Mareon Handwerkeranbindung Bestandsdatenmanagement Dokumentation für Wohnungsunternehmen

Mareon Handwerkeranbindung Bestandsdatenmanagement Dokumentation für Wohnungsunternehmen Stand: November 2014

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Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Personen etc. ist rein zufällig. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der Aareon AG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt, verarbeitet oder verbreitet werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln – elektronisch, mechanisch, durch Fotokopieren, Aufzeichnen usw. – dies geschieht. Die aufgeführten tatsächlichen Produktbezeichnungen, Firmennamen und Logos sind zugunsten der jeweiligen Hersteller bzw. Firmen als Marken oder eingetragene Marken geschützt.

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Inhaltsverzeichnis 1 2 3 4 5

Einführung .................................................................................................. 4 Technische Voraussetzungen ...................................................................... 5 Verfahrensbeschreibung ............................................................................. 6 Kurze Prozessdarstellung ............................................................................ 8 Vorschlagsliste zur Bestandsdatenpflege .................................................. 11

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

Bestandsdatenpflege ...........................................................................................................11 Bearbeitungsmöglichkeiten in der Übersichtsliste ..............................................................15 Bestandsdaten neu erfassen ................................................................................................16 Bestandsdaten aktualisieren ................................................................................................18 Bestandsdaten löschen ........................................................................................................20 Bestandsdaten ändern .........................................................................................................22

6

Weiterleitung an das ERP-System ............................................................. 24

6.1

Bestandsdaten weiterleiten .................................................................................................24

7

Gewährleistungsaufträge und Einheitspreisaufträge ................................ 26

7.1 7.2

Gewährleistungsaufträge mit Bestandsdaten .....................................................................26 Einheitspreisaufträge mit Bestandsdaten ............................................................................27

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Einführung Herzlich willkommen bei Mareon! Wir freuen uns, dass Sie sich entschlossen haben, mit unserem Produkt Mareon Bestandsdatenmanagement (BDM) in Verbindung mit Handwerkeranbindung (HWA) zu arbeiten. Mareon Bestandsdatenmanagement ist ein Modul, das die Mareon Handwerkeranbindung dadurch ergänzt, dass dem Handwerker automatisiert bestandsverändernde Informationen aus dem Auftrag bzw. aus den abgerechneten Positionen eines Einheitspreisabkommens angezeigt werden und es bietet die Möglichkeit, mit der Rechnung Angaben zu eingebauten Materialien bzw. allgemeine Informationen für das Wohnungsunternehmen bei Bedarf zu ergänzen. Neben diesen wichtigen Daten wird das Erneuerungsdatum und die damit verbundene Gewährleistung mitgeteilt. Auch eine allgemeine Kommunikation zwischen dem Handwerksbetrieb und dem Wohnungsunternehmen ist vorgesehen. Der Mehrwert der Nutzung des Bestandsdatenmanagements in Mareon liegt auf beiden Seiten. Das Wohnungsunternehmen liefert aufgrund vorhandener Daten dem Handwerksbetrieb in Verbindung mit dem Auftrag die Informationen zum Auftrag, die er braucht, um möglichst effizient die Arbeiten beim Mieter abzuwickeln. Der Handwerker liefert nach der Durchführung der Arbeiten neben der Rechnung die Änderungen zu den übermittelten Bestandsdaten. Diese Dokumentation soll Ihnen helfen, sich in unserem Produkt schnell zurechtzufinden. Da wir unser Produkt stets weiterentwickeln, können Sie die aktuellste Version der Dokumentation jederzeit in elektronischer Form auf unserer Homepage www.mareon.com einsehen, herunterladen oder ausdrucken. Die Dokumentation wird jeweils zur aktuellen Version des Produkts angepasst. Wenn sich eine Frage ergibt, können Sie auch über den Hilfebereich auf unserer Homepage www.mareon.com zusätzliche aktuelle Informationen erhalten. Haben Sie Anregungen oder Wünsche zu unserem Produkt oder dieser Dokumentation, dann senden Sie uns bitte eine E-Mail an [email protected]. Gerne beantwortet Ihnen unsere Kundenbetreuung auch Fragen unter der Telefonnummer 01803 227366600 (0,09 EUR pro Minute aus dem Netz der Deutschen Telekom). Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Arbeiten mit Mareon!

