vergisi Kesintisi : 1.866,66 *0.0066 = 12,32-TL +---------------------Kesintiler = 292,13-TL Hesaplanan İhbar Tazminatı : 1866,66 - 292,13 = 1.574,34-TL 4.1.2.15. Başlangıç Gelir Vergisi Matrahı Tanımlama Bölümü Personelin maaş hesabını etkileyecek kümülatif gelir vergisi matrahının başlangıç değerinin girildiği bölümdür. Yandaki örnekte personelin Ağustos 2010 tarihi sonu itibariyle var olan kümülatif gelir vergisi matrahı girişi görülmektedir. Bu bölüm, yıl ortasında bu programı kullanmaya başlayan kullanıcıların, yılın başından programı kullanmaya başladıkları zamana kadar olan maaş bordrolarını oluşturmak istememeleri durumunda; yeni oluşturulacak bordrolarda gelir vergisinin doğru bir şekilde hesaplanmasını sağlamak amacıyla kullanılmalıdır 4.1.2.16. Puantaj Kartı Bölümü Personele ait yapılmış maaş bordrolarının detay hesaplarını görmek ya da düzenlemek için bu bölüm kullanılır. Puantaj bölümüyle ilgili detaylı bilgiyi, ilerideki sayfalarda bordro işlemleri bölümünde bulabilirsiniz. 4.1.3. Personel Formları Menüsü Bu menüdeki seçenekleri kullanarak, personele ilişkin ilgili vizite kağıdı, işe giriş bildirgesi, eş ve çocuk için vizite kağıdı ve kullanıcılar tarafından tanımlanan diğer personel formlarını yazıcıdan alabilirsiniz. Dökümünü almak istediğiniz formu seçtikten sonra, sistem size seçtiğiniz formla ilgili ön değer girişi varsa; bu değerleri girmeniz ya da seçmeniz için bir ara ekran karşınıza çıkartacaktır. İşçi Vizite kağıdı için kaza bilgileri ve eş – çocuk seçim işlemleri bu tip ekranlarda önceden belirlenir.
4.1.3.1. Vizite Kağıdı Basımı Sigortalıya ait vizite kağıdı seçeneğini seçtiğinizde karşınıza bilgi girişi ekranı açılacaktır. Bu ekranda doldurmak istediğiniz veri girişi alanlarına bilgileri girdikten sonra Tamam butonuna basarak vizite kağıdı dökümünü yazıcıdan alabilirsiniz.
4.1.3.2. Eş ve Çocuk İçin Vizite Kağıdı Basımı Eş/Çocuk Sağlık Belgesi yada vizite kağıdı basımını seçtiğinizde karşınıza, personel yakını seçim penceresi gelecektir. Bu ekranda döküm almak istediğiniz personel yakınını seçip, Tamam butonuna basınız. Yazıcıdan alacağınız döküm, sizin seçtiğiniz yakınınızın bilgileri doğrultusunda gelecektir.
TABİM
17 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
4.1.4. Personel Kartına Resim Aktarımı
Personel kartı ekranındaki resim yükle butonuna mouse`la tıkladığınızda sistem karşınıza kaynağın kameradan mı yoksa dosyadan mı alınacağında dair bir ekran getirecektir.
Dosyadan Resmi Al seçeneğini kullanarak, bilgisayarın içinde kayıtlı olan resim formatındaki dosyalardan seçeceğiniz resmi, personel kartına aktarabilirsiniz. Kameradan Al seçeneğine tıkladığınızda kamera seç seçeneğini kullanarak bilgisayarınıza bağlı bir kamerayı seçtiğinizde ekranın sol tarafında resminiz görüntülenecektir. Fotoğraf al butonuna tıklayarak resminizi ekranın sağ tarafına aktarınız. Resim Kes kutucuğunu işaretleyerek resminizin üzerinde istediğiniz yeri seçip hafızaya al butonuna tıklayarak resminizi personel kartına aktarabilirsiniz.
4.2. Puantaj İşlemleri Bölümü Ana menüden Puantaj İşlemleri seçimini yaparsanız ya da F4 tuşuna basarsanız, karşınıza aşağıdaki gibi Puantaj İşlemleri ekranı gelecektir.
Bu ekranda personellerin maaş hesaplarını yapabilmek için bordro dönemleri oluşturabilir, önceden oluşturulmuş dönemleri inceleyebilir ya da oluşturulan bordro dönemlerini iptal edebilirsiniz. Ekranın sol tarafında bordro işlemleri, tahakkuk işlemleri, personel işlemleri ve muhasebe entegrasyon işlemleri bulunmaktadır. Ekranın orta bölümünde önceden açılmış bordro dönemlerini ve açıklamalarını görebilirsiniz.
TABİM
18 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
Ekranın sağ tarafında, üzerinde bulunduğunuz bordro dönemiyle ilgili hangi personellere maaş hesap işlemi yapıldığını görebilirsiniz. İstediğiniz personelin üzerine klavye ya da mouse yardımıyla konumlanıp, çift tıklayarak ya da personel işlemlerinden personel puantaj kartına tıklayarak personelin puantaj bilgileri bölümüne geçiş yapabilirsiniz. 4.2.1. Bordro İşlemleri Menüsü Bu menüdeki seçenekleri kullanarak yeni bordro dönemi oluşturma, düzeltme ve silme işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.
