roundcube Webmail 1 Die MIME ermöglichen zusätzliche Zeichen wie Umlaute und selbst Multimedia.

roundcube Webmail roundcube Webmail ist ein mehrsprachiger in PHP geschriebener IMAP-Client, der als Schnittstelle zu unserem E-Mail-Server dient. Er bietet eine große Funktionsvielfalt, wie bspw. MIME1 Unterstützung, Adressbuch, Ordnerverwaltung, Nachrichtensuche und Rechtschreibprüfung.

Inhaltsverzeichnis Anmeldung ............................................................................................................................ 2 Übersicht ............................................................................................................................... 2 E-Mail .................................................................................................................................... 3 Startansicht ....................................................................................................................... 3 E-Mail lesen....................................................................................................................... 3 Neue Nachricht schreiben ................................................................................................. 4 Rechtschreibprüfung...................................................................................................... 4 Dateianhänge ................................................................................................................ 4 Signatur ......................................................................................................................... 4 Entwürfe ........................................................................................................................ 4 Weitere Optionen ........................................................................................................... 5 E-Mail löschen ................................................................................................................... 5 E-Mail beantworten............................................................................................................ 5 E-Mail weiterleiten ............................................................................................................. 5 E-Mail drucken .................................................................................................................. 5 Adressbuch ........................................................................................................................... 5 Einstellungen ......................................................................................................................... 6 Benutzeroberfläche ........................................................................................................... 6 Mailbox-Ansicht ................................................................................................................. 6 Nachrichtenerstellung ........................................................................................................ 7 Nachrichtendarstellung ...................................................................................................... 7 Adressbuch ....................................................................................................................... 7 Spezialordner .................................................................................................................... 7 Server-Einstellungen ......................................................................................................... 7 Reiter "Ordner" .................................................................................................................. 8 Reiter "Identitäten"............................................................................................................. 8 Abmelden .............................................................................................................................. 8 Häufig gestellte Fragen ......................................................................................................... 9 Wie übernehme ich das Adressbuch aus @penWebmail?................................................. 9 Wieso werden mir Dateianhänge wie PDFs nicht angezeigt? ............................................ 9 Ich vermisse E-Mail-Ordner. Wo finde ich diese wieder? ..................................................10 Wie richte ich eine automatische Weiterleitung von E-Mail ein? .......................................10 Wie lege ich eine Kontakt-/ Verteilergruppe an? ...............................................................10

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Die MIME ermöglichen zusätzliche Zeichen wie Umlaute und selbst Multimedia.

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Anmeldung Sie erreichen roundcube über https://webmail.beuth-hochschule.de. Hier gelangen Sie auf das Login-Formular, in welches Sie Ihren Anmeldenamen und Ihr Passwort eintragen, welches Sie vom Hochschulrechenzentrum erhalten haben.

Abbildung 1: Login-Formular

Übersicht Nach der erfolgreichen Anmeldung gelangen Sie grundsätzlich in den Bereich "E-Mail", den Sie sonst über den Button im oberen Bereich erreichen.

Abbildung 2: Übersicht

Die vier in Abbildung 2 markierten Bereiche, in die sich roundcube aufteilen lässt, werden in der vorliegenden Anleitung wie folgt benannt: (1) Hauptmenü (2) Untermenü (3) Funktionsmenü/ Reiterauswahl (4) Arbeitsbereich

Abbildung 3: Hauptmenü

Über das Hauptmenü greifen Sie auf die E-Mail-Funktion, Ihr Adressbuch und Einstellungen zu. Ebenfalls nehmen Sie hier Ihre Abmeldung vor. Im Folgenden werden die einzelnen Funktionen beschrieben.

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E-Mail Startansicht Direkt nach der Anmeldung bzw. über die Auswahl "E-Mail" aus dem Hauptmenü erhalten Sie eine Übersicht über Ihre E-Mail-Ordner sowie die im Posteingang befindlichen E-Mails (vgl. Abbildung 2). Im Untermenü können Sie per Mausklick wählen, welchen Ordner-Inhalt Sie im Arbeitsbereich angezeigt bekommen möchten, im Funktionsmenü erhalten Sie Zugang zu allen wichtigen E-Mail-Funktionen.