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Technische Voraussetzungen Die jeweils gültigen aktuellen technischen Voraussetzungen finden Sie auf der Mareon-Homepage unter „Hilfe/Support“ > „Allgemein“. Im Rahmen der Weiterentwicklung des Service-Portals Mareon kann es zu technisch bedingten Anpassungen der allgemeinen Systemvoraussetzungen kommen. Aareon wird auf Änderungen der Systemanforderungen auf der Mareon-Homepage (siehe oben) hinweisen.

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Verfahrensbeschreibung Mareon Bestandsdatenmanagement dient der Ergänzung und automatischen Aktualisierung des Inventarhefts im GES-ERP-System nach der Übermittlung der Rechnungen, die beauftragte Handwerksunternehmen über die Mareon Handwerkeranbindung senden. Die hierzu erforderliche Dateneingabe erfolgt direkt nach der Rechnungsstellung des Handwerkers bzw. Lieferanten auf Mareon, wobei der Handwerker eine automatisierte Liste erhält, in der er angeben kann, in welcher Form sich Bauteile/Räume und deren Inventarpositionen bzw. Elemente durch seine Tätigkeiten im Rahmen des Auftrags verändert haben. Für GES-Benutzer gilt: Die Eingabefelder sind dabei mit Daten aus dem Auftrag bzw. der Rechnung vorbelegt. Die daraus resultierende Vorschlagsliste, welche für den Auftraggeber auf Mareon zum Abruf bereit steht, kann anschließend auftrags- oder positionsweise bearbeitet und in das GES-ERP-System übernommen werden. Um einen Auftrag bzw. eine Rechnung für den Handwerker als bestandsverändernd zu kennzeichnen, sind folgende Bedingungen zu erfüllen: Zuschalten der Sopros A101 „Mareon: Bestandsdatenmanagement (IH-Teil inkl. Messaging)“ und A102 „Mareon: Bestandsdatenmanagement (TVP-Teil inkl. Messaging)“ für das GES-ERP-System. Zunächst muss das Wohnungsunternehmen seinen Technischen Verwaltungsplan (TVP) überarbeiten, d h. in GES müssen sämtliche Inventarpositionen (IP) und Leistungsbeschreibungen (LB), die bestandsverändernd sein, sollen mit „J“ gekennzeichnet werden. Anschließend müssen die Verknüpfungen von BT, IP und LB hergestellt werden, da dem Handwerker auf Mareon nur die Kombinationen zur Verfügung stehen, die in GES eine Verknüpfung aufweisen. Die Daten und deren Kombinationen sind dann vollständig durch ein Erstladen der TVPs auf Mareon verfügbar. Änderungen werden im Zwei-Minuten-Rhythmus an Mareon gesendet. Mit dem Sonderprogramm I121 „Merkmale zu IP und zu IH hinterlegen“ besteht die Möglichkeit, Merkmale zu hinterlegen, die bei der Bestandsdatenpflege Berücksichtigung finden können. BDM-Unternehmensschalter auf Mareon setzen. Der Auftrag ohne Kennzeichen „HE“ (keine EPA) wird nur dann von Mareon als bestandsverändernd interpretiert, wenn in mindestens einer Auftragsposition sowohl die Inventarposition als auch die Leistungsbeschreibung entsprechend mit den bestandsverändernden Kennzeichen „J“ gekennzeichnet sind und gleichzeitig eine Verknüpfung BT–IP* und IP*LB* existiert. Ein EPA-Auftrag bzw. eine EPA-Rechnung wird dann das Bestandsdatenmanagement aufrufen, wenn mindestens eine LP der Rechnung als bestandsverändernd gekennzeichnet ist und zu dieser mindestens eine Relation von BTIP* und IP* zu LP* existiert. Mit GES können normale, Einheitspreis- und auch Gewährleistungsaufträge mit Bestandsdatenmanagement abgedeckt werden. Zu beachten sind freie Positionen bei

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Einheitspreisabkommen; hier ist eine manuelle Pflege durch das Wohnungsunternehmen notwendig.

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Kurze Prozessdarstellung Vorgehensweise Vorbereitung für Mareon Bestandsdatenpflege: •

Optimierung Technischer Verwaltungsplan bzw. Technischer Stamm 

Anpassung der Datenstruktur



Qualitätssicherung im Hinblick auf Externe (Handwerker) Kennzeichnung des Technischen Verwaltungsplans bzw. Technischer Stamm

• 

Verknüpfung Technischer Verwaltungsplan mit Inventar/Bauteil bzw. Technischen Stamms mit Räumen/Bereiche/Elemente



Bewertung bestandsrelevanter Inventare bzw. Elemente



Bewertung bestandsverändernder Leistungsbeschreibungen bzw. Einheitspositionen

Sind diese Vorbereitungen abgeschlossen, ist festgelegt, welcher Bestand bei Mareon Bestandsdatenpflege gepflegt werden soll. Dieser kann bei der Beauftragung berücksichtigt werden.