4.2.1.1. Yeni Bordro Dönemi Oluşturma Personellere yeni bir dönem için maaş hesaplama işlemi yapmak istiyorsanız; bu işlemin birinci aşaması yeni bir bordro dönemi oluşturmaktır. Yeni dönem oluşturmak için; “Bordro İşlemleri” menüsünden “Yeni Bordro Oluştur” seçeneğini seçmeniz gerekmektedir. Seçiminiz sonrasında oluşturmak istediğiniz dönem bilgilerini girmenizi sağlayacak “Yeni Dönem Oluşturma” penceresi gelecektir. Oluşturmak istediğiniz dönem ve yıl ile ilgili bilgi alanlarını giriniz. Dönemi seçtiğiniz zaman, bordronun açıklama bilgisi otomatik olarak hazırlanacaktır. İsterseniz bu açıklamayı değiştirebilirsiniz. “Önceki Dönem Puantaj Bilgileri Otomatik Gelsin” onay kutusunu işaretlerseniz, yeni oluşturacağınız dönem için, bir önceki dönemde hazırlanan personellerin puantaj bilgileri, ödenek ve kesinti bilgileri, otomatik olarak yeni oluşturulacak döneme de aktarılacaktır. Bu seçeneği seçmezseniz; sistem boş bir maaş dönemi oluşturacaktır. Bu dönemin içine personelleri tek tek ya da toplu olarak ekleyebilirsiniz. Yeni dönem oluşturduğunuzda önceki dönemde ayrılan personeller varsa, bu personeller yeni döneme aktarılmaz. Yeni dönem oluşturma işlemi sonrasında karşınıza soldaki gibi bir ekran gelecektir.
4.2.1.2. Bordro Dönemi Değiştirme Önceden oluşturulmuş bir bordro döneminin tarihini, yılını, ya da açıklamasını değiştirmek için bu bölümü kullanabilirsiniz. Değiştirme işlemini yapabilmek için; “Bordro İşlemleri” menüsünden “Bordro Dönemi Değiştir” seçeneğini seçmeniz gerekir. 4.2.1.3. Bordro Dönemi İptal Etme Önceden oluşturulmuş bir dönemi ve içindeki maaş hesabı yapılmış personel bordrolarını silmek için bu bölümü kullanınız. Bu işlemin geri dönüşü yoktur. İptal işlemi sonrasında, personellerin kümülatif toplamları değişeceği için, iptal edilen dönemden sonraki dönemlerin maaş hesapları doğru olmayacaktır. İptal işleminin sadece en son dönem için yapılması doğru bir seçenek olabilir. İptal işlemini yapabilmek için; “Bordro İşlemleri” menüsünden “Bordro Dönemi İptal Et” seçeneğini seçmeniz gerekir.
TABİM
19 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
4.2.2. Tahakkuk İşlemleri Menüsü Bu menüdeki seçenekleri kullanarak seçtiğiniz bordro dönemine ait;
Yeni personel ekleme işlemini, Toplu olarak personel ekleme işlemini, Seçtiğiniz personelin puantaj kartını iptal etme işlemini, Hazırlanmış puantaj kart bilgilerini diğer personellere kopyalama işlemini, Avans tutarlarının puantaja yansıtılma işlemini, Toplu maaş onaylama işlemini, Toplu maaş onay kaldırma işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.
4.2.2.1. Personel Ekleme Bölümü Oluşturulan bordro dönemlerine, tek tek seçim yaparak personel eklemek istiyorsanız bu seçeneği kullanınız. Üzerinde aktif olduğunuz döneme yeni bir personel eklemek için; “Tahakkuk İşlemleri” menüsünden “Personel Ekle” seçeneğini seçmeniz gerekmektedir. Karşınıza gelen personel arama penceresinden, eklemek istediğiniz personeli seçiniz. Yaptığınız seçim sonrasında, eklediğiniz personel için aktif olan bordro dönemine yeni bir puantaj kartı açılmış olacaktır. Personel arama penceresinden seçtiğiniz personeli ilgili bordro dönemine aktaracaktır.
4.2.2.2. Toplu Personel Ekleme Bölümü Oluşturulan bordro dönemlerine, vereceğiniz kriterler doğrultusunda toplu personel eklemek istiyorsanız bu seçeneği kullanınız. Üzerinde aktif olduğunuz döneme toplu personel eklemek için; “Tahakkuk İşlemleri” menüsünden “Toplu Personel Ekle” seçeneğini seçiniz. Karşınıza gelen ekrana toplu aktarım kriterlerinizi giriniz. İşlemi gerçekleştirmek için Tamam butonuna basınız. Sistem, girdiğiniz kriterlere uyan personellere yeni bir puantaj kartı açar. Eğer personellere ait önceden tanımlanmış bir puantaj kartı varsa, bu personellere tekrar yeni bir puantaj kartı açılmaz.
