LEITFADEN PROJEKTMANAGEMENT UMWELT UND SCHULE

December 18, 2017 | Author: Fanny Egger | Category: N/A
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LEITFADEN PROJEKTMANAGEMENT UMWELT UND SCHULE

Liebe Leserinnen und Leser! Schulprojekte leisten wertvolle Beiträge zur Verbesserung und Gestaltung unserer Umwelt. Es geht bei ihnen jedoch um mehr: um den pädagogischen Wert des Lernens anhand praktischer Tätigkeiten. Dieser Lerneffekt beginnt bei der Erfahrung, dass die Welt durch eigenes Handeln gestaltbar ist, setzt sich über das Erproben von Teamarbeit fort und umfasst nicht zuletzt auch jene organisatorischen und wirtschaftlichen Kompetenzen, die die Unternehmen unseres Landes von den Absolventinnen und Absolventen unseres Schulsystems erwarten. Projektunterricht wird speziell im Zusammenhang mit Umweltbildung und Bildung für Nachhaltigkeit als wünschenswerter pädagogischer Ansatz empfohlen. Für Lehrkräfte bedeutet dies oft einen zusätzlichen organisatorischen Aufwand, der neben der sonstigen Unterrichtsund Vorbereitungszeit zu leisten ist. Zwischen einer guten Idee und ihrer Verwirklichung liegen mehrere Schritte, die jedoch auf den ersten Blick manchmal größer erscheinen als sie tatsächlich sind. Projektmanagement ist ein Instrument, das in professioneller Form bei technischen oder wirtschaftlichen Großprojekten gebräuchlich ist. Die zentralen Grundelemente des Projektmanagements helfen jedoch auch bei den kleinen Vorhaben des beruflichen und privaten Alltags dabei, den Blick auf jene wesentlichen Entscheidungen zu richten, die eine zielgerichtete Vorgangsweise ermöglichen. In dieser Broschüre werden die Prinzipien des Projektmanagements in einer für Schulprojekte vereinfachten Form dargestellt. Wählen Sie aus den beschriebenen Methoden jene Elemente, die Ihnen für Ihre persönliche Arbeitsweise am besten geeignet erscheinen und gestalten Sie daraus Ihr eigenes Modell zur Projektverwirklichung. Projektmanagement erleichtert die Planung und Durchführung von Projekten. Die eigentliche Motivation für Projektarbeit liegt jedoch in der Freude der Schülerinnen und Schüler sowie der Lehrkräfte am konkreten Tun und am gemeinsam erreichten Ergebnis, das aus dem Schulalltag stets als etwas Besonderes hervortritt. Wir wünschen Ihnen viel von dieser Freude und hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen den Weg von der Projektidee zum Projektziel erleichtert!

DI. Wolfgang Rescheneder Oö. Akademie für Umwelt und Natur

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INHALTSVERZEICHNIS LEITFADEN PROJEKTMANAGEMENT UMWELT UND SCHULE

Von der Zielformulierung zur erfolgreichen Umsetzung

Was ist ein Projekt? .................................................................. 7 Auf der Suche nach einem Umweltprojekt .......................... 8

Was bringt der Projektunterricht? .................................... 9 Projektmanagement - schon wieder eine Managementidee? ............................ 10

Wichtige Schritte im Projektmanagement ................. 11 Die Projektdefinition ................................................................ 11 Die Projektträgerschaft ........................................................... 12 Die Projektplanung .................................................................. 13 Projektstruktur Ressourcenplanung Zeitplanung/Ablaufplanung Organisationsplanung

Es ist geschafft! Der Projektabschluss .......................... 20 Abschlussbericht .................................................................. 20 Öffentlichkeitsarbeit ........................................................... 21

Literatur .............................................................................................. 22 Linkliste Erlasstexte ......................................................................... 22

