Management Information Design DAMIT BERICHTE ETWAS BERICHTEN Rolf Hichert

Management Information Design

DAMIT BERICHTE ETWAS BERICHTEN Rolf Hichert

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Inhaltsverzeichnis

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Zum Thema

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MANAGEMENTBERICHTE UND PRÄSENTATIONEN

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FORMEN DER GESCHÄFTSKOMMUNIKATION Managementberichte PRÄSENTATIONEN

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regeln für BERICHTE UND PRÄSENTATIONEN: 'success' say – botschaft verfassen unify – inhalt VEREINHEITLICHEN condense – information verdichten CHECK – RICHTIGKEIT VERLANGEN ENABLE – Konzept umsetzen Simplify – darstellung vereinfachen structure – strukturen verdeutlichen

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OBJEKTE VON BERICHTEN UND PRÄSENTATIONEN Diagramme TABELLEN TEXTE GRAFIKEN Andere objekte

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anwendungsbeispiele

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Literatur Kontakt

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Zum Thema

Managementberichte und Geschäftspräsentationen sind – neben persönlichen Gesprächen – wichtige Medien für die Vermittlung der von Führungskräften gewünschten Informationen. Wenn aber einerseits viele Berichtsersteller beklagen, dass ihre Berichte nicht die gewünschte Aufmerksamkeit erlangen, und andererseits viele Berichtsempfänger sagen, dass sie die erhaltenen Berichte gar nicht lesen, sollte dies Besorgnis auslösen. Ähnliches kann man bei Geschäftspräsentationen beklagen. Die heute leider häufig gleichzusetzen sind mit: „Ich zeige Euch meine PowerPoints...”. Dies bedeutet, dass im Hintergrund des Präsentierenden eine Art Film abläuft, in dem mehr oder weniger synchron zum Vortrag Auflistungen, Texte und nicht immer sprechende Bilder gezeigt werden. Bei dieser „PowerPoint-Kultur” sind die Zuhörer meistens froh, wenn die Vortragenden ankündigen, dass sie nun zum Schluss kämen. Zugaben gibt es hier selten, und in der PowerPoint-Kultur bedankt sich nicht das Publikum für das Gelernte, sondern der Referent bedankt sich bezeichnenderweise für die Aufmerksamkeit... Folgende Ansätze können zu Verbesserungen an diesem wenig erfreulichen Zustand führen: +Antworten: Berichtsersteller und Präsentierende sollten die Fragen ihrer Leser oder Zuhörer kennen. „Wenn die Geschäftsführung sagen würde, was sie interessiert, würden wir das schon beantworten“, wird häufig geäußert. Berichte und Präsentationen sollten Antworten sein auf die von den Empfängern gestellten Fragen – sie werden kaum erfolgreich sein, wenn diese Fragen nicht bekannt sind. +Botschaften: Berichte sollten eine Sachlage darlegen, erklären und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen. Präsentationen sind dann erfolgreich, wenn die Vortragenden mit der Präsentation ihr Ziel erreicht haben – nämlich die von ihnen gewünschten nächsten Schritte nach der Präsentation. +Regeln: Berichte und Präsentationen sollten Regeln wie eine einheitliche Notation, hohe Informationsdichte und klare Botschaften befolgen. Vor diesem Hintergrund wird auf die beiden hier behandelten Formen der Geschäftskommunikation Managementberichte und Präsentationen näher eingegangen, und es werden deren inhaltliche Objekte, Diagramme, Tabellen und Texte diskutiert. Es werden allgemeine Empfehlungen ausgesprochen, die sich in der Praxis bewährt haben. Rolf Hichert

MANAGEMENTBERICHTE UND PRÄSENTATIONEN

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Erfahrungen aus drei Jahren Inhouse-Seminaren

Nachfolgend soll in Stichworten auf praktische Erfahrungen im Zusammenhang mit der Erstellung von Managementberichten und Präsentationen eingegangen werden, gegliedert nach (1) schriftlicher und (2) mündlicher Kommunikation, (3) Kommunikationsregeln und (4) Werkeuge.

1 SCHRIFTLICHE KOMMUNIKATION Bei der schriftlichen Informationsvermittlung lassen sich formelle und informelle Ausprägungen unterscheiden. 1.1 Formelle schriftliche Kommunikation Als formelle schriftliche Kommunikation sollen hier Berichte mit vorgegebener und wiederholt angewendeter Struktur wie + Geschäftsberichte (Annual Reports, Quarterly Reports) + Monatsberichte, Quartalsberichte + Projektberichte, Projektstatusberichte + Entscheidungsvorlagen, Tischvorlagen + Protokolle + Berichte in Webportalen, Intranet verstanden werden. Interne Berichte an Führungskräfte werden hier als Managementberichte bezeichnet. Die klassische Form der Papierberichte besteht auch heute noch in unveränderter Form, wird aber in vielen Bereichen zunehmend durch elektronische Medien ersetzt. Der Erstellung von formellen Berichten wird oft großer Aufwand gewidmet, da sie meistens nicht nur Informations-, sondern auch Dokumentationscharakter haben. Typische Managementberichte haben einen Umfang von 5 bis 50 A4-Seiten, es gibt aber auch Berichte mit 100 und mehr Seiten. Eine besonders negative Entwicklung sind die so genannten PowerPoint-Berichte, bei denen einige Seiten „PowerPoint” ausgedruckt und geheftet werden: Geringe Informationsdichte, keine vollständigen Sätze, Auflistungen (Bullets) statt Argumentationen und „Rauschen” durch falsch verstandenes Corporate Design führen zu schlechten Ergebnissen. 1.2 Informelle schriftliche Kommunikation Als informelle schriftliche Kommunikation sollen hier Schriftstücke verstanden werden, die aus der Situation heraus (ad hoc) geschrieben werden. Sie unterliegen weniger den formellen Regelungen wie dies bei den oben genannten Managementberichten der Fall ist. Hierzu kann man Ausprägungen wie

den formellen Berichten. Dieses Thema wird hier nur am Rande behandelt.

2 MÜNDLICHE KOMMUNIKATION Mündliche Informationsvermittlung kann man in ähnlicher Weise wie oben in eine formelle und in eine informelle Art einteilen: Präsentationen und Gespräche. 2.1 Formelle mündliche Kommunikation (Präsentationen) Als formelle mündliche Kommunikation sollen hier Präsentationen verstanden werden, die sich dadurch auszeichnen, dass sich die Vortragenden eine gewisse Zeit vorbereitet haben, ein meist größeres Publikum anwesend ist und Unterbrechungen nur durch Zwischenfragen entstehen. Typische Präsentationen in diesem Sinne betreffen Situationen wie + Stand und geplante Entwicklungen bei Projekten + Vorstellung und Interpretation aktueller Finanzzahlen + Vortrag des Managements zur Geschäftslage + Entscheidungsvorbereitung für große Investitionen + Monatliche Zusammenfassung des Controllers + Schulungen Der klassische Vortrag – allenfalls unterstützt durch Tageslichtprojektor, Tafelanschrieb und Flipcharts – ist heute in fast allen Fällen durch so genannte Powerpoint-Präsentationen ersetzt worden: Hier läuft hinter den Referenten eine Art Film ab, bei dem die Referenten die einzelnen Bilder erklären. Es sollte aber nicht so sein, dass die Referenten ihre Bilder erkären, sondern die Bilder sollten helfen, die Referenten besser zu verstehen. Es ist in der „PowerPoint-Kultur“ häufig nicht so, dass ein Bild „mehr als tausend Worte“ sagt, sondern es werden viele Worte benutzt, um ein Bild zu erklären. Ich will hier nicht die vielen sinnvollen Produkteigenschaften von PowerPoint kritisieren, sondern die ungeschickte praktische Nutzung dieses Werkzeugs. Eine leider weit verbreitete Praxis ist es, dass die an der Leinwand gezeigten Schaubilder in gleicher Form auch als Tischvorlage verteilt werden: Dadurch wird die Textlastigkeit bei den an der Wand gezeigten Schaubildern oft zu groß, gleichzeitig sind die Texte für das spätere Nachvollziehen des Gesagten zu knapp, weil keine vollständigen Sätze vorhanden sind.

+ E-Mails + Memos + Notizen + Posts in Web-Portalen und Intranet

2.2 Informelle mündliche Kommunikation (Gespräche) Als informelle mündliche Kommunikation sollen hier alle Formen von Gesprächen mit ad-hoc-Charakter verstanden werden. Hierzu gehören vor allem

zählen. Vielfach werden formelle Berichte an informelle Schriftstücke angehängt: Als Papieranhang zu einem Memo oder als pdf-Datei zu einer E-Mail-Nachricht. Informellen Schriftstücken wird im Einzelfall weitaus weniger Aufmerksamkeit als den formellen Berichten gewidmet, der dafür insgesamt benötigte Zeitaufwand ist infolge ihrer großen Anzahl aber mindestens gleich groß wie bei

+ Telefonate (aktiv, passiv) + Allgemeine Fachgespräche + Diskussionsbeiträge in Gesprächsrunden Dieses Thema wird hier nicht weiter behandelt.

MANAGEMENTBERICHTE UND PRÄSENTATIONEN

3 KOMMUNIKATIONSREGELN Es ist für eine erfolgreiche Geschäftskommunikation in Form von Berichten und Präsentationen hilfreich, wenn die folgende grundlegenden Regeln befolgt werden. 3.1 Botschaft im Mittelpunkt Wenn man nicht sagt, was man zu sagen hat, wird man auch nicht verstanden. Diese scheinbar selbstverständliche Regel wird in der praktischen Geschäftskommunikation oft vernachlässigt. Hierzu gehören folgende Aspekte: + Die Botschaft sollte die Antwort sein auf die von den Lesenden oder Zuhörenden gestellten Fragen. Deshalb müssen die Berichtenden wissen, was die Leser oder Zuhörer brennend interessiert. + Jedes Schaubild erhält nicht nur einen Titel, sondern auch eine Botschaft in Form eines Aussagesatzes. + Jede Textpassage beginnt mit einer Zusammenfassung der Bot schaft, nämlich der wichtigsten Aussage oder der wichtigsten Erkenntnis. + Jeder Bericht beginnt mit einer Zusammenfassung der Empfeh lungen, Entscheidungsvorlagen oder wichtigsten Erkenntnissen. + Auch eine umfangreichere Präsentation sollte sich in einem Satz zusammen fassen lassen. + Botschaften sind immer ganze Sätze, sie können Feststellungen, Erklärungen, Warnungen oder Empfehlungen sein. Diese erste Regel ist besonders wichtig: Berichte sollten etwas zu berichten haben, sonst sollte man sie als Datenauswertung, Statistik oder Zahlenübersicht bezeichnen. 3.2 Notation und Bedeutung Die Informationsaufnahme beim Hören und Lesen kann deutlich beschleunigt und erleichtert werden, wenn eine einheitliche Notation wie bei Landkarten, Notenblättern oder technischen Zeichnungen verwendet wird. Jedes Berichtsobjekt – und das gilt nicht nur für Diagramme – sollte mit einer einheitlichen Bedeutung verwendet werden. Dies betrifft nicht nur Farben und Formen, sondern auch Schriften, Rahmen, Ränder, Hintergründe, Symbole usw. Hierzu gehören folgende Empfehlungen: + Farben vermitteln starke visuelle Eindrücke, sie dürfen aber nur dann eingesetzt werden, wenn sie im Einzelfall eine klare Bedeu tung haben. Wenn Farben auch für dekorative Zwecke verwendet werden, wird dadurch ihre Wirksamkeit deutlich reduziert. + Für Formen, Muster, Ränder, Schriften, Absätze und ähnliche typische Stilelemente gilt die Regel, was gleich aussieht, auch die gleiche Bedeutung haben sollte. Umgekehrt sollte all das, was die gleiche Bedeutung hat, auch gleich aussehen. + Eine einheitliche Notation sollte möglichst in den Berichtsobjekten Text, Tabellen und Diagramme in ähnlicher Weise verwendet werden: Das heisst, dass beispielsweise ein abgerundeter Rahmen bei den Diagrammen wie auch bei den Tabellen und Textpassagen die gleiche Bedeutung hat.