4.2.2.3. Personel Çıkartma Bölümü Personelin seçtiğiniz bordro dönemine ait puantaj kartını iptal etmek için kullandığınız bölümdür. Personel puantaj bilgisini iptal etmek için; “Tahakkuk İşlemleri” menüsünden “Personel Çıkart” seçeneğini seçiniz. Yaptığınız seçim sonrasında sistem size, personel puantaj bilgisini iptal edip – etmeyeceğiniz konusunda bir onay penceresi sunacaktır. Yaptığınız iptal işleminin geri dönüşü yoktur. Ayrıca yaptığınız iptal işlemi, personelin sonraki dönemlere ait maaş hesabını değiştirecektir. İptal işlemi sonrasında, personellerin kümülatif toplamları değişeceği için, iptal edilen dönemden sonraki dönemlerin maaş hesapları doğru olmayacaktır. İptal işleminin sadece en son
TABİM
20 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
dönem için yapılması doğru bir seçenek olabilir. İptal işlemini yaparken, lütfen programdaki ikaz mesajlarını doğru bir şekilde değerlendiriniz. 4.2.2.4. Personel Puantaj Bilgisi Kopyalama Bölümü Yeni bir bordro işlemi yapılırken her personel için; çalışma günleri, ödenek ve kesintilerin tanımlanması gerekir. Oluşturduğunuz bordro dönemindeki bir personel için puantaj bilgileri tanımlamasını yapınız. Yaptığınız bu tanımların aynı dönem içindeki diğer personellerin puantaj bilgilerine kopyalanması için; “Tahakkuk İşlemleri” menüsünden “Personel Puantaj Bilgisi Kopyalama” seçeneğini seçmeniz gerekmektedir. Bu bölüm puantaj işlemlerini hızlı bir şekilde yapmanızı sağlamak amacıyla düzenlenmiştir. Örneğin, dönem içindeki personellerin çalışma günleri 26 gün normal, 4 gün hafta sonu olsun. Bu bilgilerin otomatik olarak diğer personellerin puantaj bilgilerine yansıtılması için bu bölüm kullanılır. Dönem içinde genel puantaj parametrelerine uymayan personellerin puantaj değerlerini tek tek düzenlemeniz gerekmektedir. 4.2.2.5. Avans Tutarlarını Yansıtma Bölümü Personellerin ay içerisinde almış olduğu avansların puantaj kartında, kesintiler bölümüne aktarılması için kullanılır. Avansın yansıtılması işlemi için; “Tahakkuk İşlemleri” menüsünden “Avans Tutarlarını Yansıt” seçeneği kullanılır. 4.2.2.6. Toplu Maaş Onaylama Bölümü Önceden hesaplanmış olan personel maaş bilgilerinin düzeltilmeye kapatılması için, onaylama işlemini yapmanız gerekmektedir. Onaylanmış puantaj ve maaş bilgileri üzerinde değişiklik işlemi yapılamaz. Onaylama işlemi için; “Tahakkuk İşlemleri” menüsünden “Toplu Maaş Onayla” seçeneği kullanılır. 4.2.2.7. Toplu Maaş Onay Kaldırma Bölümü Önceden onaylanmış ve personel maaş bilgilerinin tekrar düzeltilebilmesi için onayını kaldırmanız gerekmektedir. Onay kaldırma işlemi için; “Tahakkuk İşlemleri” menüsünden “Toplu Maaş Onay Kaldır” seçeneği kullanılır. 4.2.3. Personel İşlemleri Menüsü Bu menüde seçtiğiniz personelin ilgili dönem için hazırlanan puantaj ve maaş bilgileri kartına geçiş yapabilirsiniz. Puantaj kartı bölümünde yapılan değişiklikler, personelin ilgili döneme ait maaş hesaplarını etkileyecektir. Ayrıca bu bölümdeki değişiklikler personelin sonraki dönemlerde hesaplanacak maaş hesabına da etki edecektir. Personel Puantaj Kartı işlemi için; “Tahakkuk İşlemleri” menüsünden “Personel Puantaj Kartı” seçeneği kullanılır. Personel Puantaj Kartı Personelin maaş hesabında kullanılacak çalışma değerlerinin girildiği bölümdür. Bu bölümde girilen değerler ve personelin bilgi kartındaki maaş tanımlarından alınan bilgiler doğrultusunda maaş hesaplama işlemi yapılır. Karşınızdaki puantaj kartı ekranında ilgili bilgi hanelerine giriş işlemini yapınız.
TABİM
21 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
Puantaj kartı ekranının üst bölümünde, personelin hangi döneme ait puantaj bilgisi üzerinde olduğunuzu görebilirsiniz. Ayrıca bu bölümdeki seçim kutusunu kullanarak, personele ait diğer dönemlerde tanımlanan puantaj bilgilerine geçiş yapabilirsiniz. Seçim kutusundan istediğiniz dönemi mouse yardımıyla seçebilirsiniz. Ayrıca ekranda personelin adı ve soyadının belirtildiği bölümde; personelin bölüm, departman, kısım ve sicil numarası bilgilerini görebilirsiniz. Puantaj kartında belirtilen ücret ve ücretin şekli; personelin ilgili dönem için tanımlanan ücretidir. Personel kartı bölümünde, maaş üzerinde yapılan değişiklikler, önceden oluşturulan puantaj bilgileri ve maaş hesaplarını etkilemez. Bu bölümdeki tüm değerler hesaplama yapıldığı dönemdeki güncel değerleri temsil eder ve bu sayede geçmişte personel için yapılmış tüm hesaplamaları gerçek değerleri üzerinden görebilirsiniz. Normal Kazanç Bilgi Alanları Personelin ay içinde çalıştığı sürelerin girildiği alanlardır. Personelin çalıştığı süreleri, ekranda gördüğünüz açıklama alanlarına göre giriniz. Girdiğiniz gün ve saat sürelerinin toplamı, personelin çalışması gereken gün sayısını geçemez. Normal çalışan bir personel için, bir ay içinde çalışması gereken süre toplamı 30 günü geçemez. Eğer personel ay içinde işe girmiş ya da işten ayrılmışsa , sistem işe giriş-çıkış tarihlerini göz önünde tutarak personelin çalıştığı süreyi takip eder. Girdiğiniz değerler doğrultusunda; giren sürelerin toplamı personelin çalışması gereken süreden az kalıyorsa, ilgili personel için eksik gün bildirme nedenini girebileceğiniz bilgi alanı aktif olur. Bu alana önceden parametreler bölümünde tanımladığınız sebepleri seçebilirsiniz. Bu alana yazdığınız bilgiler, Aylık Bildirge ile beraber verilen Eksik Gün Bildirim Formu’nda yazdırılır.