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WAS IST EIN PROJEKT? Wenn man in der Managementliteratur nachliest, wird als Projekt ein Vorhaben mit einer festgelegten Zielsetzung bezeichnet, das in einer bestimmten Zeit und unter Einsatz vorhandener Mittel zu erreichen ist1 Schulprojekte werden nach dem Schulautonomie-Handbuch des BM für Unterricht und Kunst als eine komplexe, lehrplankonforme, wirklichkeitsnahe und meist aktuelle Aufgabenstellung bezeichnet, die unter hoher Schüler/innen-Aktivität und Lehrer/innen-Hilfestellung mit dem Ziel eines gemeinsamen Produktes (Bericht, Präsentation, Ausstellung) erfüllt wird.2 Im alltäglichen Sprachgebrauch verstehen wir unter Projekten zumeist spezielle Vorhaben, die außerhalb der regelmäßigen Routinetätigkeiten liegen, also in gewisser Weise einmalig (wenn auch wiederholbar) sind. Im Unterschied zu spontanen, zufälligen oder akut erforderlichen Aktivitäten ist von einem Projekt nur dann die Rede, wenn Maßnahmen inhaltlich und zeitlich geplant, aufeinander abgestimmt und im Hinblick auf ein konkretes Ergebnis realisiert werden.

Beispiele für Projekte

Beispiele für Aktivitäten ohne Projekteigenschaft

Planung und Anlage eines Gartens

Spontaner Ausflug mit Freunden

Organisation einer Ausstellung

Regelmäßige Konferenzen

Erwerb des Umweltzeichens

Löscheinsatz der Feuerwehr

Veranstaltung eines Schülerkonzertes

laufender Musikunterricht

ojekts: Merkmale eines Pr     

1vgl.:

nkt sind definiert Anfangs- und Endzeitpu rfolgt klares Ziel/Ergebnis ve ein rd wi es g, uti de ein ist Die Aufgabenstellung Keine Routine rlich rer Personen ist erforde hre me it be ar en mm sa Die Zu liert rden im vorhinein kalku Aufwand und Mittel we

Johannes Kepler Universität Linz, Institut für Organisationsforschung: ... Seite 18. für Unterricht und Kunst (Hrsg.): Schul AUTONOMIE Handbuch... Seite32 ff.

2Bundesministerium

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Auf der Suche nach einem „Umweltprojekt“ „Umwelt“ ist ein weiter Begriff, der die natürliche, die technische/gebaute und die soziale Umwelt umfasst. Auch in räumlicher Hinsicht reicht „Umwelt“ von der unmittelbaren Umgebung über die Heimatgemeinde und Region bis hin zur globalen Umwelt. Umwelt und Natur bieten eine breite Palette von Möglichkeiten und Themen, von der Erforschung des Lebensraumes Bach bis zur Energieerhebung im Schulgebäude mit anschließender Erarbeitung von Verbesserungsmaßnahmen, von der Umfrage über einen nachhaltigen Lebensstil bis zur Gestaltung des eigenen Schulgartens oder der Herausgabe einer Umweltkolumne in der Schulzeitung. Umweltprojekte können problemorientiert gewählt werden (z.B. Verbesserung der Mülltrennung in der Schule) oder ursachenorientiert definiert werden (z.B. Bewusstseinsbildung für Abfallvermeidung). Ihr Ziel kann eine konkrete Umweltwirkung sein (z.B. Verringerung des Energieverbrauchs um 1%) oder eine Bildungswirkung (z.B. Produktion eines Films zum Thema Klimaschutz).

Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht über mögliche Themenbereiche:

        

Abfallwirtschaft Arten- und Biotopschutz Energie Freizeit in der Natur Fair Trade, Gerechtigkeit Gesundheit, Ernährung Klimaschutz Konsum Lärm



        

Lebensraum Natur Lebensstil, Lebensqualität Mobilität, Verkehr Nachhaltigkeit Raumgestaltung, Schulhofgestaltung Strahlenschutz, Kernenergie Technologien und Produkte der Zukunft (Umwelt)-Management Wasser und Abwasser

Tipp:

Ideen für Umweltprojekte kann man auch aus diversen Projektbörsen (z.B. umweltprojekte.eduhi.at, www.umweltbildung.at) sowie aus den Kriterienkatalogen des Umweltzeichens für Schulen (www.umweltzeichen.at), aus den Handlungsfeldern des ÖKOLOG-Programms (www.oekolog.at) und des Klimabündnisses bzw. der Klimarettung (www.klimarettung.at, www.klimabuendnis.at) ableiten.

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WAS BRINGT DER PROJEKTUNTERRICHT? Die Durchführung von Projekten im Rahmen des Unterrichts trägt dazu bei, den Schülerinnen und Schülern neben dem Wissen auch die Motivation und Fähigkeit zum Mitgestalten zu vermitteln. Ideen für Aufgabenstellungen können aus den Lehrplänen aufgegriffen werden oder von diesen unabhängig sein. Projekte können auch aktuelle schulinterne und -externe Ereignisse zum Anlass haben. Projektunterricht kann

auf ein Fach beschränkt bleiben, fächerverbindend erfolgen (die Fächergrenzen bleiben erhalten, aber die Lehrinhalte werden zueinander in Beziehung gebracht, sodass sich die Gegenstände um das je-weilige Thema zentrieren) fächerübergreifend erfolgen (die Grenzen zwischen den einzelnen Gegenständen werden zugunsten der ganzheitlichen Themenbearbeitung für einen vereinbarten Zeitraum aufgelöst) Projektunterricht ist im Sinne des Grundsatzerlasses des BMBWK zum Projektunterricht insbesondere durch folgende Merkmale gekennzeichnet:3



beteiligtenorientiert: Themenbildung, Schwerpunktsetzung und Bearbeitung erfolgen



selbstorganisierend: Die Lernenden erhalten die Möglichkeit, neue Erkenntnisse selbst

gemeinsam, die individuellen Möglichkeiten, Ansprüche und Bedürfnisse der Lernenden können sich innerhalb der Lerngruppe entfalten. Auch die Lernenden übernehmen Verantwortung für den Gesamterfolg. zu gewinnen und Zusammenhänge selbst nachzuvollziehen. Lernziele sind der Umgang mit Ressourcen und Planungsmethoden.



interdisziplinär/themenzentriert: Ein Thema steht im Mittelpunkt, die Bearbeitung durch mehrere Fächer oder mehrere Personen ermöglicht vernetztes Denken und ganzheitliche Betrachtungsweisen. Dadurch wird der Umgang mit Komplexität bzw. die Bewältigung komplexer Aufgabenstellungen gelehrt.



teamorientiert: Durch Teamarbeit wird soziale Kompetenz vermittelt, die in der heutigen



wirkungsorientiert: Theorie und Praxis werden durch Beispiele verbunden, inner-

Arbeitswelt sehr gefragt ist. Projektunterricht ist daher zugleich soziales Lernen. Erkennbar wird, dass eine Gesamtleistung eine andere Qualität hat, als die Summe von Einzelleistungen. schulische und außerschulische Realitäten mitgestaltet.

Die Rolle der Lehrerinnen und Lehrer liegt beim Projektunterricht neben der fachlichen Anleitung auch in der Hilfestellung bei der Strukturierung von Planungs- und Entscheidungsprozessen sowie bei der Wahl der Arbeitsmethodik. Die Grundsätze des Projektmanagements bieten dafür eine hilfreiche Orientierung.

