PRAKTISCHE LOHNABRECHNUNG. Manfred Maurer Dr. jur. Friederike Weiss

PRAKTISCHE LOHNABRECHNUNG

2005

Manfred Maurer Dr. jur. Friederike Weiss

Bei der Herstellung des Buches haben wir uns bewusst für umweltverträgliche und wieder verwertbare Materialien entschieden. Der Inhalt wurde auf elementar chlorfreiem Papier gedruckt, der Umschlag mit biologisch abbaubarem Lack behandelt. Filmsatz: Austrosoft® Weiss Datenverarbeitung Ges.m.b.H., Wien Druck: Bosch Landshut Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlages reproduziert werden. © 2005 by Dr. F. Weiss Verlag GmbH, Postfach 71 10 44, 81460 München Telefon 089/7916004, Telefax 089/792293 E-mail: [email protected], Internet: www.weissverlag.de ISBN 3-937015-01-9

Neues in der Praktischen Lohnabrechnung 2005 Auch wenn in der öffentlichen Diskussion der grundlegende Umbau der Sozialsysteme und eine alles radikal vereinfachende Steuerreform im Vordergrund stehen, müssen zunächst in der täglichen Praxis der Lohnabrechnung auch in 2005 wieder unzählige Änderungen in Gesetzen und Verwaltungsvorschriften bewältigt werden. Wichtig sind vor allem die Einführung eines Beitragszuschlags zur Pflegeversicherung für Kinderlose ab 1. Januar 2005 und der zusätzliche Beitrag für Mitglieder der gesetzlichen Krankenversicherung, der ab 1. Juli 2005 zu erheben ist. Diese neuen Beiträge sind vom Arbeitnehmer allein zu tragen. Der Arbeitnehmerund der Arbeitgeberanteil am Sozialversicherungsbeitrag stimmen also – anders als bisher – nun auch im Regelfall nicht mehr überein. Auch das Alterseinkünftegesetz betrifft in mehreren Bereichen die Lohnabrechnung. Dabei kommt vor allem der geänderten steuerlichen Behandlung von Leistungen zur betrieblichen Altersversorgung Bedeutung zu. Bei manchen Arbeitgebern werden auch die ab 2005 gesetzlich vorgeschriebene elektronische Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldung sowie die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung der Bescheinigungsdaten an die Steuerverwaltung Umstellungsaufwand erfordern. Die wesentlichen Änderungen in der Praktischen Lohnabrechnung 2005 im Einzelnen: Lohnsteuer q Neuer Steuertarif q Änderungen bei der betrieblichen Altersversorgung aufgrund des Alterseinkünftegesetzes q Unterscheidung bei Direktversicherungen zwischen Neuzusagen und Altzusagen q Job Ticket q Neue Sachbezugswerte für freie Verpflegung und Unterkunft q Neuer Sachbezugswert für Kantinenessen q Anzeigepflichten bei Drittrabatten q Neue Rechtsprechung zur Dreimonatsfrist bei Dienstreisen q Einsatzwechseltätigkeit von Arbeitnehmern ohne eigenen Hausstand q Neue Rechtsprechung zur Dreimonatsfrist bei Einsatzwechseltätigkeit q Neue Rechtsprechung zur Fünftel-Regelung bei Lohnnachzahlungen q Ausweitung der Bescheinigungspflichten q Elektronische Lohnsteuerbescheinigung q Elektronische Abgabe der Lohnsteuer-Anmeldung q Neue Pauschbeträge bei Auslandsreisekosten

15 46 52 86 91 108 114 126 138 138 159 286 288 295 312

3

Sozialversicherung q q q q q

Zusätzlicher Krankenkassenbeitrag ab 1. Juli 2005 Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung von 0,25% Neue Beitragsbemessungsgrenzen Jahresarbeitsentgeltgrenzen zur Prüfung der Versicherungspflicht Neuer Höchstbetrag für den Arbeitgeberzuschuss zur privaten Krankenversicherung q Senkung der Beiträge für die Lohnfortzahlungsversicherung bei geringfügig Beschäftigten

20 20 21 29 35 201

Sonstiges q Regelarbeitsentgelt bei Altersteilzeit

4

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INHALTSVERZEICHNIS BEISPIEL 1

Arbeitspapiere . . . . . . . Arbeitsvertrag . . . . . . . . Lohnsteuerkarte . . . . . . . Sozialversicherungsausweis .

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11 11 12 13

BEISPIEL 2

Steuerabzugsbeträge und Sozialversicherungsbeitrag Lohnsteuerabzug. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Solidaritätszuschlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kirchensteuer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge . . . . . . . Arbeitnehmeranteil zur SozV in der Niedriglohn-Gleitzone. Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer . . . . . . . .

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15 15 17 19 20 24 25

BEISPIEL 3

Beginn der Beschäftigung und Versicherungspflicht . . . . Anmeldung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Versicherungspflicht in der Kranken- und Pflegeversicherung . . Jahresarbeitsentgeltgrenze – JAEG . . . . . . . . . . . . . . . Keine Krankenversicherungspflicht. . . . . . . . . . . . . . . . Arbeitgeberzuschuss zur Kranken- und Pflegeversicherung . . . Versicherungspflicht in der Renten- und Arbeitslosenversicherung . Scheinselbstständigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lohnabrechnung bei Beginn der Beschäftigung . . . . . . . . .

28 28 29 29 33 34 38 38 39

BEISPIEL 4

Unterbrechung der Beschäftigung ohne Entgeltzahlung Unterbrechungstatbestände . . . . . . . . . . . . . . . . . Meldungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Teillohnzahlungszeitraum . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lohnabrechnung bei Unterbrechung . . . . . . . . . . . . .