TABİM
22 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
Ek Kazanç Bilgi Alanları Personellerin normal çalışma süreleri dışında, fazla çalışma sürelerinin girildiği bilgi alanlarıdır. Buradaki süreler normal saat ücretinin üzerinde primlendirilerek ek kazanç tutarı olarak maaş hesabına dahil edilecektir. Ek kazanç için hesaplanacak değerlerin katsayıları parametreler menüsündeki hesap formülleri bölümünde tanımlanmalı ve bu formüller, bölüm bilgileri kısmındaki ek kazançlar bölümüyle ilişkilendirilmelidir.
Ödenekler Bilgi Alanları Parametrelerdeki bölüm tanımları kısmında, her bölüm için ayrı tanımlanabilen ödenek bilgileri ve formülleri, puantaj kartı bölümünde aktif olur. Ödeneklerdeki bilgi alanlarının açıklama yazıları, personelin bölüm bilgisinde tanımlanan ödenek bilgilerinden gelmektedir. Personelin alacağı ödenek tutarlarını, ilgili bilgi alanlarına girebilirsiniz. Ödeneğin net ya da brüt olarak maaş hesabına katılmasını belirtmek için, ödenek bilgi alanının sağındaki onay kutularını kullanınız. Verdiğimiz örnekte yol parası için 100,00-TL net ödenek, sosyal yardım için 200,00-TL brüt ödenek olarak yardım yapılmıştır. Ayrıca personel bireysel emeklilik ya da başka bir hayat sigortası hizmeti alıyor ve maaş hesabına dahil edilmesi gereken değerler varsa, bu değerler “Bireysel Emeklilik” ve “Diğer İndirimler” bilgi alanlarına girilir. Kesintiler Bilgi Alanları
Parametrelerdeki bölüm tanımları kısmında, her bölüm için ayrı ayrı tanımlanabilen kesinti bilgileri ve formülleri, puantaj kartı bölümünde aktif olur. Kesintiler bilgi alanlarının açıklama yazıları, personelin bölüm bilgisinde tanımlanan kesinti bilgilerinden gelmektedir. Personelin alacağı kesinti tutarlarını, ilgili bilgi alanlarına girebilirsiniz. Kesintiler net olarak maaş hesabına katılacak ve özel kesintiler tutarı olarak karşınıza gelecektir.
4.2.3.1. İşlemler Menüsü Bu menüdeki seçenekleri kullanarak, puantaj kartı üzerinde yaptığınız değişiklikleri kaydedebilir, personel kartına geçiş yapabilir ya da personel maaş bilgilerini güncelleyebilirsiniz. Ayrıca, puantaj kartı içindeki değerleri boşaltabilir ya da bordro işlemleri tamamlandıktan sonra üzerinde değişiklik yapılmaması için onaylama işlemi yapabilirsiniz. Personelin çalışma gün toplamının kontrol edilmemesini buradan seçebilirsiniz.
TABİM
23 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
4.2.3.1.1. Kaydet Kaydet seçeneğini kullanarak, puantaj kartı üzerinde yaptığınız her türlü bilgi değişikliklerini kaydedebilirsiniz. Personelin maaş hesabı için gereken bilgilerin tamamı, puantaj kartındaki değerlerden alınmaktadır. Düzeltilmiş değerleri kaydetmek için; “İşlemler” menüsünden “Kaydet” seçeneğini seçebilirsiniz. 4.2.3.1.2. Personel Bilgilerini Güncelle Personelin maaş hesabını etkileyecek puantaj ön değerleri bilgilerinin, personel kartı bölümünden tekrar güncellenmesi işlemini bu seçenekle yapabilirsiniz. Yeni puantaj oluşturma işlemi sırasında, puantaj ön değerleri personel kartından alınır. Bu değerler sadece puantaj bölümü içinden değiştirilebilir. Eğer personel kartında yapılan bir değişikliğin, önceden oluşturulmuş puantaj bilgilerine güncellenmesini istiyorsanız, bu seçeneği kullanabilirsiniz. Bilgi güncelleme işleminde, personelin ücreti, ücret şekli, yardım - kesinti kriterleri, sakatlık durumu bilgileri personel kartındaki bilgilerden tekrar güncellenir. Güncelleme işlemini gerçekleştirmek için; “İşlemler” menüsünden “Personel Bilgilerini Güncelle” seçeneğini seçebilirsiniz. 4.2.3.1.3. İçerik Boşalt Puantaj kartındaki bilgi alanlarının içeriğini boşaltmak için; “İşlemler” menüsünden “İçerik Boşalt” seçeneğini seçebilirsiniz. 