Abbildung 4: E-Mail-Funktionen I

Folgende Funktionen werden so über das Menü (vgl. Abbildung 4) angeboten (von links nach rechts):        

Auf neue Nachrichten prüfen Neue Nachricht schreiben Antwort verfassen2 Antwort an alle Absender und Empfänger versenden2 Nachricht weiterleiten2 Nachricht in den Papierkorb verschieben2 Nachricht markieren2 (als gelesen, als ungelesen, Stern hinzufügen, Stern entfernen) Mehr…2 o Nachricht drucken o Lokal speichern (.eml) o Als neue Nachricht öffnen) o Quelltext anzeigen o In neuem Fenster öffnen

E-Mail lesen Um E-Mails zu lesen, klicken Sie in der Ordneransicht auf den gewünschten Ordner, um Ihnen die E-Mails des Ordners angezeigt zu bekommen. Markieren Sie eine E-Mail, erhalten Sie entweder sofort eine Leseansicht am unteren Bildrand oder Sie müssen die E-Mail erst per Doppelklick öffnen (s. Mailbox-Ansicht, S. 6). Wenn Sie eine HTML-Mail erhalten haben, die externe Bilder enthält, wird das Laden dieser Bilder vom System blockiert und Sie müssen ausdrücklich freigeben, dass diese Bilder geladen werden sollen, indem Sie im Warnhinweis "Bilder anzeigen" anklicken.

Abbildung 5: Warnhinweis bei Bildern

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vorab muss eine E-Mail markiert oder geöffnet worden sein

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Neue Nachricht schreiben Um eine E-Mail zu schreiben, klicken Sie auf das betreffende Icon (s. oben). Im folgenden Fenster können Sie wie gewohnt Empfänger eintragen, die Möglichkeiten von Kopien (Cc) und Blindkopien (Bcc) nutzen, den Betreff und den Mail-Inhalt eintragen. Hinweis: Haben Sie bereits Kontaktinformationen im Adressbuch hinterlegt, werden diese Ihnen vorgeschlagen, sobald Sie Eintragungen in den jeweiligen Feldern (Empfänger, Cc, Bcc) vornehmen. Abhängig von Ihren Einstellungen (s. , S. 7) können Sie nun eine einfache Text-E-Mail oder eine HTML-Email verfassen. HTML bietet Ihnen die Möglichkeit, Textformatierungen vorzunehmen, Tabellen, Smileys und multimediale Inhalte direkt in der Nachricht einzubinden. All diese Möglichkeiten sind über eine Symbolleiste unter der Betreffzeile zugänglich, sofern Sie Nachrichten im HTML-Format erstellen (dies ist auch für einzelne E-Mails möglich – unten rechts können Sie zwischen dem Editor Typ "HTML" und "Nur Text" wechseln). Zum Absenden unteren Bildrand.

Ihrer

E-Mail

wählen Sie oder "Nachricht jetzt senden" am

Rechtschreibprüfung Wünschen Sie, dass Ihre E-Mail vor dem Versand auf korrekte Rechtschreibung geprüft wird, erhalten Sie dazu die Möglichkeit über das -Symbol im Funktionsmenü. Auch eine automatische Prüfung jeder E-Mail vor dem Versand ist möglich, sofern Sie dies eingestellt haben (s. Nachrichtenerstellung, S. 7). Fehlerhafte Worte werden Ihnen angezeigt, mittels Rechtsklick auf das fehlerhafte Wort zeigt Ihnen roundcube Vorschläge auf, die Sie per Mausklick annehmen können.

Dateianhänge Zuzüglich zur Nachricht können Sie auch Daten per E-Mail verschicken. Möchten Sie Dateien anhängen, so wählen Sie das -Symbol. Es öffnet sich ein Dialog mit dessen Hilfe Sie die Daten auf Ihrer Festplatte suchen und auf den Mailserver laden können. Der Anhang erscheint anschließend im Untermenü am linken Rand mit vorangestellten "Parkverbotszeichen". Dieses können Sie verwenden, um den Anhang wieder zu löschen, falls Sie es sich anders überlegt haben.