3BMBWK:

Grundsatzerlass zum Projektunterricht; Wiederverlautbarung der aktualisierten Fassung. Rundschreiben Nr. 44/2001 unter www.bmbwk.gv.at/ministerium

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Projektmanagement – Schon wieder eine Managementidee? Projektmanagement ist nichts Neues und wird bereits seit langer Zeit zur Verwirklichung von Großvorhaben (z.B. Anlagenbau, Bauvorhaben, Veranstaltungs-Großprojekte, etc.) eingesetzt. Was für große Vorhaben unerlässlich ist und professionell durchgeführt wird, kann in stark vereinfachter Form auch für die „kleinen Projekte“ im schulischen Bereich hilfreich sein. Projektmanagement ist ein Weg, um Projekte „in den Griff zu bekommen“. Effizient eingesetzt helfen diese Methoden dabei,

 sich über das gewünschte Ergebnis eines Vorhabens klar zu werden, sprich: die Fülle    

guter Ideen auf ein realisierbares Maß zu verdichten; die für ein Ergebnis notwendigen Arbeitsschritte und Hilfsmittel im Voraus zu erkennen und dadurch abzuschätzen, ob ein Projekt im vorgesehenen Zeitraum und mit den vorhandenen Ressourcen realistisch umsetzbar ist; schon vor dem Projektstart zu klären, wer das Projekt unterstützt, wer in welcher Funktion mitarbeitet und wer im Zweifelsfall worüber entscheidet; Unterlagen für die Beantragung von Sponsor- oder Fördergeldern zu erstellen; den Projektablauf und das Ergebnis zu dokumentieren und an andere zu berichten.

Die Erfahrungen zeigen, dass es einige wichtige Faktoren gibt, die oft über Erfolg oder Misserfolg von Projekten entscheiden: 4 Legitimation Zwischen Projektleiter/in und Projektteam muss ein gemeinsames Verständnis über Sinn, Zweck und Inhalte des Projekts vorliegen und das Projekt muss durch den Lehrplan sowie durch das Einvernehmen zwischen Schulleitung und allen Beteiligten legitimiert sein. Besonders gilt das bei Projekten, die fächerübergreifend sind oder die gesamte Schule erfassen.

Projektkontrolle Führen Sie regelmäßige Projektkontrollen bezüglich Status und Fortschritt durch. Es ist zweckmäßig, sich auf Schlüsselfaktoren zu beschränken.

Zieldefinition Vereinbaren Sie klare Ziele und treffen sie auch wieder klare Vereinbarungen, wenn sich Änderungen ergeben.

Methoden Achten Sie auf situationsgerechten Methodeneinsatz, oft sind einfache Mittel erfolgreich. Netzplantechnik und EDVEinsatz sind nicht der (einzige) Erfolgsfaktor.

Startphase Richten Sie in der Startphase ein arbeitsfähiges Team ein und erarbeiten Sie ein gemeinsames Problemverständnis. Projektplanung Die Projektplanung soll gemeinsam erfolgen. Sie soll umfassend, aber am Beginn nicht zu detailliert durchgeführt werden.

Kommunikation Kommunizieren Sie offen und direkt sowohl innerhalb der am Projekt Beteiligten als auch außerhalb dieses Personenkreises. Warten Sie nicht erst bis gefragt wird.

Organisationsstruktur Zweckmäßig ist eine unbürokratische Organisationsstruktur d.h.: kleine Arbeitsteams, offene Information, transparente Aufgaben- und Verantwortungszuteilung. Stellen Sie „stabile“ Projektgruppen zusammen (d.h. Aufgaben passen zur Qualifikation und die Sozialfaktoren innerhalb der Projektgruppe stimmen).

4Die aufgelisteten Erfolgsfaktoren beruhen auf Ergebnissen empirischer Untersuchungen (Keplinger 1991). Die Aussagen wurden auf Grund praktischer Erfahrungen in Schulprojekten an den Schulbereich angepasst.