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3.3 Informationsdichte für besseres Verständnis Darstellungen wie Diagramme und Bilder sind besser zu verstehen, wenn sie in hoher Informationsdichte präsentiert werden; aber selbstverständlich müssen sie auch dann noch gut erkennbar und lesbar bleiben. Es ist nicht richtig, dass man komplexe Dinge besser versteht, wenn sie in stark vereinfachter Form – was meistens mit geringer Informationsdichte einhergeht – dargestellt werden. Hierzu gehören folgende Empfehlungen: + Auf viele der heute in Berichten und Präsentationen verwendeten „Business Charts“ kann verzichtet werden, weil sie nur Banali täten dekorieren (Beispiel: Der Hinweis, man hätte beim Umsatz einen Exportanteil von x Prozent muss nicht durch ein Kreisdia gramm visualisiert werden). + Wenn auf einem Bild dagegen hunderte von Zahlen visualisiert werden, wenn es Tatbestände in zwei und mehr Dimensionen aufzeigt, wenn es Erklärungen oder Beweise zeigt – dann ist ein Bild richtig eingesetzt. + Bilder sind dafür da, komplexe Tatbestände zu vermitteln, die man nicht ohne weiteres durch Hören oder Lesen verstehen kann. + Vor allem bei den typischen PowerPoint-Schaubildern liegt oft eine geringe Informationsdichte vor (wenn man einmal von den Textschaubildern und Tabellen absieht, die aber in Präsenta tionen möglichst nicht verwendet werden sollten). Es ist teilweise möglich, den Informationsgehalt von zehn oder mehr Power Point-Bildern auf einer einzigen A4-Seite Fließtext zusammen zu fassen. + Falsch verstandenes Corporate Design verhindert häufig eine hohe Informationsdichte, weil ein großer Teil der zur Verfügung stehenden Druck- oder Präsentationsfläche für redundante und dekorative Darstellungen verwendet wird, wozu auch ein übergroßes Logo zählt.

4 KOMMUnikationsWERKZEUGE Bei der Geschäftskommunikation – insbesondere bei den Berichten – werden heute unterschiedliche Werkzeuge eingesetzt, auf deren Vor- und Nachteile kurz eingegangen werden soll. Hierbei soll der Fokus nicht bei der Datenextraktion und -aufbereitung liegen, sondern bei der visuellen Gestaltung der Ergebnisse. 4.1 Excel Microsoft Excel ist heute das Standardwerkzeug im Berichtswesen, mit dem intensiv und mit dem fast überall gearbeitet wird. Sowohl bei der Verarbeitung der Daten in Tabellen- als auch Diagrammform hat Excel eine sehr große praktische Bedeutung. + Excel sollte bei umfangreichen Managementberichten möglichst nicht für die Datenhaltung, sondern nur als Oberflächen- und Schnittstellenwerkzeug verwendet werden. + Mit Hilfe von fertig anwendbaren „Templates“ für Dia gramme, Tabellen und vollständige Berichtseiten ist es möglich, eine einheitliche Notation durchzusetzen.

MANAGEMENTBERICHTE UND PRÄSENTATIONEN

+ Excel ist bei vielen Business Intelligence- und Data-Warehouse Anwendungen das Frontend erster Wahl. 4.2 PowerPoint Microsoft PowerPoint ist das bei Präsentationen verwendete Standardwerkzeug. Vielfach wird die eigentliche Präsentation (Vortrag) mit den dabei verwendeten PowerPoint-Schaubildern gleich gesetzt, was natürlich Unfug ist: Der Vortrag soll dazu dienen, durch die Fachkompetenz, das Ansehen und die Glaubwürdigkeit der Referierenden die gewünschten Veränderungen durchzusetzen. Die gezeigten Schaubilder („PowerPoints“) können nie die Referierenden ersetzen, sie können allenfalls bei komplexen und verbal nicht einfach zu kommunizierenden Themen eine visuelle Hilfestellung bieten. + Wenn das Produkt PowerPoint als „Träger“ für Bilder oder Filme eingesetzt wird, ist dagegen nichts einzuwenden. Wenn aber der Vortrag darin besteht, dass PowerPoint-Bilder nacheinander vor gelesen oder erklärt werden, PowerPoint sozusagen als öffentli cher Spickzettel verwendet wird, dann ist dies für die Zuhörenden eine Zumutung, und man muss dies als „lästige PowerPoint-Kul tur“ bezeichnen. + Vielfach bestehen die Tischvorlagen (Handouts) aus Kopien der Schaubilder, die die Referierenden an der Leinwand zeigen. Dies führt zu den oben genannten Problemen: zu viel Text an der Leinwand, zu wenig Text, um die Tischvorlagen ohne Vortrag zu verstehen. + Es ist zweckmäßig, bei sich wiederholenden Präsentationen mit gleicher Struktur aber verändertem Datenmaterial, möglichst alle Inhalte in Excel zu pflegen und lediglich diese Excel-Tabellen oder -Diagramme mit den einzelnen Powerpoint-Bildern zu ver knüpfen. (Bei Anwendung einiger Tricks kann man fast alle Po werPoint-Darstellungen mit Hilfe von Excel realisieren.) 4.3 Word Microsoft Word ist das Standardwerkzeug bei schriftlichen Berichten. MS-Word ist sehr weit verbreitet und bietet alle für Managementberichte benötigte Funktionen. MS-Word (oder ein anderes Textverarbeitungssystem) ist das geeignete Werkzeug zur Berichterstellung, denn Berichte sollten in erster Linie aus Text bestehen. + Leider werden zunehmend schriftliche Berichte auch mit PowerPoint erstellt, was zu voluminösen Dokumenten führt (ganz zu schweigen von der fehlenden Übersicht, unvollständigen Sätzen und vieler Auflistungen). + Die Verknüpfung von Excel-Tabellen und -Diagrammen sowie PowerPoint-Bildern mit Word ist bei neueren Versionen recht stabil und bietet brauchbare Integrationsmöglichkeiten. 4.4 Spezialwerkzeuge Als Spezialwerkzeuge sollen alle Produkte bezeichnet werden, die speziell für das Berichtswesen entwickelt wurde. Hierzu zählen BIWerkzeuge oder Management-Informationssysteme wie Cognos,

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Bissantz, Cubeware oder Business Objects, Berichtssysteme wie Crystal Report und Content Management-Systeme wie ez-publish. Auf diese Kommunikationswerkzeuge wird hier nur am Rande eingegangen. Viele der nachfolgend gezeigten Schaubilder – nicht nur diejenigen mit Zahlendarstellungen – wurden mit Hilfe von Excel erstellt und dann mit PowerPoint verknüpft. Einige davon können bei excel.hichert.com herunter geladen werden.

FORMEN DER GESCHÄFTSKOMMUNIKATION Die hier diskutierten Kommunikationsformen sind vor allem Managementberichte und Geschäftspräsentationen, aber die genannten Empfehlungen sind auch für andere Kommunikationsformen wie E-Mail, Sitzungsprotokolle, Angebote oder Entscheidungsvorlagen anwendbar. Managementberichte sind schriftliche Dokumente, im Idealfall in A4-Hochformat. Der Text wird – wie in einem Fachbuch – bei Bedarf von Tabellen, Diagrammen und Grafiken unterbrochen. Diese Berichtsobjekte haben einen verständlichen Titel und möglichst eine klare Botschaft, sie sind durchnummeriert und werden einzeln im Text erwähnt. Heute werden vielfach Datensammlungen in Form von Tabellen und Diagrammen – oftmals in PowerPoint-Format und den bereits erwähnten PowerPoint-Nachteilen – bereits als Managementberichte bezeichnet. Ein Bericht sollte aber etwas berichten, und dies ist in der Regel nur mit ganzen Sätzen möglich. Auflistungen, Tabellen und Diagramme allein sind dafür nicht ausreichend. Geschäftspräsentationen Formelle Vorträge mit dem Ziel, bestimmte fachliche Inhalte zu vermitteln, Entscheidungen vorzubereiten oder auch Produktvorteile darzulegen, sollen als Geschäftspräsentationen bezeichnet werden. Wenn es erforderlich ist, kann eine derartige Präsentation durch das Zeigen von Schaubildern (meistens in Form von PowerPoint, aber auch Exponate oder FlipchartBlätter sind hier anwendbar) unterstützt werden. Wichtig bei einer Präsentation ist die klare Botschaft der Referierenden und ihr Ziel, dass nach der Präsentation auch etwas „passiert“. Dies kann beispielsweise ein Kaufentscheid, eine Einstellungsänderung der Zuhörenden oder eine Projektfreigabe sein. Viele PowerPoint-Präsentationen werden diesen Anforderungen nicht gerecht. Um es überspitzt zu sagen: Die Einstellung „ich zeige Euch meine meine Bilder“ führt in der Regel nicht zu einer erfolgreichen Präsentation. Viele Unternehmen wären gut beraten, wenn sie die Unkultur von PowerPoint-Präsentationen zugunsten gut strukturierter und klar formulierter Berichte eindämmen würden. Statistiken, Datenaufbereitungen Neben den (schriftlichen) Managementberichten und den (mündlichen) Präsentationen ist bei der heutigen Geschäftskommunikation noch eine dritte Form zu unterscheiden, die hier als Statistik oder Datenaufbereitung bezeichnet werden soll. Im Gegensatz zu Managementberichten und Präsentationen geht es hier nicht darum, gewisse Botschaften an Zielgruppen zu vermitteln. Es handelt sich bei diesen Statistiken um einzelne Analysen in Tabellen- oder Diagrammform sowie um allgemeine Datenzusammenstellungen in tabellarischer oder grafischer Art ohne eine spezielle Botschaft, meistens auch ohne erklärenden Text oder Interpretation. Diese Statistiken sind strukturierte Datensammlungen mit dem Ziel, bestimmte Fragestellungen zu beantworten. Während gute Managementberichte und Präsentationen die Leser und Zuhörer gezielt ansprechen, verlangen diese Statistiken die aktive Mitarbeit der Leser, die sich selbstständig durch das angebotene Datenmaterial arbeiten müssen. Formen der Geschäftskommunikation

Managementberichte Berichte sollen etwas berichten

Managementberichte sind von Fachkräften erstellte schriftliche Zusammenfassungen meist quantitativer Daten in vorgegebener Struktur – beispielsweise Geschäftsberichte, Monatsberichte und Projektberichte. Folgende Aspekte sind hier von besonderer Bedeutung: +Gliederung: Eine übersichtliche Gliederung eines Managementberichts ist entscheidend für das Verständnis. Wenn ein Bericht schwer verständlich ist, so liegt es häufiger an einer unübersichtlichen Gliederung als am vielfach bemängelten zu großen Umfang. +Seitentypen: Bei einem übersichtlichen Berichtskonzept werden vorgegebene Seitentypen unterschieden, auf denen die unten genannten Berichtsobjekte in standardisierter Form angeordnet sind. Neben den Seitenypen mit fachlichem Inhalt gibt es weitere Seitentypen wie Titelblatt, Inhaltsverzeichnis und Zusammenfassung (Management Summary). +Berichtsobjekte: Die wichtigsten Objekte von Managementberichten sind Texte, Diagramme und Tabellen. Daneben gibt es auch Grafiken, Landkarten und Fotos. Aber auch andere Objekte wie Seitenzahlen, Raster und Symbole sind zu berücksichtigen.