4.2.3.1.4. Onaylama İşlemi Yaptığınız puantaj hesaplamalarını tekrar hesaplamaya ve düzeltmeye kapatmak için puantaj kartını onaylamanız gerekmektedir. Onaylı olan puantaj kartı üzerinde hiçbir değişiklik yapamazsınız. Bu sayede önceden oluşturulan ve resmi dökümleri alınan puantaj hesap bilgileri kullanıcılar tarafından değiştirilemez. Önceki değerleri orijinal değerlerinde her zaman görebilirsiniz. Onaylanmış puantaj kartı ekranın üstünde personel ücretinin altında kırmızı renkte gösterilir. Onaylı bir puantaj kartını tekrar düzeltme moduna açmak istiyorsanız, onaylama işlemini yerinde “onay kaldır” seçeneği görüntülenecektir. Onay kaldır seçeneğine tıklamanız gerekmektedir. Onayı kalkan puantaj bilgileri üzerinde istediğiniz değişikliği yapabilirsiniz. 4.2.3.1.5. Toplam Gün Değerleri Kontrol Edilmesin Puantaj kartında girilen toplam gün değerlerini personelin çalıştığı gün sayısı ile kontrol etmek amacı için kullanılır. Toplam gün değerleri kontrol edilmesin seçeneği seçili ise puantaj kartında girilen gün sayıları kontrol edilmez. 4.2.3.1.6. Kapat Puantaj kartından çıkmak için Kapat seçeneğini kullanınız. 4.2.3.2. Kayıt İşlemleri Menüsü Bu menüdeki seçenekleri kullanarak;
Puantaj ön değerlerini inceleyip düzeltebilir, Parametrelerde tanımlanan ödenek, kesinti formüllerini puantaj kartına yansıtabilir, Kıdem ve ihbar tazminatı hesaplayabilir, Avans tutarlarını yansıtabilir, Maaş hesabı yapabilir, Personel Ay İçi Gelir Vergisi ve SGK Matrahı tanımlaması yapabilir, Personelin önceki ya da sonraki dönem puantaj bilgilerine geçiş yapabilirsiniz.
4.2.3.2.1. Puantaj Ön Değerleri Personelin maaş hesabında etkili olan ön değerlerin, incelenip düzeltildiği bölümdür. Karşınıza gelen ekranda, personelin ilgili puantaj dönemindeki maaş bilgileri bulunur. Bu bilgiler üzerinde yapacağınız değişikliklerden sonra, personelin
TABİM
24 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
maaş hesabını yeniden yapmalısınız. Puantaj ön değerleri ekranına geçmek için; “Kayıt İşlemleri” menüsünden “Puantaj Ön Değerleri” seçeneğini seçebilirsiniz. 4.2.3.2.2. Parametrelerdeki Ödenek ve Kesintileri Aktar Ödenek ve kesintilerde tanımlanan hesap formüllerinin, ilgili dönem için hesaplanan değerlerini puantaj kartına yansıtmak için bu seçeneği kullanabilirsiniz. Yansıtma işlemi sırasında personelin çalıştığı süre ve ücret bilgileri hesap formüllerinde kullanılmışsa, bu değerler kullanılarak hesaplama sonuçları bulunur. Ödenek ve kesinti yansıtmak için; “Kayıt İşlemleri” menüsünden “Parametrelerdeki Ödenek ve Kesintileri Aktar” seçeneğini seçebilirsiniz. 4.2.3.2.3. Kıdem ve İhbar Tazminatı Hesabı Personelin ücret durumu ve yıl içindeki ödenek yardımlarına göre hesaplanan kıdem ve ihbar tazminatı tutarlarının hesaplandığı bölümdür. Önceden personel işlemleri bölümünde çalışma şekli detaylı olarak anlatılmıştı. Kıdem – İhbar tazminatı hesabı için; “Kayıt İşlemleri” menüsünden “Kıdem ve İhbar Tazminatı Hesabı” seçeneğini seçebilirsiniz. 4.2.3.2.4. Hesapla Personelin puantaj kartındaki bilgiler doğrultusunda maaş hesabı yapmak için bu seçeneği kullanabilirsiniz. Ayrıca hesaplama sonucundaki bilgiler, “Puantaj Sonuç Ekranı” penceresi içinde görüntülenir. Bu ekranda, yazıcıdan “Ücret Pusulası” dökümü alabilir ya da diğer personellerin maaş bilgilerine geçiş yapabilirsiniz. Onaylanmış puantaj kartı üzerinde maaş hesaplama seçeneğini seçerseniz, sistem size önceden hesaplanmış değerleri görüntüler. Hesaplama işlemini gerçekleştirmek için; “İşlemler” menüsünden “Hesapla” seçeneğini seçebilirsiniz.
4.2.3.2.5. Personel Ay İçi Gelir Vergisi ve SGK Matrahı Tanımlama Personelin maaş hesabını etkileyecek ay içi gelir vergisi matrahı, gelir vergisi ve SGK matrahının girildiği bölümdür. Bu bölüm, ay içerisinde başka çalışmış olan personeller için gelir vergisi matrahı, gelir vergisi ve SGK matrahı değerlerinin girildiği ve bu değerlerin aylık bildirgeyi etkileyip etkilemediğinin belirlendiği alandır. Giriş ekranındaki Dahil seçeneğine işareti konulursa bu değerler aylık bildirgeye dahil edilir. Bu durumda personelin SGK’sı bizim tarafımızdan ödenmiş olacaktır. Ekle butonunu kullanarak yeni dönemler için ekleme yapabilir, Sil butonunu kullanarak girmiş olduğumuz alanları silebiliriz.
4.2.3.2.6. Önceki Puantaj Bilgisi Personele önceki dönemler için tanımlanmış puantaj bilgileri varsa, bu bilgilere geçiş yapmak için bu seçeneği kullanabilirsiniz.