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WICHTIGE SCHRITTE IM PROJEKTMANAGEMENT Den zentralen Kern des Projektmanagements bringen die folgenden fünf "W"-Fragen zum Ausdruck: WAS? WER? WIE? WANN? WOMIT? Wer sich Zeit nimmt, diese W-Fragen vor Durchführung eines Projekts konkret zu beantworten, hat die Grundsätze des Projektmanagements in einfacher Form bereits umgesetzt:

WAS? Die Projektdefinition Die Beantwortung der Frage nach dem „WAS?“ kann auch als Projektdefinition bezeichnet werden. Bevor Sie ein Projekt in Angriff nehmen, sollten Sie es klar definieren. Was ist das Ziel? Was sind die Aktivitäten? Wie passt die Idee zum Schulprogramm und zu meiner Aufgabe als Pädagoge/Pädagogin? Wie passt die Idee zu meinem Fach?... Was sich so einfach und logisch anhört, ist leider gar nicht so leicht und erfordert doch einige Zeit. Aus der betrieblichen Praxis weiß man aber, dass gute Projektdefinition im Vorfeld die tatsächliche Projektplanung und -umsetzung wesentlich erleichtert bzw. erst ermöglicht.

 Tipp:

Bringen Sie Ihre Gedanken immer sofort zu Papier. Was einmal niedergeschrieben ist, geht nicht verloren und belastet gleichzeitig nicht mehr!

Die Projektdefinition kann mit der Sammlung (z.B. durch Brainstorming) und anschließender Auswahl von Ideen beginnen. In der Folge muss klar (am besten schriftlich) festgehalten werden:

Was ist das Projektziel, was ist das Ergebnis, wie sieht das Ergebnis konkret aus? Wie heißt unser Projekt? Wählen Sie einen Projekttitel, der gut verständlich ist und Lust aufs Mitmachen sowie Neugier weckt. Wie würde eine Zeitung das Projekt in Ihrer Schlagzeile nennen?

Im Zusammenhang mit der Projektdefinition sollte auch gleich mit bedacht werden:

Hat das Projekt die nötige Legitimation? Ist es mit Lehrplänen etc. vereinbar? Bedarf es der formalen Zustimmung durch die Schulleitung, den Schulerhalter, der Eltern, etc.? Gibt es sonstige Vorschriften, die zu beachten sind oder Genehmigungen, die einzuholen sind? Wie kann der Nutzen des Projekts begründet werden, warum ist es sinnvoll? Die rechtzeitige Beantwortung dieser Fragen schützt vor „Selbstzweck-Projekten“ und bereitet eine/n darauf vor, wie man kritischen oder skeptischen Fragen argumentativ begegnen kann.

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Beispiel für eine Projektdefinition:

Energiecheck

+ Heizung) ituation der Schule (Strom Erhebung der Energies rbesserungsschritten n und Aufzeigen von Ve durch die Schüler/inne Projekttitel:

Energiecheck

le durch... ieverbrauchs der Schu Verringerung des Energ iesituation der Schule  Wissen um die Energ der Schule g der Energiesituation run sse rbe Ve die für g  Anregun und Übung effizienter iten der Schüler/innen  Selbstständiges Arbe Gruppenarbeit s ng des Physikunterrichte  praktische Umsetzu projekten  Ableitung von Folge  usw. izung) durch die der Schule (Strom + He on ati itu ies erg En r de g ebun gsschritten Projektinhalt: Erh fzeigen von Verbesserun Schüler/innen und Au Schriftlicher Bericht

Projektziel:

Ergebnis:

WER?