Signatur Haben Sie eine oder mehrere Signaturen (s. Reiter "Identitäten", S. 8) hinterlegt, erhalten Sie über das Funktionsmenü Zugriff auf diese über das -Symbol. So ist es Ihnen möglich, eine Signatur einzufügen – sofern Sie nicht eingestellt haben sollten, dass dies automatisch passiert.

Entwürfe Möchten Sie eine E-Mail nicht sofort versenden, weil Sie bspw. vorab noch etwas nachgucken müssen, so können Sie über das nächste Symbol Nachrichten im Ordner

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Entwürfe speichern. Diese können Sie später erneut über die Ordnerliste in der Startansicht öffnen, weiterbearbeiten und absenden.

Weitere Optionen Über das letzte Symbol erhalten Sei weitere Möglichkeiten wie die Festlegung, ob Sie eine Empfangsbestätigung wünschen und mit welcher Priorität Ihre E-Mail beim Empfänger angezeigt werden soll.

E-Mail löschen Zum Löschen einer oder mehrerer E-Mails markieren Sie diese in der Ordneransicht und wählen Sie anschließend das "Nachrichten in den Papierkorb verschieben"-Symbol. Die gewählten E-Mails werden nun im Papierkorb "gelagert" bis dieser automatisch gelöscht wird (s. Server-Einstellungen, S. 7) oder Sie den Papierkorb leeren.

E-Mail beantworten Möchten Sie eine E-Mail nur dem Absender beantworten, klicken Sie auf "Antwort verfassen", wollen Sie allen Empfängern einer Mail antworten, verwenden Sie das Symbol "Antwort an alle Absender und Empfänger versenden".

E-Mail weiterleiten Zur Weiterleitung einer E-Mail, wählen Sie "Nachricht weiterleiten". Über den Pfeil neben diesem Symbol erhalten Sie die Möglichkeit, die Nachricht als Dateianhang weiterzuleiten.

E-Mail drucken Wer seine Post nicht nur in elektronischer Form aufbewahren kann oder will, kann oder den weiteren Optionen seine E-Mails ausdrucken. Daraufhin öffnet sich eine spezielle Seite in einem neuen Fenster und der Druckerauswahldialog des Betriebssystems erscheint. Wählen Sie den gewünschten Drucker aus und drucken Sie ihre Mail.

Adressbuch Die Kontaktverwaltung erreichen Sie, in dem Sie im Hauptmenü das Adressbuch anwählen. Sie erhalten eine Übersicht Ihrer angelegten Adressbücher, Gruppen und Kontakte. Über die Funktionsleiste können Sie      

neue Kontakte einpflegen (ein Kontakt besteht min. aus Namen und E-Mail-Adresse), eine neue Nachricht an einen oder mehrere ausgewählte Kontakte senden, einen Kontakt löschen, Kontakte importieren, Kontakte als im vCard-Format exportieren und detailliert suchen (die schnelle Suche finden Sie oben rechts über dem Arbeitsbereich).

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Einstellungen Über diesen Menüpunkt im roundcube-Menü nehmen Sie grundsätzliche Einstellungen vor. Zu diesem Zweck wird aus der Ordnerliste eine Auflistung der verschiedenen Einstellungsbereiche, die Nachrichtenliste dient zeigt die Optionen und bietet die Möglichkeit, diese nach den eigenen Wünschen und Bedürfnissen anzupassen. Beachten Sie: über dem eigentlichen Nachrichtenbereich können Sie über die Reiter "Einstellungen", "Ordner" und "Identitäten" zu verschiedenen Abschnitten wechseln.

Benutzeroberfläche Hier wird Ihnen die Möglichkeit geboten, die Anzeigesprache, die Zeitzone und die das Anzeigeformat von Datum und Uhrzeit zu bestimmen. Über Einträge pro Seite können Sie zusätzlich einstellen, wie viele E-Mails auf einer Seite angezeigt werden, d.h. nach welches Anzahl von E-Mails eine neue Seite begonnen wird. Bei geänderten Einstellungen klicken Sie zuletzt auf Speichern.

Abbildung 6: Benutzeroberfläche

Mailbox-Ansicht Wählen Sie, ob eine angewählte E-Mail in der Übersicht angezeigt werden soll und ob bzw. mit welcher Verzögerung die Anzeige geschehen soll. Auch das Verhalten bei angeforderten Empfangsbestätigungen können Sie individuell einstellen sowie auch das Verhalten bei E-Mail-Konversationen.