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Formen der Geschäftskommunikation

PRÄSENTATIONEN

Mit Hilfe von Präsentationen sollen Botschaften vermittelt werden Als Präsentation soll die formelle mündliche Kommunikation verstanden werden, die sich dadurch auszeichnet, dass die Vortragenden ihre vorbereitete Botschaft einem meist größeren Publikum vorstellen – allenfalls unterbrochen durch Zwischenfragen. Bei typischen Präsentationen wird beispielsweise der aktuelle Projektstand vorgestellt oder die monatliche Geschäftslage erläutert. Auch viele Schulungen und Seminarvorträge sind in diesem Sinne Präsentationen. An einer Präsentation teilzunehmen heisst vor allem Zuhören. Diese Kommunikationsform lebt vor allem vom Vertrauen in die Referierenden, da dem gehörten Wort mehr Vertrauen entgegengebracht wird als dem gelesenen. Viele in der betrieblichen Praxis gehaltenen „Präsentationen” könnten vermieden werden, wenn die Vortragenden stattdessen „richtige Berichte” schreiben und verteilen würden. Folgende Aspekte einer Präsentation sollten beachtet werden: +Einleitung: Zur Einleitung einer Präsentation gehören Punkte wie die Darlegung der Ausgangssituation, die Herausarbeitung der Problemstellung und die Nennung der mit Hilfe der Botschaft zu beantwortenden Frage. Die Einleitung dient dazu, die Zuhörer auf die Bedeutung der zu vermittelnden Botschaft vorzubereiten. +Botschaft: Im Mittelpunkt einer Präsentation steht ihre Botschaft: Der Vortrag wird gehalten, um gerade diese Botschaft zu beweisen oder zumindest glaubhaft zu machen. Präsentationen ohne Botschaft sind kaum verständlich. (Der Hinweis „...ich muss ja das Management informieren” ist in diesem Sinne keine Botschaft, sondern eine Selbstverständlichkeit.) +Storyline: Entscheidend für den Erfolg einer Präsentation ist ihr fachlich-fundierter Inhalt als glaubhafte Antwort auf die beim Publikum bestehende Frage. Hierbei bietet das Prinzip des „pyramidalen“ Denkens von Barbara Minto eine wesentliche Hilfe, um die zu vermittelnde Botschaft zu beweisen oder zumindest plausibel zu machen. +Nächste Schritte: Ziel der Präsentation ist es, dass nach der Präsentation die von den Vortragenden gewünschten nächsten Schritte eingeschlagen werden. +Schaubilder: „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte” ist ein geflügeltes Wort, das leider viele Vortragenden nicht beachten, ganz im Gegenteil: Sie benötigen viele Worte, um ihre Bilder zu erklären. Bilder sollen Dinge zeigen, die durch Worte nicht oder nur sehr schwer auszudrücken sind. Textschaubilder und Auflistungen sollten nicht an die Leinwand geworfen werden, sie gehören als ausformulierter Langtext in die Tischvorlage.

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FORmeN DeR GeSChÄFTSKOmmuNIKaTION

PRÄSeNTaTIONeN

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PowerPoint Die Herausforderung besteht darin, trotz PowerPoint gute Präsentationen zu halten (Wir veranstalten hierzu ein Tagesseminar mit dem Titel: Haben Sie Powerpoints oder haben Sie etwas zu sagen...)

Form vermittelt werden können. Es ist ein Irrtum zu glauben, dass mit den heute vielfach verwendeten mehr vom Corporate Design als vom Inhalt getragenen Unternehmens-Präsentationen (in Form von PowerPoint) ein einheitlicher Firmenauftritt vermittelt werden kann. Wenn hier nämlich die zu erzählende Geschichte unklar bleibt, wenn die gezeigten Schaubilder keine Botschaften vermitteln bzw. die genannten Botschaften nicht unterstützen, so wird der Präsentationserfolg ausschließlich von den einzelnen Vortragenden abhängen: Jeder Vortragende wird das zu den einzelnen Schaubildern erzählen, was ihm dazu einfällt bzw. was er meint berichten zu müssen. Aber gerade dies soll ja durch standardisierte Unternehmens- und Produktpräsentationen vermieden werden. Einziger Ausweg hierbei ist und bleibt ein ausformulierter Langtext, den die Referierenden vorzutragen haben.

Der unbedachte „begleitende” Einsatz von PowerPoint-Schaubildern bei einer Präsentation ist ein häufiger Grund für den Misserfolg eines Vortrags: Die „Doppelnutzung” der Zuhörenden lässt sie den roten Faden und damit die Lust am Zuhören verlieren. Daneben sind der fehlende Spannungsbogen in der Einleitung (Situation, Komplikation, Frage) und eine nicht vorhandene oder nicht erkennbare „Storyline” weitere Gründe dafür, dass viele Firmen- und Projektpräsentationen schlichtweg langweilig sind. Eine gute Geschäftspräsentation lebt neben dem „Content” vor allem von der Glaubwürdigkeit der Vortragenden. Eine verständliche Geschichte, glaubhaft vorgetragene Argumente im Rahmen einer durchdachten „Pyramide” sind sehr wichtig für den Erfolg – vor allem bei weniger geübten Referierenden. Ein klares Präsentationskonzept, das vom Inhalt – und nicht vom Layout – getragen wird, ist der Schlüssel für den Erfolg. Nur so ist es möglich, dass Firmen- oder Produktpräsentationen von einer großen Zahl von Personen eines Unternehmens in einheitlicher und professioneller

Zur Vertiefung dieses Abschnitts siehe die Arbeiten von Barbara Minto und Gene Zelazny. Es geht hier um die folgenden Themen: +Einleitung mit Situation, Komplikation und Frage +Storyline mit deduktiver oder induktiver Argumentation +„Pyramidaler“ Aufbau der zu vermittelnden Gedanken +Aussagen, logischer Aufbau +Nächste Schritte

Der pyramidale Aufbau einer Präsentation ist der Schlüssel für besseres Verständnis Beispiel: Präsentationsaufbau Situation: Die Unternehmenssteuerung ist wichtig Komplikation: Die Anforderungen haben sich geändert, und es werden deshalb neue Lösungen benötigt

ANTWORT SIM ist ein geeigneter Partner für zukunftsweisende Lösungen der Unternehmenssteuerung

Frage: Wer ist ein geeigneter Partner für die Lösung dieser neuen Anforderungen? SIM hat die richtige Softwarelösung

SIM hat die geeigneten Service-Konzepte

SIM hat viele Kunden und gute Referenzen

SIM hat ein gesundes Unternehmen

SIM basieren auf modernsten Technologien

mit Branchenerfahrung

in der gleichen Branche

SIM hat rund 500 Mitarbeiter

darauf aufbauende Lösungen sind individuell skalierbar

mit Projektmanagementerfahrung

im gleichen Funktionsbereich

SIM hat mehr als tausend Kunden

darauf aufbauende Lösungen lassen sich schnell implementieren

mit Produkterfahrung

internationale Referenzen

Der Umsatz in den letzten Quartalen stieg kontinuierlich

mit Integrationserfahrung

Die Erfolgsaussichten sind sehr gut

Logischer Aufbau einer Vertriebspräsentation auf der Basis des Pyramidenprinzips von Barbara Minto (Beispiel)

Die Vortragenden sollten sich im Klaren darüber sein, was das Ziel ihrer Präsentation ist – es ist das, was die ZuhörerInnen nach der Präsentation tun oder denken sollen. Hier sind sechs Beispiele für denkbare 'nächste Schritte' im Anschluss an die Präsentation genannt: Nächste Schritte +1: Wir können bei Ihnen eine kostenlose Demo-Version installieren +2: Wir bieten Ihnen ein Vertiefungsgespräch mit Ihrem IT-Leiter und der Geschäftsführung an +3: Wir stellen Ihnen ein Angebot zum weiteren Vorgehen zur Verfügung +4: Wir senden Ihnen unsere Preisliste +5: Wir laden Sie zu unserem Einführungsseminar ein +6: Wir nennen Ihnen den geeigneten Partner in Ihrer Nähe

REGELN FÜR BERICHTE UND PRÄSENTATIONEN: 'SUCCESS' Erfolgreiche Geschäftskommunikation basiert auf verbindlichen Regeln, hier ist weder Kreativität bei der verbalen Ausdrucksweise noch bei der visuellen Gestaltung gefragt – stattdessen geht es um konsequente Standardisierung und Reduzierung auf das Wesentliche. Die folgenden Empfehlungen werden nachfolgend näher erläutert.

SAY KLARE BOTSCHAFT VERMITTELN UNIFY EINHEITLICHE NOTATION VERWENDEN CONDENSE HOHE INFORMATIONSDICHTE BIETEN CHECK QUALITÄT SICHERSTELLEN ENABLE KONZEPT UMSETZEN SIMPLIFY DARSTELLUNG VEREINFACHEN STRUCTURE STRUKTUREN VERDEUTLICHEN say – botschaft verfassen Sagen was zu sagen ist Neben der eigentlichen Botschaft werden hier auch deren Hervorhebung in Bild oder Text sowie Titel und Kommentare verstanden: +Botschaft: Die als Satz formulierte Botschaft steht im Mittelpunkt der Geschäftskommunikation. Wenn sie fehlt, wird nichts berichtet, und man könnte auch von einer automatisch herstellbaren Statistik sprechen. Botschaften sollten so formuliert sein, dass mit ihrer Hilfe der dargestellte Inhalt auf seine Richtigkeit hin überprüft werden kann. Banale Feststellungen als Überschriften zu Schaubildern wie „Unser Exportanteil beträgt 35%” sind wenig hilfreich. Botschaften sollten möglichst nicht nur Feststellungen, sondern Erklärungen oder auch Empfehlungen sein. +Hervorhebung: Die als Aussagesatz formulierte Botschaften von Diagrammen und Grafiken sollten durch geeignete Hervorhebungen wie Umkreisungen, Trendpfeile oder Unterstreichungen schneller verstanden werden. +Titel: Ein einheitliches Konzept für die Titel von Diagrammen, Tabellen und Texten erleichtert das Verständnis. Titel beinhalten die wiedergegebenen Dimensionen wie die organisatorische Einheit, die Messgröße mit Einheit sowie Zeiträume und Datenarten.

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say – botschaft verfassen

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Sagen was zu sagen ist

Empfehlungen und Erklärungen werden vom kritischen Leser am meisten geschätzt. In der folgenden Tabelle stehen drei Beispiele mit unterschiedlichen Arten von Botschaften: Viele PowerPoint-Botschaften lassen sich zu den Arten A bis E einordnen. Erklärungen (F) und Empfehlungen (G) wären die von den Empfängern am meisten geschätzten Botschaften. Botschaften bei PowerPoint: Beispiel 1

Beispiel 2

Beispiel 3

A Titel

Personalkosten

Projektphasen

Systembausteine

B Titel

höhere Personalkosten

Phase 3 verspätet

fehlende Integration

C Banal

bei den Personalkosten gibt es diverse Kostenarten

Das Projekt gliedert sich in Phasen

Einige Systembausteine sind nicht integriert

D Banal, TREFFENDER

Die Peronalkosten unterscheiden wir in drei Kostenarten

Das Projekt gliedert sich in vier Phasen

Die Systembausteine A und C sind nicht integriert

E Feststellung

Die Personalkosten übersteigen das Budget um drei Prozent

Phase 3 wurde mit vier Tagen Verzug abgeschlossen

Fehlende Integration verursacht Mehrkosten von 2.3 Mio. EUR

F Erklärung

Die Ist-Personalkosten sind drei Prozent höher als budgetiert, weil von CO-1 eine geringere Lohnsteigerung geplant wurde

Phase 3 wurde mit vier Tagen Verzug abgeschlossen, weil der kalte Januar die Betonarbeiten erschwert hatte

Die fehlende Integration der Bausteine A und C verursacht Mehrkosten von 13 EUR pro Stück aufgrund von Redundanz

G Empfehlung

Mit der Planänderung vom 22. März können wir das Personalkostenbudget trotz Lohnsteigerung einhalten

Die geplante Kapazitätserweiterung in Phase 3 wird uns ermöglichen, Phase 4 termingerecht zu beginnen

Mit zusätzlichem Entwicklungsaufwand von etwa 200 Stunden könnten wir Mehrkosten von 13 EUR pro Stück vermeiden

unify – inhalt VEREINHEITLICHEN Was gleich aussieht, sollte auch das Gleiche bedeuten – und umgekehrt Bei der Gestaltung von Managementberichten und Präsentationen sollten nur dann Regeln des Corporate Design zur Anwendung kommen, wenn sie dem erleichterten Verständnis dienen. Alle dekorativen und nicht-informationstragenden Gestaltungselemente sollten wegfallen. Klare Konventionen in der Darstellung erleichtern das Verständnis, was leicht bei Landkarten, technischen Zeichnungen oder Notenblättern demonstriert werden kann. Gleiche Inhalte sollte gleich dargestellt werden und umgekehrt: Was gleich aussieht, sollte auch gleich sein. Beispielhaft geht es um die Gestaltung folgender Aspekte: +Raster: Ein durchgehendes Rasterkonzept bei Managementberichten und Präsentationsfolien erleichtert die Übersicht. Ärgerlich sind Rasterkonzepte, bei denen für überdimensionierte Logos und zu große Schrifttypen wertvolle Darstellungsfläche verloren geht. +Formen: Ein klar umrissener Vorrat für Formen und Regeln für deren Anordnung in allen Berichtstypen ist dann hilfreich für den Leser, wenn ein Bedeutungskonzept hinterlegt ist. +Farben: Eine der häufigsten Gestaltungssünden liegt darin, dass Farbe ohne Bedeutung eingesetzt wird – lediglich aus der Situation heraus, für das gerade betrachtete Diagramm oder die gerade vorliegende Tabelle. Farbe sollte in einem guten Berichtskonzept nie ohne klares und einheitliches Konzept zum Einsatz kommen. +Schriften: Einheitliche Schriftschnitte und -größen sind nicht nur optisch ansprechend, sondern erleichtern das Verständnis. Unterstreichungen sollten für Links vorbehalten sein, fette und kursive Schriften sowie Serifenschriften sollten möglichst vermieden werden. Alle wichtigen Dimensionen wie Periodenarten, Datenarten, Produktbereiche oder Währungen sollten eine sprechende Notation erhalten, damit die Inhalte möglichst schnell verstanden werden.