Abb. Auftrag mit Angaben zum Bestand

Die Bestandsdatenpflege wird während der Rechnungsstellung durch den Handwerker bei der Weiterleitung der Rechnung abgefragt. Vorausgesetzt sind die unter Kapitel 3 beschriebenen Verknüpfungen, ohne die eine Rechnung direkt und ohne weitere Abfrage an den Auftraggeber zurückgeschickt wird. Sind Bestandsinformationen vorhanden, öffnet sich ein weiteres Unterfenster als Bestandsdatenliste, die eine Übersicht mit Bestandsinformationen zu den beauftragten Leistungspositionen des Auftrags beinhaltet.

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Die Handwerker sind aufgefordert, die von ihnen durchgeführte Erneuerung bestandsdatenbezogen zu dokumentieren. Die Angaben sind möglichst alle zu überprüfen und ggf. zu korrigieren. Durch eine Unternehmenseinstellung kann eine Weiterleitung erst mit Bearbeitung der einzelnen Positionen ermöglicht oder auch sofort und ohne Veränderung der Positionen zur Verfügung gestellt werden. Die bearbeitete Bestandsdatenliste wird mit dem Button „Rechnungsweiterleitung fertigstellen“ an das Wohnungsunternehmen weitergeleitet. Außerdem fließt die Rechnung in das Rechnungseingangsbuch der Wohnungsunternehmen ein. Die Maske schließt sich und das System geht zurück zur Übersicht der Aufträge und Rechnungen zur Bearbeitung des nächsten Falls.

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Vorschlagsliste zur Bestandsdatenpflege Nachdem die Bestandspflege seitens des Handwerkbetriebs abgeschlossen ist, durchläuft die Mareon-Rechnung den gewohnten Prozess und wird zur Prüfung, Buchung und Bezahlung in das ERP-System weitergeleitet. Die Bestandsdaten selbst jedoch müssen noch vom Sachbearbeiter des Wohnungsunternehmens akzeptiert werden, damit diese in das ERP-System einfließen können. Dabei erfolgt die Freigabe der Bestandsdaten auf Mareon. für das ERP-System bei GES auf Seiten Mareon.

5.1

Bestandsdatenpflege

Um die Freigabe der Bestandsdaten vorzunehmen, benötigen Sie einen Zugang zur Mareon Bestandsdatenpflege. Bitte entnehmen Sie diese Information dem allgemeinen Handbuch oder den Kurzanleitungen zum Thema „Registrierung“, „Unternehmensregistrierung“ und „Mitarbeiterregistrierung“. Es besteht die Möglichkeit, für jeden Sachbearbeiter im Wohnungsunternehmen einen eigenen Benutzer zu hinterlegen. Der Zugang zu Mareon Bestandsdatenpflege für Wohnungsunternehmen erfolgt über den Navigationspunkt „Handwerkeranbindung“ und „Bestandsdatenmanagement“.

Abb. Zugangsmaske Bestandsdatenmanagement für Wohnungsunternehmen

Damit erhalten Sie eine Bestandsdatenmanagement-Vorschlagsliste, die sämtliche bestandsverändernden Inventarpositionen pro Auftrag enthält. Um eine bessere Übersicht in der Bestandsdatenliste zu erhalten, haben Sie die Möglichkeit nach Aufträgen zu filtern, die von einem bestimmten Sachbearbeiter erteilt wurden. Auch bestehen viele Sortiermöglichkeiten, wie beispielsweise nach den Sortierkriterien: 

Auftragsnummer



Bauteil



Erneuerungsdatum



Garantie



Haus



Inventarposition



Mieteinheit



Wirtschaftseinheit

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Die Ansicht kann bei jedem oben gewählten Sortierkriterium noch nach der Sortierrichtung „aufsteigend“ oder „absteigend“ weiter definiert sowie die Anzahl der anzuzeigenden Positionen pro Seite eingegrenzt werden. Das verkürzt die Ladezeiten der Seite. Mittels eines Indikators, der pro Position angezeigt wird, ist sofort zu erkennen, ob der Bestand bereits im Inventarheft existiert.