TABİM
25 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
4.2.3.2.7. Sonraki Puantaj Bilgisi Personelin sonraki dönemler için tanımlanmış puantaj bilgileri varsa, bu bilgilere geçiş yapmak için bu seçeneği kullanabilirsiniz. 4.2.3.3. Puantaj Formları Programın puantaj formları bölümünden Ücret Pusulası dökümü alınabilmektedir. Ücret Pusulası dökümünü tıkladığınızda karşınıza ilgili formun yazıcı ön izlemesi çıkacaktır. Ön izlemesini gördüğünüz çıktıları, yazıcı simgesine basarak yazıcıdan bastırabilir veya PDF formatında bilgisayarınıza kaydedebilirsiniz. 4.2.3.4. Muhasebe Menüsü Bu bölümde Muhasebe Entegrasyonu, Muhasebe Fişini Göster ve Muhasebe Bağlantısını Kaldır seçeneklerini kullanabilirsiniz. 4.3. Avans İşlemleri Bölümü
Ana menüden Avans İşlemleri seçimini yaparsanız karşınıza Avans İşlemleri ekranı gelecektir. Ekranın sol tarafından İşlemler Menüsü, Personel ve Muhasebe Menüsü bulunur. Ekranın ortasında avans bordrosunun hangi döneme yapıldığı, tarihi ve açıklaması bulunur. Ekranın sağ tarafı ise avans verilen personellerin ve avans miktarlarının girildiği bölümdür. 4.3.1. İşlemler Menüsü Bu menülerdeki alt seçenekleri kullanarak; yeni avans bordrosu oluşturma, avans bordrosu düzeltme, avans bordrosu iptali, avans ödeme fişi, bordro onaylama ve bordro onayını kaldırma işlemlerini yerine getirebilirsiniz.
4.3.2. Personel Menüsü Bu menüdeki alt seçenekleri kullanarak; avans bordrosuna personel ekleyebilir, eklediğiniz personeli silebilirsiniz.
TABİM
26 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
4.3.3. Muhasebe Menüsü Bu menüdeki alt seçenekleri kullanarak; yapmış olduğunuz avans bordrosunun muhasebe entegrasyonunu yapabilir, oluşturulan muhasebe fişini görüntüleyebilir veya muhasebe bağlantısını kaldırabilirsiniz. Muhasebe entegrasyonunu oluşturmak için personel kartında avans için kullanılacak muhasebe hesabının seçili olması gerekmektedir.
5. Raporlar Menüsü Bu menüde alt seçenekleri kullanarak; kayıtlı olan personel ve puantaj bilgilerine göre, personel listeleri, bordro listeleri, ve aylık SGK bildirgesini alabilirsiniz. 5.1. Maaş Bordrosu Listesi Bu seçeneği kullanarak, seçeceğiniz bordro dönemiyle ilgili aylık maaş bordrosu listesinin dökümünü alabilirsiniz. “Maaş Bordrosu Listesi“ seçeneğini seçtiğinizde ekrana, aylık maaş bordrosu kriterleri penceresi gelecektir. Maaş bordrosunu hangi bölüme göre almak istiyorsanız, bu bölümü seçiniz. Bordro dönemi seçimi kutusundan, bordro listesini almak istediğiniz dönemi seçiniz.
5.2. Aylık SGK Bildirgesi Bu seçeneği kullanarak, seçeceğiniz bordro dönemiyle ilgili Aylık SGK Bildirgesi dökümünü alabilirsiniz. Karşınıza gelen kriter belirleme penceresinden, vermek istediğiniz kriterleri giriniz. Kriterler sonrasında döküm butonuna basarak Aylık SGK bildirgesinin dökümünü alabilirsiniz.
TABİM
27 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
Bildirgenin mahiyeti seçeneği aylık bildirgenizin Asıl, Ek veya İptal bildirgesi olduğunu belirlediğiniz alandır.
Belge türü seçeneğini kullanarak bildirgenin tüm Sigorta Kollarına Tabi çalışanlar mı, Sosyal Güvenlik Destekleme Primine Tabi çalışanlar mı vb. için alınacak dökümün belirlendiği alandır. Kanun no seçeneği bildirgenin hangi kanun kapsamında verildiğinin belirlendiği alandır.
Bildirgenizi E-Bildirge olarak verecekseniz çıktı şeklinden E-Bildirge (XML) seçeneği seçilip döküm butonuna bastığınızda xml dosyanız için kayıt ekranı gelecektir. Dosya adı standart olarak gelir isterseniz dosya adını değiştirip kaydedebilirsiniz.
6. Parametreler Menüsü Bu menülerdeki seçenekleri kullanarak; firma bölüm bilgileri, vergi parametreleri, hesap formülleri, kod tanımlamaları, döviz bilgileri, sistem parametreleri, personel SGK durumlarını girebilir, firma kartları açıp, firma kartları üzerinde düzeltme yapma ve firma ya da çalışma yılı değiştirme işlemlerini yapabilir, tatil günlerini tanımlayarak, muhasebe entegrasyon tanımlamalarını bu menüden yapabilirsiniz.
TABİM
28 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
6.1 Bölüm Bilgileri Üzerinde aktif olarak çalıştığınız firmanın bölüm bilgilerini ve farklı SGK numarasına sahip bölümlerin tanımlandığı seçenektir.