Die Projektträgerschaft

Die Beantwortung der Frage nach dem „WER?“ stellt ein Bindeglied zwischen Projektdefinition und Projektplanung dar. Einige wichtige Aspekte der „WER“-Frage sind die folgenden: Wer ist der Projektträger? Wer trägt nach außen hin die Verantwortung, auf wessen Namen werden allfällige Rechnungen lauten, wer hat die Rechte an den Ergebnissen (z.B. Urheberrecht bei Broschüren). Hinweis: Speziell wenn für ein Schulprojekt Förderungen beantragt werden sollen, ist es wichtig, dass ein rechtsfähiger Projektträger feststeht! Wer ist Projektleiter/in? Wem gegenüber ist der/die Projektleiter/in verantwortlich, welche Befugnisse hat der/die Projektleiter/in? Wer hat bei Meinungsverschiedenheiten das „letzte Sagen“? Wer arbeitet am Projekt mit? In welchem Ausmaß verpflichten sich die Beteiligten zur Mitarbeit? Wer ist zwar am Projekt nicht beteiligt, jedoch betroffen? Betroffene können bei Schulprojekten beispielsweise Lehrkräfte anderer Gegenstände, der/die Schulwart/in, die Eltern, die Gemeinde, etc. sein. Sollten die Betroffenen informiert, um Zustimmung oder Unterstützung gebeten, zu Beteiligten gemacht werden? Die genauere Regelung der hier angeschnittenen Fragen ist in der Organisationsplanung zu treffen (siehe nächste Seite).

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WIE? WANN? WOMIT?

Die Projektplanung Die Fragen, wie das Projekt konkret ablaufen soll, betreffen die Projektplanung. Hier geht es darum, erstens die Projektstruktur darzulegen, zweitens die Ressourcenplanung und drittens die Zeitplanung vorzunehmen.

Projektstruktur Es ist empfehlenswert, das Projekt zunächst in einzelne, deutlich abgegrenzte Teilaufgaben (Projektschritte) nach sachlich-logischen Gesichtspunkten zu zerlegen. Diese Zerlegung macht die Projektstruktur deutlich und gibt Überblick über die einzelnen Aufgaben und ihre Zusammenhänge. In der Folge kann überlegt werden, welche Aufgaben welchen zeitlichen und finanziellen Aufwand bedeuten und in welcher Reihenfolge Aktivitäten erfolgen können. Als bewährtes und einfaches Hilfsmittel zur Erarbeitung einer Projektstruktur ist eine Pinwand mit Kärtchen gut geeignet, weil sie ein Ergänzen oder Umordnen von einzelnen Punkten möglich macht und die Teamarbeit unterstützt. Schritt 1: Schritt 2:

Zunächst werden die großen Aufgabenbereiche eines Projekts festgehalten In jedem Aufgabenbereich werden die einzelnen Aufgaben genannt

Das folgende Beispiel zeigt einen (unvollständigen) Projektstrukturplan für ein fiktives Energieprojekt:

Energiecheck

Ergebnispräsentation Sponsoring

Checklisten und Methoden erarbeiten

Vorbesprechung mit Schulwart/in

Literaturrecherche

Anfragen bei externen Institutionen

Messgeräte organisieren

Erhebung und Messung

Bedarf klären (Art des Geräts,...)

Erhebung der Gebäudedaten

Auswerten der Messungen und Interviews

Recherche nach Verleihstellen

Durchführen von Messungen

Erarbeiten von Verbesserungsvorschlägen

Interviews bei Lehrkräften und Schülern

Verfassen des Berichts

Geräte entlehnen

Verfassen der Checkliste

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Bericht

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Selbstverständlich kann der Projektstrukturplan auch als Tabelle dargestellt werden:

Energiecheck

+ Heizung) ituation der Schule (Strom Erhebung der Energies rbesserungsschritten n und Aufzeigen von Ve durch die Schüler/inne

ergiesituation A) Erhebung der En

rientierung über er Schulwartin (Grundo t/d ar lw hu Sc m de t mi 1) Vorbesprechung r Schule) die Energiesituation de Heizung) iebereiche Strom und erg (En en eit rb era en od 2) Checklisten + Meth ken, ...) e (Lehrbücher, Bibliothe he 2.1.) Literaturrec rch lt und Natur, . Akademie für Umwe ndnis, ... 2.2.) Anfragen bei Oö iesparverband, Klimabü erg En n, me eh rn nte su Energieversorgung Methoden festlegen 2.3.) Checklisten und ieren , ...) 3) „Messmittel“ organis glich sind (Stromzähler mö en ng su es M e ern int 3.1.) Klären, wo haus r, ...) essmittel klären (Voltmete M r ne ter ex rf da Be ) 3.2. n ausleihen 3.3.) Messmittel exter sung 4) Erhebung und Mes bäudedaten 4.1.) Erhebung der Ge n Messungen 4.2.) Durchführung vo Mitschüler/innen ecklisten (Schulwart/in, Ch n vo nd ha an w vie 4.3.) Inter und Lehrkräfte) ebnisse 5) Auswertung der Erg hts zur IST-Situation 6) Erstellung des Beric ten Verbesserungsschrit B) Aufzeigen von

........... 7) ...........................