Diese Position ist neu und somit noch nicht im Bestand erfasst.

Diese Position ist bereits im Bestand erfasst.

Die Liste zeigt auf einen Blick das betroffene Bauteil und die Inventarposition sowie die gelieferte Leistung, eine Beschreibung und die Merkmale der betroffenen Inventarposition. Gleichzeitig erhalten Sie Angaben zum aktuellen Erneuerungsdatum und der Garantielaufzeit. Nun gilt es, die Bestandsdaten für das ERP-System freizugeben und somit endgültig einlaufen zu lassen.

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5.2

Bearbeitungsmöglichkeiten in der Übersichtsliste

Zur Freigabe der Bestandsdateninformationen stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Neu erfassen: Ermöglicht die Aufnahme ins Inventarheft Voraussetzung: Das Inventar ist noch nicht im ERPSystem erfasst.

Aktualisieren:

Aktualisiert einen Inventarhefteintrag; Voraussetzung: Das Inventar (BT-IP-Kombination) ist bereits im ERP-System erfasst.

Löschen: Löscht einen Inventarhefteintrag; Voraussetzung: Das Inventar ist im ERP-System vorhanden und kann gelöscht werden.

Verwerfen: Ermöglicht die Verwerfung einer vom Handwerker vorgeschlagenen Inventarposition.

Wählen Sie dazu die zu bearbeitende Position aus und gestalten Sie mit den oben genannten Möglichkeiten die Weitergabe der Bestandsdaten an das ERP-System. Dabei stellt Ihnen Mareon bereits die entsprechenden pro Position möglichen Funktionen zur Verfügung. Ist also ein Bestand noch nicht erfasst, ist lediglich ein Neuanlegen möglich, nicht jedoch eine Aktualisierung oder Löschung. Dagegen kann jede Position verworfen werden.

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5.3

Bestandsdaten neu erfassen

Die entsprechende Positionszeile der Bestandsdatenliste wird in dem Aktionsfeld markiert und der „Neu erfassen“-Button gedrückt. Es öffnet sich ein Unterfenster zur detaillierten weiteren Bearbeitung dieses Bestands. Die nähere Erläuterung und Bedeutung der einzelnen Daten und Eingabefelder siehe unter Punkt 5.7 Bestandsdaten ändern. Besonderheit „Neu erfassen“: Ist bereits ein Bestand in dieser Inventareinheit vorhanden, wird dieser für ein Hinzufügen der neuen Inventarposition zu einem vorhandenen Bauteil vorgeschlagen. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, ein neues Bauteil samt Inventarposition aufzusetzen und in das ERP-System einfließen zu lassen.

Abb. Übersichtsliste Bestand neu erfassen

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Abb. Detailmaske Bestand neu erfassen

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5.4

Bestandsdaten aktualisieren

Die entsprechende Positionszeile der Bestandsdatenliste wird in dem Aktionsfeld markiert und der Aktualisieren-Button gedrückt. Es öffnet sich ein Unterfenster zur detaillierten weiteren Bearbeitung dieses Bestandsdatums.

Abb. Übersichtsliste Bestand aktualisieren

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Abb. Detailmaske Bestand aktualisieren

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5.5

Bestandsdaten löschen

Die entsprechende Positionszeile der Bestandsdatenliste wird in dem Aktionsfeld markiert und der „Löschen“-Button gedruckt. Es öffnet sich ein Unterfenster, in dem die Löschung aus dem ERP-System noch einmal bestätigt werden muss.

Abb. Übersichtsliste Bestand löschen

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Abb. Detailansicht Bestand löschen

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5.6

Bestandsdaten ändern

Bauteil

Vorbelegt mit dem Bauteil aus der Bestandsliste, LP + BT + IP gehören kombiniert sinnvoll zusammen. Bei normalen Aufträgen und vorhandenem Bestand wird zugleich zum Bauteil auch die vorhandene Bauteilnummer in Klammern angezeigt.

Inventarposition

Vorbelegt mit der Inventarposition aus der Bestandsdatenliste, änderbar, BT + IP gehören kombiniert sinnvoll zusammen. Bei normalen Aufträgen und vorhandenem Bestand wird zugleich zum Inventar auch die vorhandene Inventarnummer in Klammern angezeigt.