Karşınıza gelen pencerede, bölümle ilgili bilgi alanlarına gerekli değerleri giriniz. Bölümün “Müşavir ve Taşeron Bilgileri” sayfasına geçiş yaparak, müşavir ve varsa taşeron bilgilerini girebilirsiniz. İşveren bilgileri, vekil bilgileri, bildirge bilgileri ve adres bilgilerini girerek işyeri bildirgesi dökümünüzü alabilirsiniz. 6.1.1. İşlemler Menüsü İşlemler menüsünde yeni bölüm oluşturabilir, daha önceden kaydedilmiş bölümleri arayabilir ve bölüm kopyalama işlemlerini yapabilirsiniz. Yeni bölüm butonuna tıkladığınızda sistem size boş bir bölüm bilgisi oluşturacaktır. Ara butonuna tıkladığınızda daha önceden kayıt yapılmış bölümler listelenir. Düzenle butonuna tıklayarak ilgili bölümün içerisine girip gerekli düzenlemeleri yapabilirsiniz. Bölüm Kopyala butonuna basarak üzerinde bulunduğunuz bölüm için girilen bütün bilgileri, yeni vereceğiniz bölüm kodu ile bir kopyasını oluşturabilirsiniz. Daha sonra oluşturduğunuz kopya bölüm bilgisine geçiş yapıp, yeni bölüm ismi ve SGK numarası değişikliklerini gerçekleştirebilirsiniz. Bu seçeneği kullanarak, ödenek, kesinti, iş oranları ve günlük çalışma saatlerini, yeni oluşturmak istediğiniz bölüm bilgisine kopyalamış olursunuz. Böylelikle yeni oluşan kopya bölümün bilgilerine tekrar, ödenek, kesinti ve maaş hesabına etkisi olacak diğer oranları girmek zorunda kalmazsınız. 6.1.2. Tanımlar Menüsü Tanımlar menüsünde Normal Kazanç, Ek kazanç, Ödenekler, Kesintiler ve Muhasebe hesap tanımları yapılmaktadır.
TABİM
29 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
Normal Kazanç butonuna basarak üzerinde aktif olduğunuz bölümün, normal kazanç bilgilerinin açıklamalarını girebilirsiniz. Buraya girdiğiniz açıklamalar personelin puantaj kartında ve ücret pusulasında, normal kazanç sürelerinin gösterildiği bölümde yer alır. Ayrıca bölümle ilgili toplam maaş bordrosu ve normal kazançla ilgili diğer listelerdeki başlıklar, bu bölüme girilen açıklamalardan gelir. Burada girilen başlıklar için Gelir vergisi kesintisi, SGK kesintisi, İşsizlik kesintisi, Damga vergisi ve bu alana girilen gün değerlerinin maaşa etki edip etmeyeceğinin bilgisinin girildiği alandır. Ayrıca girilen değerlere sıra numarası vererek puantaj kartında hangi sırada görüntüleneceğini buradan belirleyebilirsiniz. Burada yapılacak değişiklikler maaş hesabını etkileyeceği için mümkün olduğu kadar bu bölümde değişiklik yapılmaması tavsiye edilmektedir. Ek Kazanç butonuna basarak üzerinde aktif olduğunuz bölümün, ek kazanç bilgilerinin açıklamalarını girebilirsiniz. Ayrıca puantaj bölümünde ek kazanç bölümüne girilen bilgilerin, maaş hesabına hangi katsayı ile dahil olacağını belirleyen formül eşlemelerini bu bölümde yapabilirsiniz. Formüller önceden “Hesap Formülleri” bölümünde tanımlanmıştır. Düzenle butonuna tıklayarak Seçim penceresinden ek kazanç değerlerini hangi hesap formülüyle eşlemek istediğinizi seçebilirsiniz. Formül eşlemesini yaptıktan sonra güncelle butonu ile güncelleme işleminizi gerçekleştirebilirsiniz.
Ödenek butonuna basarak üzerinde aktif olduğunuz bölümdeki personellere verilecek ödeneklerin açıklamalarını, kesinti muafiyet kriterlerini ve hesaplama şekli ile formüllerini girebilirsiniz. Ödeneklere formül eşlemesi yapmak için düzenle butonuna tıklayabilirsiniz.
TABİM
30 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
Kesinti butonuna basarak üzerinde aktif olduğunuz bölümdeki personellerden, maaş hesaplaması sırasında kesilmesi gereken “özel kesintilerin” açıklamalarını ve yansıtma formüllerini girebilirsiniz. Kesinti açıklamaları, personel puantaj kartındaki özel kesinti açıklamalarında görüntülenecektir. Eşleştirme yapılan hesap formülleriyse puantaj kartındaki “ödenekkesinti yansıtma” seçeneğinde puantaj dönemine göre aktif olacaktır.