In vielen fachlichen Disziplinen sind verbindliche Notationen eine Selbstverständlichkeit – nur im Geschäftsleben ist hier noch nichts in Sicht… Bei Geschäftsdiagrammen konnte noch keine Einigkeit über die Bedeutung der verwendeten Stilelemente gefunden werden. Vielfach ist dafür das Verständnis nicht vorhanden, dass dies einer der wichtigsten Gründe für das Nicht-Verstehen der Managementberichte ist. Kreativität und Individualität sind hier falsch am Platz.

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uNIFy – INhalT veReINheITlICheN

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Was gleich aussieht, sollte auch das Gleiche bedeuten – und umgekehrt

2.1 unify Applications and objects: Similar use of charts, diagrams, tables

2.2 unify components: Measures, dimensions, analyses

2.3 unify elements: Data series, headers, etc.

2.1.1 Unify applications: presentations and reports

2.2.1 Unify measures: values and volumes, flow and stock

2.3.1 Unify chart elements: data series, axes, and labels

Dashboards

Charts

Value measures ($) Stock Flow

Volume measures (#) Stock Flow

Sales Cash flow

Shipment, Employees New products Sales area

Presentations

Equity Receivables

Value Flow Profit/sales Stock Profit/capital

Reports

Volume Flow Price Stock Sales/staff

2.1.2 Unify objects: charts e.g. time, structure, and specialties Time Specialties

Days of stock Equity ratio Equity/unit Capital/staff

Area/sales kWh/sales hl/investment Staff/capital Load factor kWh/unit

Staff/shipments Staff/machine

2.2.2 Unify standard dimensions: time periods e.g. years, months… Periods

Grid

Axes

Frames

Unify title concept

Quarters

234 342 12 15

Unify column notation Avoid vertical grid lines

Deviation table

Italy Austria UK France Rest Europe

Cross table

PY ACT ΔPY

'09 '10 Italy Austria UK France Rest Europe

Sales Profit Italy Austria UK France Rest Europe

2.1.4 Unify objects: graphs e.g. org graphs, networks, and maps

Q1 Q2

2.2.3 Unify standard dimensions: categories e.g. actual, budget… Categories w/o Colors

w/ Colors

Forms

Alpha Corporation 64 Sales in EUR 41

38

22

14

15

18

42 15 23

'06 '07 '08

Place sums here Use form for meaning

30 Berlin 10 Zurich

Avoid legends, label here

24 Vienna

Write horizonally

2.3.2 Unify table elements: headers, columns, and rows

Q1 Q2

Days

Time table

Use axes for meaning

Years

Weeks

2.1.3 Unify objects: tables e.g. time, deviation, and cross

Avoid value (y) axes

Applications

Months

Structure

Unify title concept

'09

Title pages

Highlight sums

Alpha Corporation Sales in EUR 2009 Germany Austria Switzerland Rest Europe

Direction of time

2010

788 802 34 49 122 128 345 256 1 235 1 289

Right-align labels and values Always place sums below

2.3.3 Unify page layout: grids, frames, and spaces

Applications

Previous

ACT

BUD

Actual

576 42

488 39

Budget Forecast

2.2.4 Unify individual dimensions: entities e.g. products, companies…

Output

Products

Projects

Processes

Organization

Companies

Divisions

Accounts

Regions

Countries

Districts

Locations

Relations

Customers

Suppliers

Partners

2.2.5 Unify analyses: accumulations, differences, averages…

Analyses

Symbol

Example

Difference Time span Year to date Rolling Average First day Last day Sorting

x-y a..b _x ~x Ø .x x. ▼▲

ACT'10-ACT'09 Feb..Jun'10 _Jun'10 ~Jun'10 Ø'10 .Aug'10 Aug.10 ▼Sales

Application "Year to date" _Jan _Feb _Mar

123 22

234 46

546 86

J F M A M

2.2.6 Unify analyses: comparisons and deviations

Comparisons UK USA

PY

ACT

Deviations Absolute Percent ΔPY ΔPY%

UK USA

ΔBUD

ΔBUD%

UK USA

ΔFC

ΔFC%

FC

BUD

2.3.4 Unify colors, lines, and fonts

22 pt Arial 17 pt Times

12 pt Verdana

20 pt Times 10 pt Verdana

14 pt Arial 11 pt Arial 14 pt Arial 11 pt Arial 11 pt Arial 14 pt Arial

2.4 unify language: Sentences, words, and characters 2.4.1 Unify sentences: summaries, contents, and structures + Our market share will grow to five or six percent…

+ Markets: Market share will grow to five or six percent…

+ Because of three models we are now able to reach…

+ Products: Three new models will enable us to…

+ In Finance profit will reach again more than fifteen…

+ Finance: Profit will reach again more than fifteen…

2.4.2 Unify words: define meanings in a glossary Term

Abbreviations short long + Return on investment ROI Ret. on inv. + Accounts receivable AR Acc. receiv. + Profit before tax PBT Profit b. tax + Profit & Loss statement P&L Prof. & loss st. + Human Resources HR Human Res. + Net sales per capita NS/c NS per cap.

Definition ROI is defined as… AR… PBT… P&L… HR… NS/c…

2.4.3 Unify characters and symbols: numbers, units, and dates 23 m. 100.000.000 23 m 100 000 000 34 kg. 123456 34 kg 123 456 20 sec. 1.2345 20 s 1.234 5 22 tons [kg] sqm

€ US$ £

22 t kg m²

EUR USD GBP

1.5.2010 01.05.2010 05/01/10

II/2010 W17-2010 02/2010

2010-05-01 2010-05-01 2010-05-01

2010-Q2 2010-W17 2010-02

condense – information verdichten Eine hohe Informationsdichte erleichtert das Verständnis Schaubilder und auch komplette Berichte sind dann einfacher zu verstehen, wenn sie eine hohe Informationsdichte aufweisen: Es ist leichter, vier Diagramme auf einer Seite zu analysieren als diese Diagramme auf vier aufeinanderfolgenden Seiten zu betrachten. Je mehr gemeinsam gezeigt wird, desto einfacher werden komplexe Themen verstanden – vorausgesetzt, man kann den Sachverhalt noch deutlich genug erkennen. Viele Powerpoint-Konzepte leiden darunter, dass infolge zu geringer Informationsdichte zu viele Seiten gezeigt werden und dadurch die Übersicht verloren geht. +Nichts weglassen: Es sollte möglichst “alles” gezeigt werden, vor allem auch Extremwerte und Ausreißer. Details erhöhen nicht nur die Glaubwürdigkeit, sondern auch das Verständnis. +Vergleiche zeigen: Der Hauptzweck von Diagrammen ist es, Vergleiche zu zeigen. Je mehr Vergleichsmöglichkeiten – möglichst in zwei oder mehr Dimensionen – gezeigt werden, desto verständlicher und aussagekräftiger werden die Diagramme. Wenn Diagramme nur eindimensionale Zusammenhänge – wie beispielsweise Kreisdiagramme – zeigen, so sind die Erkenntnisse trivial. +Ursachen zeigen: Wenn möglich, soll mit Diagrammen eine gewisse Kausalität aufgezeigt werden. Mit Diagrammen soll bewiesen, erklärt und plausibel gemacht und nicht dekoriert werden. +Texte und Beschriftungen integrieren: Wenn möglich, werden Beschriftungen und Hinweise unmittelbar im Diagramm gezeigt, alle Verweise oder Legenden erschweren das Verständnis.

14

CONDeNSe – INFORmaTION veRDIChTeN Eine hohe Informationsdichte erleichtert das Verständnis

a Ein Negativbeispiel mit nicht nur geringer Informationsdichte, sondern auch noch mit viel „Rauschen“. B Hier ist die Informationsdichte 30 mal so hoch wie bei A. C Nachteile von Kuchen- oder Kreisdiagrammen: Viel Platzbedarf, schlechte Vergleichsmöglichkeiten, schwierig zu verstehen. D Eine Ausnahme sind Mehrfach-Kreisdiagramme wie hier gezeigt: Sie ermöglichen den schnellen Überblick. e Ein Beispiel aus dem Dashboard-Schreckenskeller, siehe schreckenskeller.hichert.com F Ein mit Excel erstelltes Dashboard-Beispiel, siehe excel.hichert.com a

B

C

D

e

F

15

CheCK – RIChTIGKeIT veRlaNGeN

16

'Richtig' sollen sie sein, die in Berichten und Präsentationen vermittelten Inhalte. Hierbei ist bei den Zahlenwerten die Datenqualität in Bezug auf die betriebswirtschaftlichen Messgrößen, ihre Einheit und ihre 'Dimensionen' wie Produkt, Land oder Gesellschaft gemeint. Bei den textlichen Informationen geht es um die Richtigkeit der abgegebenen Erklärungen und der verfassten Botschaften. Präzise und treffende Angaben und Formulierungen werden gefordert, da nur so die Richtigkeit überprüft werden kann.

4.1.1 Use correct, complete, current, and relevant data

4.3.3 Combine tables and charts

Correct Data should be collected, calculated and condensed without mistakes

15 5

Complete Data should be exhaustive in relation to the message Current Data should be as current as possible in order to support the message Relevant Data should support the respective message 4.2.2 Give presentations without text or bullet slides Text slide

Bullet slide

+ Explain the arguments, use whiteboards or flipcharts + We look at pictures, but we read or listen to texts + Texts belong in handouts, not on the projector screen

Berlin Zurich Vienna

Jan Feb Mar Apr 5 5 2 6 5 3 4 4 5 4 2 3

13

12

6 Berlin 8 2 5 3 4 Zurich 4 5 4 3 Vienna 2 Jan Feb Mar Apr 5

4.4.1 Use proper visualization, do not cut axes 76

76

80

66 56

70

45

60 50 40

eNaBle – KONZePT umSeTZeN SUCCESS ist mehr als nur eine Verschönerung von Diagrammen und Tabellen. SUCCESS greift in die Kultur der Geschäftskommunikation ein, eine praktische Umsetzung muss daher sorgfältig geplant werden. Sind sich die Betroffenen des Problems bewusst? Kennen sie den Nutzen aus der Anwendung von SUCCESS? Stehen brauchbare Werkzeuge zu Verfügung? Ist das Regelwerk in der Organisation etabliert? Diese Themen müssen im Rahmen eines in einem Projekts geplant und umgesetzt werden. Ohne und benötigen die Unterstützung durch die Geschäftsleitung ist hier keine nachhaltige Veränderung möglich. Problembewusstsein schaffen: Notwendigkeit zur Veränderung erkennen einführung planen: Evolution vs. Revolution System realisieren: Menschen und Software Organisation aufbauen: Unterstützung und Weiterentwicklung

5.2.5 Plan rollout in defined steps

5.3.1 Install professional project organization

SUCCESS Rollout

Project

A B C D E

Management: Experienced project leader

Develop notation and layout Select software Develop templates Test reports and presentations Roll-out concept and tools

5.2.6 Use prototyping to prove usability Prototype

Steering: Top management support Team: Relevant departments, communications, IT Budget: Software development, training, consulting Schedule: Roll-out plan

5.3.3 Use software to guarantee standardization

Full application

Software functions Data collection: Facilitate correct acquisition Data presentation: Support clear messages Report layout: Enable uniform concepts Presentation support: Produce slides and handouts

SImPlIFy – DaRSTelluNG veReINFaCheN

17

Rauschen vermeiden, Redundanz minimieren Es geht bei der vereinfachten Darstellung darum, vermeidbare Dinge wegzulassen: Information statt Dekoration! Dies kann im wesentlichen durch zwei Ansätze erreicht werden: Rauschen vermeiden und Redundanz minimieren

+Rauschen vermeiden: Unter Rauschen wird falsch verstandenes „Design“ verstanden, das nicht zur Verständlichkeit beiträgt. Typische Beispiele hierfür sind Pseudo-3D, Rahmen, Hintergrundmuster, Schatten und unnötige Farben. Es sollte nichts dargestellt werden, dem keine Bedeutung zukommt.