Abbildung 7: Einstellungen zur Mailbox-Ansicht

Darüber hinaus können Sie bestimmen, in welchem Intervall Ihr Postfach auf neue E-Mails geprüft werden soll und ob die Überprüfung nur auf den Posteingang oder auf sämtliche Ordner angewendet werden soll.

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Nachrichtenerstellung Über diesen Menüpunkt können Sie bestimmen, in welchem Format Ihre E-Mails erstellt werden sollen sowie ob eine Rechtschreibprüfung vor dem Absenden der Mail durchgeführt werden soll und wann und wie Ihre Signatur (s. Reiter "Identitäten", S. 8) eingefügt werden soll. Die wichtigsten Einstellungen im Überblick: 







HTML-Nachrichten verfassen: HTML-Nachrichten Vorteile in den Gestaltungsmöglichkeiten, da Sie multimediale Inhalte direkt in Ihre E-Mail einbinden können und der Text beliebig formatiert werden kann – die E-Mail kann so "optisch ansprechender" gestaltet werden. Ein großer Nachteil wiederum ist, dass verschiedene Mail-Programme HTML-E-Mails verschieden ausgeben, da es keinen HTML-Standard für E-Mails gibt: so kommt beim Empfänger nicht immer an, was Sie verschickt haben. Beantworten einer Nachricht: Gibt Ihnen die Möglichkeit zu wählen, ob Sie Ihren Antwort standardmäßig über oder unter der Originalnachricht eingeben. Üblicherweise antwortet man oberhalb einer Nachricht, so dass die E-MailKorrespondenz chronologisch absteigend angehängt ist. Rechtschreibprüfung vor dem Absenden einer Nachricht: prüft jede E-Mail, die Sie verschicken automatisch auf Rechtschreibfehler. Diese werden hervorgehoben, ein Klick auf das jeweilige Wort öffnet eine Liste mit Vorschlägen. Hinweis: auch wenn diese Option deaktiviert ist, lassen sich sämtliche Nachrichten vor dem Absenden prüfen! Signatur automatisch einfügen: sofern Sie eine E-Mail-Signatur hinterlegt haben, können Sie hier bestimmen, ob diese nie, nur bei neuen Nachrichten, nur bei Antworten und Weiterleitungen oder immer automatisch eingefügt werden.

Nachrichtendarstellung Hier finden Sie Einstellungen zur Darstellung von empfangenen E-Mails. In der Regel sind hier keine Änderungen der Einstellungen notwendig.

Adressbuch Sollten Sie mehrere Adressbücher führen (bspw. Privat und Geschäftlich), so können Sie hier wählen, in welches Adressbuch neue Kontakte automatisch hinzugefügt werden sollen.

Spezialordner Hier können Sie bestimmte Ordner zuweisen, d.h. hier finden Sie die Möglichkeit anzugeben, wo Entwürfe, gelöschte E-Mails, Spam-Mails (Junk) und gesendete E-Mails gespeichert werden sollen. Änderungen der Einstellungen sind hier in der Regel nicht notwendig.

Server-Einstellungen Über die Server-Einstellungen können Sie den Umgang mit gelöschten E-Mails vornehmen sowie festlegen, ob der Papierkorb beim Abmelden automatisch gelöscht und der Posteingang automatisch komprimiert werden soll.

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Reiter "Ordner" In der Ordnerliste werden Ihre bisher angelegten E-Mail-Ordner angezeigt. Unter dieser Liste besteht die Möglichkeit, neue Ordner anzulegen und bestehende Ordner zu leeren (sämtliche E-Mails im ausgewählten Ordner werden gelöscht) bzw. zu löschen (der Ordner samt Inhalt wird gelöscht). Wählen Sie einen Ordner an, erhalten Sie die Möglichkeit, separate Einstellungen für diesen vorzunehmen.