Leistung

Beschreibt die ausgeführte Leistung oder Leistungsposition

Beschreibung

Inhalt ist die nähere Beschreibung der Inventarposition

Fabrikat

Fabrikat zur Inventarposition; Abhängig vom Sonderprogramm I121 „Merkmale zu IP und zu IH hinterlegen“

Technische Ausstattung

Dieses Feld ist eine Spezifizierung zur Inventarposition; hier wird genau beschrieben, worum es sich handelt; Mitteilung durch den Handwerker; Abhängig vom Sonderprogramm „I121 Merkmale zu IP und zu IH hinterlegen“

Farbe, Hersteller, Fabrikat

Kundenindividuelle Merkmale mit definierten Werten aus dem ERPSystem.

Erneuerung

Datum der Erneuerung kommt aus dem Leistungsnachweis bzw. Rechnung und ist nicht änderbar

Gewährleistung

Das Gewährleistungsdatum wird automatisch ermittelt durch die Addition einer Gewährleistungsdauer zu Erneuerungsdatum. Die Gewährleistungsdauer kann entweder im Auftragskopf aus dem ERP-System mitgeteilt werden oder wird alternativ aus einer unternehmensindividuellen Voreinstellung in Mareon entnommen. Der Handwerker kann auch zusätzlich ein alternatives Gewährleistungsdatum angeben. Letztlich entscheidet der Sachbearbeiter des Wohnungsunternehmens welches Gewährleistungsdatum übernommen wird und kann auch ein alternatives Gewährleistungsdatum angeben.

Hinweis des Handwerkers

Eingabefeld für individuelle Mitteilung von Handwerkern; diese fließen nicht in das ERP-System ein.

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Abbrechen

Der Bearbeiter gelangt zurück in die Bestandsdatenliste, die Daten sind nicht gespeichert.

Neu erfassen, Aktualisieren, Löschen Die geänderten und eingetragenen Daten werden im ERP-System erneuert, aktualisiert bzw. gelöscht und das System springt zurück in die Bestandsdatenliste. In der Bestandsliste ist die Zeile als bearbeitet gekennzeichnet.

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Weiterleitung an das ERP-System 6.1

Bestandsdaten weiterleiten

Sobald eine Position bearbeitet ist, steht der Button „Bearbeitete Aufträge senden“ zur Verfügung, der die bearbeiteten Inventaränderungsvorschläge an das ERP-System weiterleitet. Eine Meldung bestätigt die Versendung.

Die Weiterleitung bezieht sich nur auf bearbeitete Inventaränderungsvorschläge, die sich auf der momentan dargestellten Seite befinden. Aus der Bestandsdatenliste ist anhand der Symbole zu erkennen, ob eine Position neu eingefügt, aktualisiert oder gelöscht wird:

Diese Position wird in das Inventarheft neu eingefügt. Diese Position wird in dem Inventarheft aktualisiert. Diese Position wird aus dem Inventarheft gelöscht.

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Abb. Übersichtsliste Senden bearbeiteter Aufträge

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Gewährleistungsaufträge und Einheitspreisaufträge 7.1

Gewährleistungsaufträge mit Bestandsdaten

In der Mareon Auftragsübersicht sind Gewährleistungsfälle neben der Auftragsnummer mit einem eigenen Symbol versehen . Sind die Arbeiten durchgeführt, teilt der Handwerker dem Wohnungsunternehmen die Ausführung mit, indem er den Auftrag als „ausgeführt“ kennzeichnet und bei einer Bestandsveränderung in einem Unterfenster nähere Angaben zum Bestand vornimmt. Hier kann angegeben werden, ob ein Inventar erneuert oder lediglich eine Reparatur vorgenommen wurde, was sich im Erneuerungs- bzw. Gewährleistungsdatum auswirkt. Auch in der Vorschlagsliste zur Bestandsdatenpflege sind Gewährleistungsaufträge mit einem gekennzeichnet.

Abb. Übersichtsliste Gewährleistungsauftrag

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7.2

Einheitspreisaufträge mit Bestandsdaten

Hier sind die abgerechneten Leistungspositionen für das Bestandsdatenmanagement ausschlaggebend. Eine Kennzeichnung weist Auftrage mit Einheitspreisabkommen mit dem Symbol

aus.

Die Symbole zeigen an, ob der Bestand bereits vorliegt oder neu aufgenommen werden muss. Zu beachten sind freie Positionen bei Einheitspreisabkommen; hier ist eine manuelle Pflege durch das Wohnungsunternehmen notwendig.

Abb. Übersichtsliste Einheitspreisabkommen

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