Man kann sagen: Information ist gewissermaßen das, was zwischen Rauschen (unverständlich, unnötig) und Redundanz (doppelt, bekannt) liegt. Vermiedenes Rauschen und möglichst geringe Redundanz in Berichten und Präsentationen kann erheblich zum besseren Verständnis beitragen.

+Redundanz minimieren: Auf ein gewisses Maß an Redundanz kann nicht verzichtet werden, aber unnötige Redundanz erschwert das Verständnis. Ein typisches Beispiel für Redundanz ist die Angabe der Jahreszahl bei allen zwölf Monaten eines Jahres. Wenn der Titel einer Berichtsseite Nettoumsatz in Mio. EUR lautet, so sollten diese Wörter nicht noch einmal auf dieser Seite auftauchen.

6.1 Avoid noise: Information instead of decoration

6.3 minimize redundancy: Focused information

6.1.1 Avoid 3D visualization without meaning

6.3.1 Avoid redundant terms such as sum, total, and overall Alpha Corporation total Sales sum in EUR 2009

Account Table CO

5.1 2.8

6.1.5 Avoid colors without meaning

712 733 845 899 911 917

6.3.3 Avoid redundant axis labels

Sales by region 2010

Q1 2010

6.2 simplify content: Less is more

Q2 2010

Q3 2010

Region East

East

Region West

West Q1

Q4 2010

Q2

Q3

Q4

6.4.1 Omit labels for small values Sales

Profit

64

60

2

14

36

30

Profit Receivables

Cash

53

47

30 Berlin

14

23

10 Zurich

7

10 Zurich 36

24 Vienna

23

30

23

24 Vienna

Jan Feb Mar Apr

6.4.2 Omit long numbers: use 3 digits in charts and tables USD

52.231

366 123 456 237 418 412 27.896 16 689 054 6 148 234 211 332 776 4 567 199

39.459

6.2.3 Simplify crude lines and forms

22

Jan Feb Mar Apr

Cash

6.2.2 Simplify "special and transition effects" in presentations

30 Berlin 23

3

64

60

53

47

22

Receivables

Sales by region 2010

6.4 Omit distracting details: Concentration on the essentials

6.2.1 Simplify elaborate visuals

Sales

2010

788 802 34 49 122 128 345 256 1 235 1 289

Accounts CO4

Account CO4712 Account CO4733 Account CO4845 Account CO4899 Account CO4911 Account CO4917

4.1

3.9

2009 Germany Austria Switzerland Rest Europe

6.3.2 Avoid redundant text: sentences, words, and characters

6.2

6 5 4 3 2 1 0

2010

788 802 34 49 122 128 345 256 1 235 1 289

Germany Austria Switzerland Rest Grand Total

6.1.3 Avoid lines, marks, and value axes without meaning

Alpha Corporation Sales in EUR

mill. USD

52.2 39.5 27.9

366.1 237.4 16.7 6.1 211.3 4.6

6.4.3 Avoid unnecessary labels 12 10

6

12 9

8

7 5

4

5

6

6

6

4

4

4 2

2

SImPlIFy – DaRSTelluNG veReINFaCheN

a

B

C

D

18

structure – strukturen verdeutlichen

19

Strukturieren, Ordnen, Gliedern Berichte und Präsentatioinen werden dann schneller verstanden, wenn bei allen Gliederung und Auflistungen folgende Strukturregeln berücksichtigt werden: + Gleichartige Elemente auflisten + Überschneidungsfreie Gliederungen bilden + Erschöpfende Darstellung zeigen Bei jeder Form der fachlichen Kommunikation sollte der Inhalt im Mittelpunkt stehen, geht es doch darum, Neues, Interessantes und Wichtiges zu vermitteln. Schlechte Qualität und uninteressante Inhalte können auch durch die beste Darstellungsform nicht kompensiert werden. Andererseits wäre es schade, wenn guter und wichtiger Inhalt durch eine schlechte Darstellung vom Empfänger nicht oder falsch verstanden würde. Hier kann die Beachtung folgender Strukturregeln eine wertvolle Hilfe sein: +Gleichartig: Auflistungen und Strukturen sollten auf jeder Ebene gleichartige Elemente enthalten, dies ist beispielsweise bei den Begriffen Umsatz, Kosten, Vertrieb und Ergebnis nicht der Fall. +Überschneidungsfrei: Strukturen sind wenig verständlich, wenn sich ihre Elemente überschneiden wie beispielsweise die drei Gliederungspunkte Projektziele, Projektanforderungen und Projektergebnisse. +Erschöpfend: Erst dann, wenn alle Aspekte eines übergeordneten Themas abgedeckt sind, spricht man von einer erschöpfenden Gliederung. Die Aufteilung von Mitteleuropa nach Deutschland, Österreich, Schweiz und Belgien ist beispielsweise nicht erschöpfend.

7.1.2 Use homogeneous statements

7.2.3 Define report dimensions without overlaps

Objectives

Objectives

Improve quality

Improve quality

Reduce costs

Reduce costs

Many delays

Avoid delays

Reduce price

Reduce price

7.1.3 Use homogeneous wording

+ Austria + Germany + Switzerland + Norway + Sweden + Scandinavia + Denmark + Finland

+ Austria + Germany + Switzerland + Norway + Sweden + Denmark + Finland

7.3.1 Build exhaustive arguments

Report

Report

Balance sheet figures

Balance sheet

We think of all options

We think of all options

List of payables

Payables

Receivables list

Receivables

Costs

Costs

+ New products, old location + Old products, old location + New products, new location

Staffing ratios

Staff

+ New products, old location + Old products, old location + New products, new location + Old products, new location

Sales report

Sales

7.2.2 Define business measures without overlaps

Calculation + Sales + Costs of goods sold + Discounts + Contribution + Fixed costs + Depreciation and interest + Profit + Earnings before Tax

Calculation + Sales + Costs of goods sold + Discounts + Contribution + Fixed costs + Depreciation and interest + Profit + Earnings before Tax

7.3.2 Build exhaustive structures in charts

Europe Germany UK Austria France Switzerland

Europe Germany UK Austria France Switzerland Rest of Europe

SuCCeSS-POSTeR

20

Eine Zusammenfassung aller 119 SUCCESS-Regeln gibt das SUCCCESS-Poster wieder

SUCCESS RULES These 119 rules can help produce even better business reports and presentations. Many examples refer to financial topics, but they can be applied to other business areas, as well. Design: Anne Hichert, hichert.ch © 2010 HICHERT+PARTNER AG, Kreuzlingen, Switzerland. All rights reserved and any use permitted only with our express written consent.

poster.hichert.com ISBN 978-3-033-02164-8

Say

Unify

Deliver messages

Standardize content

Condense Check Concentrate information

Ensure quality

Enable

Simplify

Structure

Implement concept

Avoid complication

Group content

1.1 Express messages: Say what must be said

2.1 Unify Applications and objects: Similar use of charts, diagrams, tables

3.1 Use space: No free room

4.1 Check data: Useful information

5.1 Build awareness: Realize the need

6.1 Avoid noise: Information instead of decoration

7.1 Structure homogeneously: Similar structures

1.1.1 Say the message first, then explain it

2.1.1 Unify applications: presentations and reports

3.1.1 Use existing space

4.1.1 Use correct, complete, current, and relevant data

5.1.1 Realize missing messages

6.1.1 Avoid 3D visualization without meaning

7.1.1 Use homogeneous elements

6.1.2 Avoid frames and shades without meaning

7.1.2 Use homogeneous statements

Title pages

We should stop Project B + Market is too small + Competition is very high + Costs are above plan + Quality cannot be reached

The market for Project B is too small and we expect high competition. In addition, costs are above plan and the quality cannot be reached. Therefore, we should stop the project.

Complete Data should be exhaustive in relation to the message Current Data should be as current as possible in order to support the message

3.1.2 Use handouts consisting of more than merely copied slides

2.1.2 Unify objects: charts e.g. time, structure, and specialties Time Specialties

Structure

Suggestion …therefore we should…

'03

1.1.3 Say messages of interest, avoid mundane messages

2.1.3 Unify objects: tables e.g. time, deviation, and cross

"Our project has four phases"

"We should invest in five more people in order to..."

"We had a peak in April"

"We can avoid the peak in April by using..."

Time table

Deviation table

J F MAM

1.1.4 Support the message, substantiate the claim

Cross table

PY ACT ΔPY

'09 '10 Italy Austria UK France Rest Europe

D

3.1.3 Use empty space for additional information

Italy Austria UK France Rest Europe

Germany Austria France Italy Sweden Denmark

Sales in EUR Jan 502 49 89

Germany Austria France

2.1.4 Unify objects: graphs e.g. org graphs, networks, and maps

2.2 Unify components: Measures, dimensions, analyses

...therefore we should invest in...

Sales Cash flow

Equity Receivables

Shipment, Employees New products Sales area

Days of stock Equity ratio

Area/sales kWh/sales hl/investment Staff/capital

Volume Flow Price Stock Sales/staff

"...and I hope that I could get this message across"

Thank you for your attention!

Volume measures (#) Stock Flow

Value Flow Profit/sales Stock Profit/capital

6

5

1.1.6 Conclude the presentation with the overall message

3.2.2 Show small multiples

Value measures ($) Stock Flow

2.2.2 Unify standard dimensions: time periods e.g. years, months… Periods

Grid

Axes

Frames

4.3.1 Replace radar, funnel and other misleading structure charts

Sales decreased by 19 %

Days

- 19%

w/ Colors

Forms

Jan Feb Mar Apr

ACT

BUD

Actual

576 42

488 39

Jan Feb Mar Apr Berlin Paris Berne Rome

3.2.4 Show more elements Berlin Paris Berne Rome

Trend

Organization

Difference

Projects

Companies

3.2.5 Show more details to avoid manipulation of scaling Sales 2010 Sales 2010

Processes

Divisions

100

98

8,2 7,7

Accounts

+6,5%

92 90

Regions

Countries

Districts

Locations

Relations

Customers

Suppliers

Partners

Berlin Zurich Vienna

+6,5%

Ø ACT

Jan Feb Mar Apr 5 5 2 6 5 3 4 4 5 4 2 3

4,0

2.2.5 Unify analyses: accumulations, differences, averages…

1.2.3 Replace traffic lights with more meaningful visualization

mill. EUR

Δ PY

Net sales COGS Contribution Fixed costs Profit before Tax Tax Profit after Tax

Δ PY

Net sales -2 -3 COGS Contribution Fixed costs Profit before Tax -1 Tax -0,5 Profit after Tax -0,5

+1 +2

ACT'10-ACT'09 Feb..Jun'10 _Jun'10 ~Jun'10 Ø'10 .Aug'10 Aug.10 ▼Sales

Comparisons

Alpha Corporation Net Sales in mill. EUR Jan..Jul 2010

Profit ratio: TEUR per Employee in Division D Actual and Budget in 2010

ABC Corporation, Division D Profit per Employee in TEUR 2010 ACT, BUD

1.3.2 Name line and column dimensions in table titles

Application "Year to date" 123 22

234 46

546 86

1.3.3 Write titles without fill words e.g. structure and development + Sales 2009 ACT + Headcount in FTE + Stock in mill. USD + Cost by department + Profit Q1..Q4 + ROI, EBIT, and Sales + Sales Germany

+ Sales table 2009 actual + Headcount statistic + Stock development (mill. USD) + Cost structure by department + Profit trend quarters Q1..Q4 + Key performance diagram + Sales Germany total

Deviations Absolute Percent ΔPY ΔPY%

ACT

UK USA

PY

84 87 19 17 28 27 36 39 167 170

+3 -2 -1 +3 +3

Germany Austria France Rest Europe

ΔBUD%

ΔFC FC

3.3 Use small elements: Better overview

5.3 Realize the system: People and tools

Log.