Reiter "Identitäten" Wählen Sie in der Ordnerliste Ihre "Identität", so erhalten Sie die Möglichkeit, Ihren Anzeigenamen zu ändern, wie er für den Empfänger angezeigt wird. Weiterhin können Sie bspw. festlegen, dass E-Mails dieser Identität grundsätzlich per Blindkopie an eine angegebene E-Mail-Adresse verschickt wird. Über den zweiten Reiter "Signatur" können Sie Ihre E-Mail-Signatur eintragen. Eine Signatur könnte beispielsweise so aussehen: Maxi Mustermensch Beuth Hochschule für Technik Berlin Abteilung IX Luxemburger Str. 10, 13353 Berlin, Germany Fon: +49 (0) 30/ 4504- 9876 Fax: +49 (0) 30/ 4504- 1234 mailto:[email protected] www.beuth-hochschule.de

Abmelden Für eine sicher Abmeldung, d.h. um zu gewährleisten, dass niemand Ihre E-Mails liest, während Sie den PC verlassen, klicken Sie am Ende Ihrer Sitzung bitte immer auf "Abmelden".

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Häufig gestellte Fragen Fragen, die uns häufiger erreichen, möchten wir Ihnen an dieser Stelle aufzeigen und beantworten. Sollten auch Sie Probleme oder Fragen mit roundcube haben, so teilen Sie uns dies bitte an [email protected] mit.

Wie übernehme ich das Adressbuch aus @penWebmail? Sollten Sie im alten Webmailer @penWebmail mit dem Adressbuch gearbeitet haben, kann dieses exportiert und in roundcube importiert werden: 1. Melden Sie sich dafür am alten Webmailer unter https://webmail1.beuthhochschule.de/ an. 2. Wählen Sie am oberen Bildschirmrand das Adressbuch aus. Oben links wird Ihnen nun angezeigt, welches Adressbuch geöffnet ist: sollten Sie mehrere Adressbücher gespeichert haben, so sind die folgenden Schritte für jedes zu sichernde Adressbuch zu wiederholen. 3. Wählen Sie im Menü "Export der Adressbuch-Informationen". 4. Klicken Sie zuerst auf das "+"-Zeichen über den angezeigten Kontakten rechts neben "Seite 1" – so sollten nun all Ihre Kontakte auf einer einzigen Seite angezeigt werden. a. Möchten Sie all Ihre Kontakte exportieren, klicken Sie auf den Schriftzug "Export" rechts über dem ersten Kontakt. b. Möchten Sie bei dieser Gelegenheit nicht mehr benötigte Kontakte aussortierten, wählen Sie über die letzte Spalte nur die Kontakte aus, die Sie exportieren möchten. 5. Wählen Sie im Menü unter Ihren Kontakten als Export-Format "vCard 3.0 (vFile .vcf)" 6. "Jetzt exportieren" Ihr Webbrowser bietet Ihnen nun an, die Datei zu speichern. Speichern Sie die Datei in einem beliebigen Verzeichnis wie z.B. dem Desktop. Melden Sie sich anschließend im neuen Mail-System roundcube an, wählen Sie das Adressbuch aus dem Hauptmenü und anschließend "Kontakte importieren". Geben Sie im Formular nun die soeben gespeicherte Datei an und "Importieren". Beachten Sie: "Verteiler"gruppen werden nicht korrekt exportiert bzw. importiert. Sollten Sie feste Empfängergruppen benötigen, müssen diese neu angelegt werden (s. )!

Wieso werden mir Dateianhänge wie PDFs nicht angezeigt? Das Problem tritt unter gewissen Umständen im Internet Explorer auf. Zur Behebung des Anzeigefehlers, starten Sie den Internet Explorer und öffnen Sie über Extras die Internetoptionen. Je nach der eingesetzten Version finden Sie die Extras in der Menüleiste am oberen Bildrand. Sollten Sie keine Menüleiste angezeigt bekommen, so drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Tastenkombination Alt+x, um das Menü "Extras" zu öffnen. In den Internetoptionen wählen Sie nun bitte den Reiter "Erweitert" oben rechts aus. In der Optionspalette, scrollen Sie anschließend nach ganz unten und suchen Sie dort nach der Option "Verschlüsselte Seiten nicht auf dem Datenträger speichern". Diese Einstellung darf nicht aktiviert sein, d.h. sollte hier ein Haken gesetzt sein, so entfernen Sie diesen bitte. Anschließend speichern und schließen Sie diese Einstellung mit "Ok". Nun sollte es Ihnen möglich sein, Dateianhänge angezeigt zu bekommen.