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41 41 42 43 44

BEISPIEL 5

Betriebliche Altersversorgung . . Direktzusage . . . . . . . . . . . . Unterstützungskasse . . . . . . . . Pensionskasse . . . . . . . . . . . Pensionsfonds . . . . . . . . . . . Direktversicherung – Neuzusage –. Direktversicherung – Altzusage – .

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46 48 49 50 51 52 55

BEISPIEL 6

Zulagen und Zuschläge, Heimarbeit, Vermögensbildung, Vermögensbeteiligung. . . . . . . . . . Überstundenbezahlung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit Heimarbeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vermögensbildung und Vermögensbeteiligung . . . . . . . . .

61 61 62 69 71

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BEISPIEL 7

Sachbezüge und Aufwendungsersatz . . . . . . . . . . . . . 76 Aufmerksamkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Auslagenersatz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Berufskleidung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Betriebsveranstaltungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Bewirtung von Arbeitnehmern . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte . . . . . . . . . . 85 Fortbildungskosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Freie Verpflegung und Unterkunft . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Freiwillige Unfallversicherung . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Geringwertige Sachbezüge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Kindergartenzuschüsse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Kraftfahrzeugüberlassung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Mahlzeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Personalrabatte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Telearbeitsplatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Telefon-, Internet- und Computernutzung. . . . . . . . . . . . 118 Verpflegungsmehraufwand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Werkzeuggeld. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Wohnungsüberlassung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Zinsersparnisse und Zinszuschüsse . . . . . . . . . . . . . . 123

BEISPIEL 8

Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit, doppelte Haushaltsführung . . . . . . . . . . . . . . . Dienstreisen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fahrtätigkeit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Einsatzwechseltätigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . Doppelte Haushaltsführung . . . . . . . . . . . . . . . . Besteuerung von Verpflegungskostenersatz . . . . . . .

BEISPIEL 9

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125 125 134 135 139 141

Sonstige Bezüge und einmalig gezahltes Arbeitsentgelt . . 143 Steuerabzug und Beiträge von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt in den Monaten Januar bis März. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 Mehrjährige Tätigkeit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Jubiläumszuwendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Lohnsteuerpauschalierung für sonstige Bezüge . . . . . . . . 155 Lohnnachzahlungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

BEISPIEL 10 Vereinbarung von Nettolohn . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 BEISPIEL 11 Rückzahlung von Arbeitslohn . . . . . . . . . . . . . . . . 166 BEISPIEL 12 Urlaub . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 6

BEISPIEL 13 Entgeltfortzahlung bei Krankheit . . . . . . . . . . . . . . . 175 BEISPIEL 14 Feiertagslohn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 BEISPIEL 15 Mutterschutz und Elternzeit. . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 Mutterschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 Elternzeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 BEISPIEL 16 Arbeitsverhinderung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 BEISPIEL 17 Kurzarbeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 BEISPIEL 18 Geringfügige Beschäftigung . . . . Geringfügig entlohnte Beschäftigung . 400 €-Job im Privathaushalt . . . . . Kurzfristige Beschäftigung . . . . . . Kurzzeitige Beschäftigung . . . . . .

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200 200 211 214 222

BEISPIEL 19 Beschäftigung von Rentnern . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 BEISPIEL 20 Auszubildende, Schüler, Praktikanten und Werkstudenten Auszubildende . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Schüler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Praktikanten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Werkstudenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

227 227 229 230 232

BEISPIEL 21 Beschäftigung von Familienangehörigen . . . . . . . . . . 236 BEISPIEL 22 Gesellschafter-Geschäftsführer . . . . . . . . . . . . . . . 241 BEISPIEL 23 Flexible Arbeitszeit, Altersteilzeit und Vorruhestand . Flexible Arbeitszeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Altersteilzeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vorruhestand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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248 248 252 258

BEISPIEL 24 Steuerfreie Auslandstätigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 BEISPIEL 25 Beendigung des Arbeitsverhältnisses . . . . . . . . . . . Kündigung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ausfertigung der Arbeitspapiere . . . . . . . . . . . . . . . Steuerfreie Abfindung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Direktversicherung bei Beendigung des Dienstverhältnisses . Lohnzahlung an ausgeschiedene Arbeitnehmer . . . . . . . Lohnzahlung an Hinterbliebene . . . . . . . . . . . . . . . .

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268 268 270 271 276 277 280

BEISPIEL 26 Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber . . . . 283 BEISPIEL 27 Bescheinigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286 Lohnsteuerbescheinigung – manuell – . . . . . . . . . . . . . 286 7

Lohnsteuerbescheinigung – elektronisch – . . . . . . . . . . . 288 Jahresmeldung für die SozV . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289 BEISPIEL 28 Aufzeichnungspflichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291 BEISPIEL 29 Abführung der Steuerabzugsbeträge, der Sozialversicherungsbeiträge und Umlagen . . . . . . . 295 Lohnsteuer-Anmeldung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 Beitragsnachweis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298 ANLAGE 1

Kirchensteuersätze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

ANLAGE 1a Kirchensteuer bei Lohnsteuerpauschalierung . . . . . . . 301 ANLAGE 2

Meldepflichten bei der Krankenkasse . . . . . . . . . . . . 304

ANLAGE 2a Meldepflichtige Sachverhalte . . . . . . . . . . . . . . . . . 306 ANLAGE 2b Personengruppenschlüssel. . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 ANLAGE 3

Zusammenstellung der zulässigen Lohnsteuerpauschalierungen mit der beitragsrechtlichen Behandlung des pauschalversteuerten Arbeitslohns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

ANLAGE 4

Auslandsreisekosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

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