ABC Productions, Inc. London

IT ES

2.3 Unify elements: Data series, headers, etc.

Avoid value (y) axes Use axes for meaning

41

38

22

14

15

18

42 15 23

'06 '07 '08

Avoid vertical grid lines Highlight sums

Germany Austria Switzerland Rest Europe

Dir. Ind.

Direct Indir.

Right-align labels and values

1

Shipments

1 036

1 040

USA

6 4 2 0

25% 2009 2010 North South USA

802 234

788 252

5

3

3 2 1 0

2

2

1 036 1 040

3

0

1

1

1

1

One dimension

12 pt Verdana

20 pt Times 10 pt Verdana

14 pt Arial 14 pt Arial 14 pt Arial

1 2

3 4

Comments

Comments 1

3

2

4

Handout

56

'05

'09

'12

56

+ Finance: Profit will reach again more than fifteen…

Abbreviations short long + Return on investment ROI Ret. on inv. + Accounts receivable AR Acc. receiv. + Profit before tax PBT Profit b. tax + Profit & Loss statement P&L Prof. & loss st. + Human Resources HR Human Res. + Net sales per capita NS/c NS per cap.

1

57

+ In Finance profit will reach again more than fifteen…

Term

Ø Staff in FTE 43

+ Products: Three new models will enable us to…

Cash

76

76

2009

56 45

Sales

Account Table CO

Content: Learn about data quality

Account CO4712 Account CO4733 Account CO4845 Account CO4899 Account CO4911 Account CO4917

Software: Learn to use the tools

5.3.5 Offer solution templates for objects and applications Charts, tables, graphs

17

20

1

3

4

10

-2

22

4

12

2

10

43 2

57

'05 '09 '12 1 Full-time employees 2 Including 4 externals

3.4.3 Show clusters

Reports and presentations

46..60 41..45 36..40 31..35 16..30

ROI is defined as… AR… PBT… P&L… HR… NS/c…

22 tons [kg] sqm

€ US$ £

22 t kg m²

EUR USD GBP

1.5.2010 01.05.2010 05/01/10

II/2010 W17-2010 02/2010

2010-05-01 2010-05-01 2010-05-01

2010-Q2 2010-W17 2010-02

3.4.4 Show correlations Net Sales F B C E G D A

7 7

10

13 12

2

3

712 733 845 899 911 917

Q2 2010

Net Sales A F B D G E C

Profit in %

35

Q3 2010

Region East

East

Region West

West

Q4 2010

Q1

60

35

Presentations: Successful speeches

30 Berlin

3

36

22

23

14

2

30

7

10 Zurich

23

24 Vienna

Charts: Useful templates Tables: Unified display Texts: Well-written examples 5.4.3 Learn from the experience of others

36

73 18

Hamburg Berlin North Munich Stuttgart South

J 12 19 31 16 23 39

F 11 16 27 14 20 34

M Q1 9 32 14 49 23 81 15 45 21 64 36 109

Germany

70

61

49 190

With consultants In external seminars In user meetings

8

7 5

4

5

Q1 32 49 81

Munich Stuttgart South

45 64 109

Germany

190

64 30 Berlin

14

23

30

23

24 Vienna

7.4.5 Show structures in notes

mill. USD

52.2 27.9

Notes 1

Notes 1 2

366.1 237.4 16.7 6.1 211.3 4.6

2

3

6

4 5

7.4.6 Build well-structured reports and presentations Content

1 2 3

6

2 3 4 9 22

Dashboard

2

1

4 2

Summary page

6

4

4

3

4 5

12 9

Hamburg Berlin North

53

47

39.5

12 10

6

+ P & L Statement Sales Profit

7.4.3 Show structures in tables

Title page

Within associations 18

Q4

6.4.3 Avoid unnecessary labels

Exchange

+ Cash Flow

Jan Feb Mar Apr

366 123 456 237 418 412 27.896 16 689 054 6 148 234 211 332 776 4 567 199

39.459

+ Balance sheet Stock Equity

10 Zurich

USD

52.231

Across the organization 73

Q3

6.4.2 Omit long numbers: use 3 digits in charts and tables

Graphs: Convincing layout

30

Q2

60

53

47

22

Reports: Well structured content

33

Content

7.4.4 Show structures in reports

64

References

34

Content

Sales by region 2010

6.4.1 Omit labels for small values

Personal presentation: Name and prove the message

13

7.4.1 Build symmetric structures

+ Balance sheet + Stock + Equity + Cash Flow + P & L Statement + Sales + Profit

5.4.1 Give centralized support for rules and tools

Visual realization: Use notation rules properly

10

America Europe Asia Africa Rest of World

7.4.2 Build logical structures

6.4 Omit distracting details: Concentration on the essentials

5.4.2 Present best-of solutions in central data base

56..60 0 51..55 2 46..50 5 41..45 7 36..40 31..35 6 26..30 21..25 4 2 16..20

2010

788 802 34 49 122 128 345 256 1 235 1 289

5.4 Establish organization: Support and enhancements

Written text: Structure reports and presentations

4.4.5 Use creative charts to compare extreme values

Profit in %

Europe Germany UK Austria France Switzerland Rest of Europe

Accounts CO4

Sales by region 2010

Technical application: Understand the software 1

2009 Germany Austria Switzerland Rest Europe

6.3.3 Avoid redundant axis labels

Support functions

1

4.4.4 Use uniform class sizes of distributions

Definition

2.4.3 Unify characters and symbols: numbers, units, and dates 23 m. 100.000.000 23 m 100 000 000 34 kg. 123456 34 kg 123 456 20 sec. 1.2345 20 s 1.234 5

We think of all options + New products, old location + Old products, old location + New products, new location + Old products, new location

6.3.2 Avoid redundant text: sentences, words, and characters

Training plan

Development: Understand the process

5 Cost

-2

We think of all options + New products, old location + Old products, old location + New products, new location

7.4 Structure applications: Reports and presentations

Alpha Corporation Sales in EUR 2010

788 802 34 49 122 128 345 256 1 235 1 289

Germany Austria Switzerland Rest Grand Total

Notation: Apply uniform methods of content and layout

66

4.4.3 Use flat display when comparing area sizes

Profit

Countries + Austria + Germany + Switzerland + Norway + Sweden + Denmark + Finland

World

6.3.1 Avoid redundant terms such as sum, total, and overall

Q1 2010

10

Calculation + Sales + Costs of goods sold + Discounts + Contribution + Fixed costs + Depreciation and interest + Profit + Earnings before Tax

6.3 Minimize redundancy: Focused information

4.4.2 Use proper visualization, do not distort elements

3.4.2 Show causes

Project Proposal + Steps + Name + Schedule + Objective + Manager + Costs + Team + Milestones + Calendar + Results

America Europe Asia

I lie to you!

5

Clouds

6.2.3 Simplify crude lines and forms

Three and five dimensions

Profit

Storm

Clouds

Germany UK Austria France Switzerland

Jan Feb Mar Apr

Slide

1.4.5 Name sources and definitions

Ø Staff in FTE

+ Markets: Market share will grow to five or six percent…

+ Because of three models we are now able to reach…

2.4.2 Unify words: define meanings in a glossary

1.4.4 Use long text in handouts only, avoid them in slides Presentation slide

+ Our market share will grow to five or six percent…

Snow

Storm

7.3.2 Build exhaustive structures in charts

Message: Transform messages into reports

40

11 pt Arial 11 pt Arial 11 pt Arial

2.4.1 Unify sentences: summaries, contents, and structures

Report layout: Enable uniform concepts

5.3.4 Train the people involved

2.4 Unify language: Sentences, words, and characters 1.4.3 Link explanations to the table content

Data presentation: Support clear messages

1

50

3.4.1 Show more than two dimensions

22 pt Arial 17 pt Times

Snow

6.2.2 Simplify "special and transition effects" in presentations

Alpha Corporation total Sales sum in EUR

Software functions

Presentation support: Produce slides and handouts

2

4.4 Check scaling: No manipulation

3.4 Show interrelations: Causes and dependencies

Software details

Data collection: Facilitate correct acquisition

60

Headcount

Wind

World

5

70

1.4.2 Integrate explanations into charts

Rain

Windy

7.3.3 Build exhaustive structures in tables

5.3.3 Use software to guarantee standardization

1

1.2 0.8 0.4 0.0

1

3.3.4 Use small icons, symbols, and highlightings

2.3.4 Unify colors, lines, and fonts

Sun

Rainy

Text concept

80

+ Cost cut of 3,5 mill. EUR + Between 98 and 102 units + Deviations of +9% + 6 or 7 tons + 3% above plan

Cash

5.3.2 Document useful information

Notation rules

4.4.1 Use proper visualization, do not cut axes

+ Relevant cost cut + Around 100 units + Significant deviation + More than 5 tons + Much better than plan

Weather

Sunny

Europe

Layout of reports and presentations

252

Weather

Table and chart concept

Use pie charts alternatively

788

Depreciation, interest Furniture, fixtures

Documentation

4.3.8 Use scaling bars to allow different scales

2010

Receivables

Team: Relevant departments, communications, IT Budget: Software development, training, consulting Schedule: Roll-out plan

6,2

234

Operations, service

Jan Feb Mar Apr May

6,2

802

Buildings, equipment

Glossary for terms and abbreviations

1.4.1 Explain with precise words

Headcount

10

5 Jan Feb Mar Apr May

30

20

-3,4

2009

Accounts

Building & Equipment Depreciation / Interest Furniture, fixtures

Structure of reports and presentations

+1,5

South

Accounts Operations + Service

7.3 Build complete listings: Exhaustive structures

Steering: Top management support

30

20

10 5

7,4 +0,7 +1,5

Always place sums below

2.3.3 Unify page layout: grids, frames, and spaces

10

25%

North

Profit

Management: Experienced project leader

4.3.7 Use correct relations when comparing measures in maps

3.3.3 Use small tables

Direction of time

2010

Acc. Contr.

-3,4

Write horizonally

788 802 34 49 122 128 345 256 1 235 1 289

Sales

Italy

+0,7

Avoid legends, label here

24 Vienna

Finance

Spain

7,4

Use form for meaning

10 Zurich

100

100

Shipments

Place sums here

30 Berlin

Alpha Corporation Sales in EUR 2009

AC CO

Logistics

Sales

Project

(log)

3.3.2 Use small charts

2.3.2 Unify table elements: headers, columns, and rows

Unify column notation

Sales

Staff

Sales report

100

1000

Board of Directors

Fin.