Muhasebe Hesap Tanımları butonuna basarak genel bilgiler, ek kazanç, ödenek ve kesintiler için kullanacağınız muhasebe hesap kodlarını belirleyebilirsiniz. Önceki Bölüm butonuna basarak kayıtlı olan bölümlerden, bir önceki bölüm bilgisine geçiş yapabilirsiniz. Sonraki Bölüm butonuna basarak kayıtlı olan bölümlerden, bir sonraki bölüm bilgisine geçiş yapabilirsiniz. BİLDİRGE BİLGİLERİ E-BİLDİRGE İŞYERİ BİLGİLERİ
E-bildirge işyeri bilgileri giriş alanını kullanarak SGK tarafından verilen kullanıcı adı, sistem ve işyeri şifrelerinizi bu alana girdiğiniz takdirde e-bildirge verirken SGK’ın internet sayfasındaki bu bilgi giriş alanlarını sistem sizin yerinize dolduracak ve direk olarak sisteme giriş yapacaktır. Bu şekilde otomatik aylık bildirgelerinizi gönderebilecek veya gerekli dökümlerinizi SGK’nın sitesinden alabileceksiniz. İŞKUR İŞYERİ BİLGİLERİ
İŞKUR işyeri bilgileri giriş alanını kullanarak İŞKUR tarafından verilen şifre ve İŞKUR numaralarınızı girdiğiniz takdirde İŞKUR İAB (İşten ayrılma bildirgesi) verirken İŞKUR’un internet sayfasındaki bu bilgi giriş alanlarını sistem sizin yerinize dolduracak ve direkt sisteme giriş yapacaktır. 6.2. Vergi Parametreleri Bu menüdeki seçenekleri kullanarak; SGK, Gelir Vergisi, ücret ve vergi oranlarındaki değişiklikleri kaydedebilirsiniz. 6.2.1. SGK, Vergi Oranları SGK taban ve tavanlar, sigorta kolları oranları, işsizlik sigortası oranları, kıdem tazminatı tavan bilgisi, sakatlık çarpanları, kanuni vergi oranları, çocuk parası bilgileri ve çocuk parası için kesilecek vergilerin tanımlandığı bölümdür. Ayrıca, geçmiş tarihlerdeki vergi, SGK ve İşsizlik sigorta oranlarını görebilirsiniz.
TABİM
31 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
Yeni butonuna basarak, belirlediğiniz tarih ve sonrası için geçerli olacak yeni vergi oranları sayfası açabilirsiniz. Sil butonuna basarak, üzerinde bulunduğunuz vergi oranları bilgilerini silebilirsiniz. Kopyala butonuna basarak üzerinde aktif olduğunuz vergi bilgilerini, yeni bir tarih için oluşturacağınız kayda aktarabilirsiniz. Bu şekilde, yeni oluşturduğunuz kayıt üzerinde geçiş yapıp, ilgili tarih üzerinde değiştirmek istediğiniz bilgileri değiştirebilirsiniz. Kaydet butonuna basarak, üzerinde değişiklik yaptığınız vergi değerlerini kaydedebilirsiniz. Kapat butonuna basarak vergi oranları penceresinden çıkabilirsiniz. 6.2.2. Gelir Vergisi Tablosu Gelir vergisi matrahı ve oranlarının girildiği bölümdür. Geçmiş tarihteki gelir vergisi dilimlerini ayrı-ayrı görebilirsiniz. Bu bölümdeki tuşların çalışma şekilleri, “SGK Vergi Oranları“ bölümündeki tuşların çalışma şekilleriyle aynıdır.
6.3. Hesap Formülleri Program içerisinde; ek kazançlar, ödenekler ve özel kesintiler bölümleriyle ilişkilendirilecek olan hesaplamaların, hesaplama formüllerinin tanımlandığı bölümdür. Yeni butonuyla yeni bir formül kaydı açabilirsiniz. Kaydet butonuyla formülde yaptığınız değişiklikleri kaydedebilirsiniz. İptal butonuyla formül tanımlama ekranından çıkabilirsiniz. Formül Kodu : Yeni oluşturduğunuz formülün kod numarası girilir. Formül Açıklaması : Oluşturduğunuz formülün açıklaması girilir. Yansıtma Dönmeleri : Formülün, hangi dönemlerde kullanılacağı belirtilir. Formül : Yazacağınız formülün tanımlandığı alandır. Bu alana sabit sayılar girebildiğiniz gibi, tablodan da belirli alanların değerlerini kullanabilirsiniz.
TABİM
32 / 34
TOKBYS
PERSONEL & BORDRO
6.4. Kod Tanımlamaları Bu seçenekte, programda kullanılan bölge, departman, kısım, işe giriş ve işten ayrılış gibi kodlara yeni kodlama tanımlaması yapabilir, açıklamalarını değiştirebilirsiniz. Ekleme ya da değişiklik yapmak istediğiniz kod bölümü üzerine konumlanıp, Düzenle butonuna tıkladığınızda kaydedilmiş bilgi üzerinde düzenleme yapabilirsiniz. Yeni butonuna basarak yeni kod ekleyebilir, Sil butonuna basarak kod detayı silebilirsiniz.
6.5. Döviz Bilgileri Günlük döviz kurlarının girildiği bölümdür. 6.6. Firma Kartları Bu bölümde yeni firma kartı açabilir, girilmiş olan firma bilgileri üzerinde düzeltme ve silme işlemleri yapabilirsiniz. Bu bölümle ilgili detaylı bilgiler önceki bölümlerde anlatılmıştır. 6.7. Firma Çalışma Yılı Değiştirme Yeni çalışma firması seçmek ya da çalışma yılını değiştirmek için bu bölümü kullanabilirsiniz. Bu bölümle ilgili detaylı bilgiler önceki bölümlerde anlatılmıştır. 6.8. Tatil Günleri Tanımlama Bu bölüm resmi tatil günlerinin tanımlandığı bölümdür. Burada tanımlanan tatil günleri otomatik puantaj oluşturma işlemlerinde, personel puantaj kartında genel tatil bölümüne aktarılacaktır.
TABİM
33 / 34
View more...
Comments