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Ich vermisse E-Mail-Ordner. Wo finde ich diese wieder? Sollten Sie in @penWebmail oder bei Verwendung eines E-Mail-Clients weitere Ordner erstellt haben, um Ihre E-Mails zu sortieren, so werden diese vorerst nicht angezeigt. Eine Auswahl, welche Ordner Ihnen angezeigt werden sollen, können Sie über die Einstellungen vornehmen. Wählen Sie zuerst den Button am oberen Bildrand "Einstellungen" und wechseln Sie dann auf den Reiter "Ordner". Hier werden Ihnen sämtliche E-Mail-Ordner angezeigt, die Ihnen derzeit zur Verfügung stehen. Über das Setzen von Häkchen können Sie nun auswählen, welche Ordner Ihnen in der E-Mail-Ansicht angezeigt werden sollen.

Wie richte ich eine automatische Weiterleitung von E-Mail ein? roundcube sieht keine direkte Weiterleitung von E-Mails an andere E-Mail-Adressen vor, jedoch arbeiten wir daran, dies so anzubieten wie es Ihnen auch im alten Webmailer @penWebmail zur Verfügung gestanden hat – dies ist jedoch erst möglich, sobald der @penWebmail abgeschaltet ist. Sollten Sie bisher eine Weiterleitung in @penWebmail (https://webmail1.beuthhochschule.de/) eingerichtet haben, so ist diese weiterhin gültig. Sollten Sie dies noch nicht getan haben, aber künftig wünschen, so rufen Sie bitte @penWebmail auf und loggen sich ein. Über das Zahnrad-Symbol nehmen Sie persönliche Einstellungen vor. Hier erhalten Sie unter "Nachricht automatisch weiterleiten an:" die Gelegenheit, eine E-Mail-Adresse anzugeben, an die jede eintreffende E-Mail weitergeleitet werden soll. Weiterhin können Sie wählen, ob in Ihrem E-Mail-Postfach die weitergeleiten E-Mails als "Lokale Kopie behalten" werden sollen oder nach der Weiterleitung automatisch gelöscht werden sollen.

Wie lege ich eine Kontakt-/ Verteilergruppe an? Sofern Sie häufiger einer Gruppe von Personen E-Mails schreiben, ist es hilfreich, eine sogenannte Kontaktgruppe anzulegen. Dies ermöglicht Ihnen, nicht jeden Kontakt einzeln als Empfänger angeben zu müssen, sondern nur den Namen dieser Gruppe. Im einfachsten Fall sind sämtliche Kontakte bereits in Ihrem Adressbuch gespeichert, so dass Sie 1. in Ihrem Adressbuch unten links auf "+" klicken (Neue Kontaktgruppe erstellen) und 2. anschließend den Namen dieser Kontaktgruppe eingeben können (Sie erkennen dies an dem neuen, aktuell leeren Feld unter Ihrem Persönlichen Adressbuch). 3. Per Linksklick auf Ihr persönliches Adressbuch, werden all Ihre gespeicherten Kontakte angezeigt, die Sie nun per Drag & Drop einfach in die soeben erstellte Kontaktgruppe hineinziehen können. Sollten Sie noch nicht alle Kontakte gespeichert haben, können Sie die Kontaktgruppe per Mausklick öffnen und in dieser einen neuen Kontakt erstellen. Der Kontakt wird automatisch in Ihrem Adressbuch gespeichert und der geöffneten Liste zugeordnet. Um eine E-Mail an eine Kontaktgruppe zu verfassen, können Sie diese nun entweder in Ihrem Adressbuch anwählen und im Funktionsmenü "Nachricht verfassen" auswählen oder Sie schreiben wie gewohnt eine E-Mail und geben als Empfänger den Namen der gewünschten Kontaktgruppe ein: In der Regel sollte hier bereits nach dem ersten Buchstaben eine Liste mit Vorschlägen erhalten. Wählen Sie aus den Vorschlägen aus, wo werden sämtliche Kontakt der gewählten Kontaktgruppe als Empfänger eingefügt.

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Hinweise und Kritik bitte an [email protected] Hochschulrechenzentrum der Beuth Hochschule für Technik Berlin