Sales

5.3.1 Install professional project organization

4.3.6 Compare without logarithmic scales

ABC Productions, Inc. London

Costs

Staffing ratios

Profit

+3 +3

3.3.1 Use small fonts

Receivables

Costs

7.3.1 Build exhaustive arguments Sales

Receivables

ΔFC%

BUD

Alpha Corporation 64 Sales in EUR

6.2.1 Simplify elaborate visuals

Full application

+3

84 87 19 17 -2 28 27 -1 36 39 167 170

Payables

Receivables list

Countries + Austria + Germany + Switzerland + Norway + Sweden + Scandinavia + Denmark + Finland

6.2 Simplify content: Less is more

5.2.6 Use prototyping to prove usability Prototype

Balance sheet

List of payables

7.2.3 Define report dimensions without overlaps

Develop notation and layout Select software Develop templates Test reports and presentations Roll-out concept and tools

4.3.5 Use bar charts instead of pie and ring charts

PY

'09 '10

Board

Unify title concept

1.4 Give explanations: Understandable texts

Germany Austria France Rest Europe

'09 '10

D

D

Alpha Corporation Sales in EUR

6.1.8 Avoid gridlines in tables without meaning

5.2.5 Plan rollout in defined steps

J F M A M

ΔBUD

Unify title concept

Jan Feb Mar 117 129 78 123 127 111 44 41 39

Germany Austria Switzerland

PY

Alpha Corporation Sales in EUR

_Jan _Feb _Mar

2.3.1 Unify chart elements: data series, axes, and labels

Alpha Corporation Profit in TEUR by country and by month Jan..Mar 2010

Jan Feb Mar 117 129 78 123 127 111 44 41 39

x-y a..b _x ~x Ø .x x. ▼▲

UK USA

Net Sales Development January to July 2010 Alpha Corporation [mill. EUR]

Germany Austria Switzerland

Difference Time span Year to date Rolling Average First day Last day Sorting

UK USA

1.3.1 Name all title elements: all dimensions, measures, and units

Jan..Mar 2010

Example

J F M A M J J A S O N D

3.2.6 Show visual elements integrated within tables

2.2.6 Unify analyses: comparisons and deviations

1.3 Name title: Clear and complete

Alpha Corporation Profit in TEUR

Symbol

'09

mill. EUR

Analyses

0,0

ACT BUD

C

A B C

100% Line 80

B

Report

Balance sheet figures

Calculation + Sales + Costs of goods sold + Discounts + Contribution + Fixed costs + Depreciation and interest + Profit + Earnings before Tax

SUCCESS Rollout

A

Report

7.2.2 Define business measures without overlaps

13

A B C D E

Reduce price

Project Proposal + Name + Steps + Objective + Schedule + Manager + Costs + Team + Milestones + Results + Calendar

SUCCESS

4.3.4 Use small multiples instead of spaghetti charts

Ø BUD

Avoid delays

Reduce price

7.2.1 Write tables of content without overlaps

5.2.4 Involve people in charge of corporate design

12 5 6 Berlin 8 5 2 5 3 4 Zurich 4 5 4 3 Vienna 2 Jan Feb Mar Apr

Forecast

Products

Reports

Profit +321 -1 122 +34 -234 +2 289 +199

4.3.3 Combine tables and charts 15

Output

Report Data

Sales 34 567 22 343 1 231 32 557 8 990 11 887

Sales Profit +321 34 567 22 343 -1 122 +34 1 231 -234 32 557 8 990 +2 289 +199 11 887

ww .hich rt.com e

Reduce costs

Many delays

7.2 Structure without overlap: Mutually exclusive structures

6.1.7 Avoid special fonts without meaning

Budget

Warning

4

3

Improve quality

Reduce costs

7.1.5 Use homogeneous forms

S

Operational Data

Applications

Previous

2.2.4 Unify individual dimensions: entities e.g. products, companies…

1.2.2 Systemize the different types of highlighting

2

5.2.3 Involve people in charge of IT

Q1 Q2

Categories w/o Colors

RULES

FOR S REPORTS UCCESSF U AND PRES ENTATIONL

Objectives

Improve quality

7.1.4 Use homogeneous characters

6.1.5 Avoid colors without meaning

4.3.2 Use correct chart types for time and structure

234 342 12 15

2.2.3 Unify standard dimensions: categories e.g. actual, budget…

Sales decreased by 19 %

6.1.4 Avoid layout concepts without meaning

7x17

w

3.2.3 Show multi charts

Weeks

1.2.1 Highlight your messages in charts, tables, and graphs

2.8

6.1.6 Avoid colored or structured backgrounds without meaning

Months

1.2 Highlight messages: Underline what is important

6.2 4.1

3.9

Objectives

7.1.3 Use homogeneous wording

5.1

STER AVA PO I

1

Q1 Q2

Quarters

6.1.3 Avoid lines, marks, and value axes without meaning

5.2.2 Present alternatives, let senior management decide

4.3 Check visualization: Correct chart type

Applications

Years ...and then the audience says "Thank you".

ΔBUD ΔBUD ΔBUD ΔBUD

Staff/shipments Staff/machine

Load factor kWh/unit

Equity/unit Capital/staff

2010-01 2010-01 2010-01 2010-01

LE

+ We look at pictures, but we read or listen to texts

+ Texts belong in handouts, not on the projector screen

2.2.1 Unify measures: values and volumes, flow and stock

Variance ACT-BUD ΔBUD +/- Budget

5.2.1 Start from the top of the organization

+ Explain the arguments, use whiteboards or flipcharts

Bullet slide

...and thus affected our margin...

Jan'10 01/10 2010/01 2010-01

6 5 4 3 2 1 0

4.2.2 Give presentations without text or bullet slides

+ Many different colors

3

3 345 3 345 3 345 3 345

5.2 Plan introduction: Evolution vs. revolution

Text slide

2

TEUR TEUR TEUR TEUR

4.2.1 Prefer quantitative charts over conceptual graphs

+ Variety of different forms

Our sales went down because of...

3,345 3'345 3.345 3 345

5.1.3 Realize where standardized visualization is needed

4.2 Select objects: Suiting display

+ Best of class functionality

1.1.5 Say your messages between two slides

'10

3.2 Condense data: More data per area 3.2.1 Show overlay charts

+ Designed to customer needs

'03

000EUR kEUR TEUR T€

B LA

We offer three models in three colors

We offer suited solutions for every need

Sales in EUR Jan Feb Mar 502 456 243 49 34 44 89 83 89 123 101 117 77 88 8 34 37 45

Sales Profit

Italy Austria UK France Rest Europe

'10

NE W

Explanation …because of a 10% increase…

"Strategy change"

4

Exhibits (Slides) Every exhibit should contain a message; charts, graphs, etc. should explain or prove this message

5.1.2 Realize where standardized content is needed

4.1.2 Use normalized data: inflation and currency adjusted

Statement Sales are EUR 5 mill. below…

"Prices up"

1

Presentations Every presentation should start with a clear message which should be an answer to questions of the audience

Relevant Data should support the respective message

"Sales down"

C

Reports Every report should have a message (abstract) of one page summarizing the major findings or suggestions

Correct Data should be collected, calculated and condensed without mistakes

Reports

PowerPoint language

B

Charts

Presentations

1.1.2 Say messages which detect, explain, or suggest

A

Dashboards

2

3 2

1.1

2.1 4

5

…

9

objekte von BERICHTEN UND PRÄSENTATIONEN Sowohl Managementberichte als auch Präsentationen setzen sich aus typischen Objekten zusammen. Sie werden hier näher vorgestellt:

DiagrammE

Diagramme sind visuelle Darstellungen von Zahlenanordnungen.

TABELLEN

Die meisten Tabellen sind strukturierte Anordnungen von Zahlen, sie können aber auch Wörter und andere Objekte enthalten.

TEXTE

Texte dienen in Berichten als erklärende Hinweise, bei Präsentationen werden sie vorgetragen (und möglichst nie in Form von Auflistungen oder sogar Volltext an die Wand projiziert).

GRAFIKEN

Unter Grafiken werden hier alle visuellen Darstellungen verstanden, die nicht vorrangig der Visualisierung von Zahlen dienen (Landkarten, Fotos, Zeichnungen).

Andere objekte

Unter anderen Objekten werden Hervorhebungen wie Trendpfeile und Ordnungsobjekte wie Seitenzahlen und Überschriften verstanden.

diagramme Diagramme in Managementberichten sollen Zahlenzusammenhänge visualisieren. Während Tabellen zum Lesen da sind, sind Diagramme zum Sehen da. Gute Geschäftsdiagramme sollen Ursachen aufzeigen und nicht banale Sachverhalte dekorieren. Diagramme sollen etwas sagen, sie sollen eine Botschaft vermitteln. +Diagrammtypen: Unterschiedliche Analysetypen wie Strukturoder Zeitanalysen sollten durch unterschiedliche Diagrammtypen wie Säulen, Balken oder Linien dargestellt werden. +Skalierungen: Falsche Skalierungen sind der Hauptgrund für nicht verstandene Diagramme – im Wesentlichen sind dies abgeschnittene Achsen und unterschiedliche Skalierungen für gleiche Sachverhalte. +Bezeichnungen: Diagramme werden leichter verstanden, wenn Bezeichnungen integriert sind – beispielsweise sollten Legenden nicht außerhalb angebracht werden. +Diagrammdetails: Bei perfekten Diagrammen sind auch Gestaltungsdetails wie Rubrikenstriche, Achsendicke, Rahmenform, Säulenbreite oder Balkenfarbe nicht zufällig, sondern Teil eines Gesamtkonzeptes.

21

DIaGRamme Grundtypen Diagramme, die in der Geschäftskommunikation zum Einsatz kommen, lassen sich systematisieren. Durch Kombination der untenstehenden Diagrammtypen lassen sich über 95% der typischen Geschäftsdiagramme abbilden. Weitere Hinweise siehe diagramme.hichert.com

Schaubild A zeigt die typischen Schwächen eines Excel-Diagramms. In Schaubild B werden dagegen wichtige Elemente eines „HI-CHARTS“ erläutert. a

B

22

TaBelleN Tabellen sind Informationsangebote in Form von übersichtlichen Zahlenanordnungen in Zeilen und Spalten. Während Diagramme für das Sehen vorgesehen sind, sind Tabellen für das Lesen gedacht. Tabellen haben in der Regel keine Botschaft, es sei denn, ein gewisser Aspekt wird dort hervorgehoben und kommentiert. Die Gestaltung von Tabellen und Diagrammen in Berichten und Präsentationen sollte im Rahmen eines Gesamtkonzeptes erfolgen, deren Notation die Besonderheiten beider Darstellungsarten berücksichtigt. +Tabellenköpfe: Einheitliche Tabellenköpfe enthalten eine den Diagrammen entsprechende Titelgestaltung (Organisationseinheit, Messgrösse, Einheit usw.). Zusätzlich sollten die beiden wichtigsten Tabellendimensionen beispielsweise in der Form “Personalkosten nach Kostenstellen und nach Monaten” genannt werden. +Tabellentypen: Periodentabellen und Abweichungstabellen sind die wichtigsten Grundtypen dieser Kreuztabellierungen. Varianten hiervon entstehen vor allem durch die unterschiedliche Anzahl von Zeilen und Spalten mit verschiedenem fachlichen Inhalt. +Zeilen- und Spaltentypen: Bei Zeilen und Spalten lassen sich Typen wie Basiszeilen, Summierungen und Abweichungen unterscheiden. Tabellen sind leichter zu verstehen, wenn hierfür nicht nur ein klares Hierarchiekonzept hinterlegt ist, sondern möglichst auch die gleiche Notationen für die gleiche Bedeutung. +Tabellendesign: Bei der Gestaltung von Tabellen kann ein klares und ansprechendes Design zum schnelleren Verständnis beitragen.

Der Verzicht auf alle Gestaltungsdetails, die keine Bedeutung tragen, erleichtert das Tabellenverständnis. Hinweis: Diagramme wie im rechten Bild lassen sich bei Excel nur schwer mit Tabellen kombinieren, wenn man mit unterschiedlichen Zeilenhöhen arbeiten will. Hier kann die Funktion “Wiederholen” erfolgreich eingesetzt werden, siehe Beispiele und Hinweise bei http://excel.hichert.com a

B

23

TABELLEN

A

B

24

TEXTE Texte in Managementberichten sind dann gut zu verstehen, wenn klare Aussagen gemacht werden. Es geht darum, eine Standardsprache zu nutzen und nicht darum, möglichst wechselnde und kreative Formulierungen zu finden. Texte sind nicht dazu da, Tabelleninhalte zu wiederholen, sondern dazu, Erklärungen und Empfehlungen abzugeben. Bei den Texten geht es beispielsweise um folgende Themen: +Glossar: Eine wichtige Voraussetzung zur einheitlichen Begriffsverwendung ist ein konsequent genutztes Glossar mit Begriffen in Langform (für Zeilenbezeichnungen), Kurzform (für Spaltenüberschriften) und Abkürzungen – sowie deren Definition und ggf. Übersetzung. +Sonderzeichen: Die einheitliche Nutzung von Sonderzeichen wie Schrägstrich, Prozentzeichen, Minuszeichen und Gedankenstrich ist zu regeln (beispielsweise „...” für „bis” und „-” für „minus”). +Gesamt, Summe, Total: Als Beispiele für unnötige Füllwörter und fehlende Standardisierung sollen diese drei „Unworte” in Managementberichten erwähnt werden: Es gibt keinen Unterschied zwischen „Ergebnis gesamt Alpha AG” und „Ergebnis Alpha AG”; eine Liste europäischer Länder wird zu „EU”, „Mitteleuropa” addiert, nicht aber zu „Summe”, „Gesamt” oder „Total”.

Hier kommt die Botschaft am Schluss Brief einer Elfjährigen1 Hallo Shirley, erinnerst Du Dich an letzten Samstag, als ich mit meinem Freund im Park spielte und Du herüberkamst und er mir dann erzählte, dass Du ihn geküsst hast, als ich Euch gerade den Rücken zukehrte? Und am vergangenen Sonntag, als Du mich besuchen kamst und meine Mutter zum Mittagessen Thunfischsalat machte und Du sagtest: “Bäh, das ist der ekligste Salat, den ich je gegessen habe!” ? Und an gestern, als meine Katze Dich am Bein streifte und Du ihr einen Tritt verpasst und gedroht hast, Deinen Hund Monster auf sie zu hetzen? Nun, aus diesen Gründen hasse ich Dich, und ich will nicht mehr Deine Freundin sein. Lucy

Hier kommt die Botschaft zu Beginn Hallo Shirley, ich hasse Dich. und hier sind meine Gründe: 1. Du hast meinen Freund gestohlen 2. Du hast meine Mutter beleidigt 3. Du hast meine Katze erschreckt Lucy 1  Quelle: G. Zelazny: Das Präsentationsbuch

25

GRAFIKEN Unter dem Begriff Grafik sollen hier alle vorrangig nicht-quantitativen Abbildungen wie Netzpläne, Landkarten, Organisationspläne, Ablaufpläne und Entscheidungsbäume zusammengefasst werden. Wie auch Diagramme sollten Grafiken in Berichten und Präsentationen eingesetzt werden, um die gewünschte Botschaft zu vermitteln. Wie auch bei Diagrammen sollten Grafiken klare Titelangaben aufweisen. Es sollten auch hier einheitliche Gestaltungsregeln zur Anwendung kommen, bei denen der Fokus bei Bedeutung und Verständlichkeit und nicht bei „nett aussehen” liegt.

Quelle: Eduard Tufte

Quelle: Eduard Tufte

26

Andere objekte

27

Neben Diagrammen, Tabellen, Texten und Grafiken gibt es in Managementberichten und Präsentationen noch weitere Objekte wie: +Ordnungsobjekte: Seitenzahlen und Überschriften, aber auch Rahmen und Symbole, insofern diese Bedeutungsträger sind, werden als Ordnungsobjekt bezeichnet. +Gestaltungsobjekte: Raster, Farben und Formen sollten nicht nur zum gefälligen Aussehen beitragen, sondern auch einheitlich Bedeutung tragen. +Hervorhebungen: Trendpfeile, Abweichungsmarkierungen, Kreise oder andere Hervorhebungen sollen die Botschaft verdeutlichen.

anwendungsbeispiele Zu den Anwendungsbeispielen der genannten Gestaltungsempfehlungen und Objekte gehören: + Schaubilder („PowerPoints”) + Berichtseiten (Seitentypen) + Bildschirmseiten (BI-Systeme) + Dashboards (Cockpits) Nachfolgend wird nur auf den ersten Punkt näher eingegangen.

schaubilder Folgende Bestandteile machen ein gutes Schaubild aus: Ein eindeutiger Titel (mit Messgröße, Einheit usw.), eine klare Botschaft (ein ganzer Satz), ein geeigneter Diagrammtyp, die Hervorhebung der Botschaft durch einen Kreis oder Pfeil sowie die richtige Notation. Fußnoten können zum Verständnis beitragen, wenn sie wichtige Hinweise wie Begriffsklärungen oder Quellenhinweise enthalten.

A

B

PE: Stuttgart achieved best Profit Growth vs. 2006 (+8.2 kEUR) and was 19 kEUR above Budget

The planned growth in Return on Capital stems from higher Profits

PE by Locations Net Profit in kEUR 2007 ACT, ∆BUD and ∆PY

Alpha Corporation ROI-Tree 2003..2009 out of Partner Business

’07 ACT Hamburg

18.6

Stuttgart 17.7

Leipzig 29.3

Kiel

21.2

Düsseldorf Regensburg

13.0

Köln

9.3

Lindau

8.0

Kassel

+7.5

3.5

+3.0 -1.2 -4.7

-3.2

13

’03 ’04 -5 ACT

’06 ’07 ’08 ’09 PL

+2.6

Lörrach

2.3

+1.1

1.3

+1.0 ’07(ACT-BUD)

6 ’08 ’09

Net Sales in mill. EUR 26 22

’08 ’09

-7

33

x Capital Turn 0,7

0,9

0,8 ’03

’08 ’09

: Capital in mill. EUR ’03

-2.9

Friedrichshafen

Source: Profit Analysis; CO-2 of Jan. 5, 2008 (17)

15

11%

+2.0

+2.3 +0.6

3

’03 :

’03

+3.5

+2.2 -1.6

14

18

Return on Investment in %

+5.0

+4.0 -5.4

5.6 4.2

+5.1

-7.7

6.2

3.7

+5.2

+4.3

12.1

Hannover

Leipzig

-8.1

16.4

15%

+6.4

+5.5

4

Return on Sales in %

+3.3 -2.0

-9.1

18.3

Frankfurt

+4.1

+7.6 +7.4 -5.1

24.6

Berlin

Profit in mill. EUR

+8.2 -4.3

-8.4

34.0

Bremen

Zwickau

56.3

+5.1 +19.2

43.6

Konstanz

Bochum

∆PY +7.2

81.2

München

Potsdam

∆BUD

113.2

’08 ’09

18

21

28

+1.0 +3.4 +3.2

’03

+2.1 (’07–’06)ACT Source: Source: CO-Analyse Peter Mall; Jan. 17, 2008 (21)

’08 ’09

SChauBIlDeR

28

Bei den hier gezeigten Schaubildern handelt es sich um ausgewählte Beispiele, die mehr zeigen sollten, als die üblichen Kuchen-, Säulen- oder Balkendiagramme. Alle Darstellungen sind vollständig mit Excel herstellbar, PowerPoint und Word dienen lediglich als „Trägersystem“. Zu den hierfür benötigten Excel-Tipps und -Tricks siehe http://excel.hichert.com.

a

B

The Profit Forcast of 2007 shows a Plus of 24 mill. EUR (Ø 2 mill. EUR p. Month)

China Net Sales were 12% below Plan (-258 kEUR)

Beta Inc. Profit before Taxes in mill. EUR Jan'06 ACT..Dec'07 FC a) Monthly, b) Year to Date (Average per Month)

+6

Monthly

+7

+20 ACT FC

+11 +10 +10

+8

+9

+15

+5

+3

+3 -3 ACT-BUD

Phase 2 of Spain Project (postponed from July and August)

-4

-6

-11 -14

-3

-3

FC-BUD

Net Sales, Plan Deviation by Country in kEUR Q2 2007

∆PL PL UK

-4 -7

-9

France

+516

Spain

+14%

+160

Sorted by absolute Deviation

Italy

-11

-6

∆PL%

1.240 +7

+123

6 Countries were higher than Plan

+7

+98

43

44

46

46

47

46

46

46

47

48

48

45

M

A

M

J

J

A

S

O

N

D

J 2007

45

45

45

45

46

46

46

J

A

46

46

46

+1 -4

ACT-BUD

+3

+2

+2

+1

0

0

-1

-1

+3

+4

+4

+3

+2

+1

0

+2

+2

-8

-74

7 Countries were lower than Plan

-12

-110

-9

-172

Japan

FC-BUD

-1

-3

-11

-61 -724

Switzerland

-12

-233

China

-12

-258

ACT

-7 -6

Poland Austria

-7

-49

Germany

≙+24 mill. EUR p. year

ACT FC

Year to Date (Average per Month)

46 BUD D

+15

+5

+25

Canada 40

+10

+49

USA

J F 2006

+6

+61

Netherlands

798

-9

-442 ACT-PL

40

43

44

46

46

47

46

46

46

47

48

J 2006

48

45

D

J 2007

45

45

45

45

46

46

46

J

A

46

46

46

ACT-PL (in % of PL)

46 BUD D

Source: PAS BW; July 17, 2007 (18)

Source: PAS BW; CO-Analysis of Peter Tool; Aug. 17, 2007 (44)

C

D

The negative Profit Deviations in February could be compensated by the excellent Month of July

USA shows severe Problems in Nutrition and in Pharmaceuticals

Global Corporation Net Profit Deviation by Months in mill. USD BUD and ACT 2007, Monthly Deviations

Global Industries Inc. Net Sales in mill. EUR by BU’s and by Countries 2007: BUD and ACT-BUD

Beverages BUD

+8 121 +13

+45

108

+4

+3

+5

Pharmaceuticals

ACT-BUD

Switzerland 23

∆ BUD %

Austria 26

+19

USA 23

-40

UK 17

+27% +15

Germany 9 +9

Poland 9 Main Influence: Late Delivery of the Berlin Project

∆ BUD %

+3,3

Austria 13

-25

USA 23 -8

ACT-BUD

Switzerland 12

-9

Germany 23

-8

BUD

+18%

+4,3

-25

-5,8

Poland 8 -13

-43

UK 6

France 13

+12

Italy 13

+11

-19

France 4

+24

Italy 12

+26

+7 +9

+4

Chemicals

-48

Switzerland 13

-5

Nutrition +17%

+2,2

Austria 11

-20

Germany 9

BUD 2006

J

F

M

A

M

J

J

A

S

O

N

+40

USA 13

-15

UK 10

+44

Germany 3

+30

Poland 20 Ø 10 p. month

+16%

+1,9

Austria 4 +16

USA 3

Ø 9 p. month

Switzerland 12

-6,9

Poland 9 +18

France 13

+11

Italy 17

+15

-51 -39

UK 12

-15 +20

France 6

+21

Italy 12

D ACT 2006

Source: Financial analysis; Peter Graham; Jan. 17, 2008 (45)

© 2008, www.hichert.com

e

Source: PAS data of Jan. 17, 2007 (25)

F

The Acquisition of 2005 has not increased the Market Attractiveness of our Product Portfolio

Further positive Development in Frankfurt, Vienna and Graz – Action needed in Lausanne and Linz

SBU’s of Germany Product Market Portfolio 2006 ACT

Region Europe Gross Margin by Locations in % of Net Sales 1997..2006

1.2 10

Cologne

Net Sales mill. EUR

Frankfurt

Munich

Berlin

23 17

25

Circle Area correspondends to Net Sales

VAA 1.0

Core Business VAB 15

V11

2006 Zurich

15 9

Berne 29

Lausanne 20

19

13

11

Vienna

VBN

57 VBR

Salzburg 26

10

20

Graz

Linz 23

20

23

RS

VBZ

16

18 91

3

181

23

12

9

10

RS-4 Paris

RFB

Lyon 24

24

Ø 11 Locations¹

Bordeaux 15

0.4

20

RS-6

VA

0.6

Basel 17

V12 V13

Relative Market Share 0.8

27

26

Acquisition 2005

45

17

13

10

1997

Acquisition 2003

RFA

RS-1

14

12

low

Market Attractiveness

high

15 9

13

11

1997 Source: Analysis of Peter Snell, Jan. 17, 2007 (01)

¹ Weighted Average; Source: Michael Klein, PAS Analysis of Jan. 17, 2007 (10)

19

17

13 2006

Literatur Das Literaturverzeichnis wird bei http://literatur.hichert.com aktualisiert. + Minto, Barbara: The Pyramid Principle. New York: Financial Times Prentice Hall, 2002 Deutsche Ausgabe: Das Prinzip der Pyramide. Ideen klar, verständlich und erfolgreich kommunizieren. München: Pearson Studium, 2005 + Tufte, Edward R.: The Visual Display of Quantitative Information. Eigenverlag: www.edwardtufte.com, 1990 + Tufte, Edward R.: The Cognitive Style of Powerpoint. Eigenverlag: www.edwardtufte.com, 2003 + Zelazny, G.: Das Präsentationsbuch. Campus-Verlag, 2001 + Zelazny, G.: Wie aus Zahlen Bilder werden. Wiesbaden: Gabler, 2002 + Few, St.: Show Me the Numbers. Oakland: Analytics Press, 2004

Kontakt + HICHERT+PARTNER AG Schmittenstrasse 15 CH-8280 Kreuzlingen Geschäftsführer Roman Griesfelder, Prof. Dr. Rolf Hichert Email [email protected] Telefon +41 71 670 08 10 Telefax +41 71 670 08 11 hichert.com + Gestaltung: Anne Hichert, hichert.ch Cartoons: Götz Wiedenroth + Mai 2010 © 2010 HICHERT+PARTNER AG

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg auf Ihrem Weg zu noch besseren Berichten und Präsentationen! Rolf Hichert

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