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Ressourcenplanung Ebenso kann anhand des Projektstrukturplans die Ressourcenplanung vorgenommen werden: Wie viele Mitarbeiter/innen bzw. wie viele Arbeitsstunden sind für die einzelnen Arbeitsschritte erforderlich? Welche Hilfsmittel sind für die einzelnen Arbeitsschritte erforderlich? Welche finanziellen Kosten verursachen einzelne Aufgaben (z.B. Leihkosten für Messgeräte, Material- und Kopierkosten für Bericht, etc.) Welche Mittel sind vorhanden, welche müssen beschafft werden? Sind Sponsoren erforderlich? Sind Förderungen möglich? Häufigste Probleme bei der Ressourcenplanung verursachen unklare Projektziele, unrealistische Terminvorgaben, mangelnde Kommunikation sowie Interessens- und Motivationskonflikte. Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Ressourcenplanung extra oder verknüpft mit den Aufzeichnungen zur Ablaufplanung. So können Sie im Rahmen der Projektumsetzung sicherstellen, dass die nötigen Mittel auch tatsächlich vorhanden sind! Diese Dokumentation kann auch als Finanzierungsplan erstellt werden, der beispielsweise bei vielen Förderprogrammen als Einreichkriterium verlangt wird: Beispiel Finanzierungsplan Projekt Energiecheck Kalkulierte Aufwände, Kosten

geplante Aufbringung der Mittel

Honorar für externe Beratung

500 EURO

Eigenmittel der Schule

200 EURO

Leihkosten für Messgeräte

200 EURO

Sponsoren

300 EURO

Literaturkosten

150 EURO

Bildungsförderungsfonds

300 EURO

Materialkosten

250 EURO

Förderung Land Oö.

300 EURO

Papier, Druckerpatronen, Kopierkosten, etc.

etc. Summe

etc. 1100 EURO

15

Summe

1100 EURO

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Zeitplanung/Ablaufplanung Schließlich gilt es, die Aufgaben aus dem Projektstrukturplan mit Zeitangaben zu versehen (Beginn, Fertigstellung). Eine wohlüberlegte Zeitplanung hilft dabei, Projektumfang und Zieltermin realistisch festzulegen und Enttäuschungen aufgrund Selbstüberforderung zu vermeiden. Um einen fixen Projekt-Fertigstellungstermin einhalten zu können, ist es ratsam „von hinten“ beginnend loszurechnen (siehe nachfolgendes Beispiel): geplante Ergebnispräsentation:

1. 7. 2011

noch zu tun: Einladungen zur Präsentation versenden, Raum organisieren, Präsentationscharts vorbereiten, Berichte kopieren, etc. bis 1. 6. 2011

Fertigstellung des Berichts:

zu tun: Auswerten der ausgefüllten Checklisten und Interview-Fragebögen Abschließen der Erhebungen, Messungen und Interviews

bis 15. 4. 2011

Verfügbarkeit der Messinstrumente sowie der Checkliste zur Erhebung

ab 15. 2. 2011 1.12.2010 bis 15.2.2011

Zeit für die vorbereitenden inhaltlichen und organisatorischen Recherchen

Projektstart daher spätestens

1.12.2010

Empfehlungen:

Definieren Sie Meilensteine! Diese können z.B. der Projektstart, ein Zwischenergebnis und natürlich der Projektabschluss sein. „Feiern“ Sie das Erreichen eines Meilensteins mit den Beteiligten – das erhöht die gemeinsame Motivation. Machen Sie den Projektablauf und den Stand der Umsetzung (Wo stehen wir heute?) bildhaft sichtbar. Das kann in einfacher Form auf einer Pinwand erfolgen, auf der die Aufgaben und ihre Dauer entlang einer Zeitachse dargestellt sind. Machen Sie dabei auch Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen und Ereignissen sichtbar (z.B. durch Pfeile). Für die Ablaufplanung hat sich die Anlage von Termin- und Aufgabenlisten bewährt. Planen Sie ausreichend Pufferzeiten ein!

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Beispiel eines Zeitdiagramms zur Visualisierung des Projektablaufs

Projektstart



Wir sind heute hier und im Zeitplan Wir sind heute hier und verspätet

Fachliche Recherche



Checklisten ausarbeiten

Messgeräte organisieren

Meilenstein: Beginn der Messung

Messungen durchführen

Bericht erstellen

Ergebnispräsentation (Veranstaltung) vorbereiten Präsentation

12/10

1/11

2/11

3/11

4/11

Zeitachse

Die im Projektstrukturplan definierten Aufgaben sind von einander abhängig. Sobald diese Abhängigkeiten dargestellt werden, wird der Ablauf des Projekts deutlich: Manche Aufgaben können nebeneinander erfüllt werden, andere wiederum müssen abgeschlossen sein, damit die nächste Aktivität folgen kann.

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5/11

6/11

7/11

8/11

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Organisationsplanung Dieser Schritt der Planung sollte auf jeden Fall gemeinsam mit den am Projekt Beteiligten erfolgen. Mit dem Projektstrukturplan (siehe Seite 13) ist bereits ein Schritt in Richtung Projektorganisation getan. Denn es bietet sich an, die Aufteilung der Arbeiten zwischen den Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeitern danach vorzunehmen: beispielsweise können Aufgabenbereiche oder Teilaufgaben einzelnen Unterrichtsfächern, Schulklassen oder Schülergruppen zugeteilt werden. Benennen Sie Verantwortliche für die Projektsteuerung. Bilden Sie Arbeitsgruppen für Teilaufgaben (z.B. Schülerteams). Wenn nötig, kann es auch hier wieder eine/n Gruppenverantwortliche/n geben. Legen Sie, wenn möglich schriftlich, Projektdurchführung wesentlich!

klare Arbeitsregeln fest. Diese erleichtern die

In Kombination mit der Ablaufplanung ergibt sich aus der Organisationsplanung letztlich eine „TO DO“-Liste: Aus ihr geht klar hervor, wer was bis wann zu erledigen hat und wofür verantwortlich ist.

TO DO - Liste Projekt Energiecheck Aufgabe

Verantwortlich

m/der  1) Vorbesprechung mit de ntierung) rie Schulwart/in (Grundo

Lehrer/in

enstellen  2) Schülergruppen zusamm = n und Aufgaben verteile Projektstart

Lehrer/in

 3) Literaturrecherche Institutionen  4) Anfragen bei externen  5) Checklisten verfassen gsblock) (Workshop, Nachmitta ren  6) „Messgeräte“ organisie ihstellen) (Bedarf, Anzahl, Verle  7) Messgeräte abholen edaten  8) Erhebung der Gebäud

alle Schülerteam A Lehrer/in, Klasse 3b Schülerteam B Lehrer/in Schülerteam C

ngen  9) Durchführen von Messu ......  usw................................

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Beginn

Ende, Termin/ Meilenstein

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Von nun an ist es Aufgabe des Projektmanagements, die Einhaltung der geplanten Schritte zu kontrollieren, insbesondere die Beteiligten zu motivieren und anzuleiten den Projektverlauf eventuell mit Plan- und Zielkorrekturen zu überwachen (z.B. Kontrolle der Termine, des Aufwandes, usw.) die verschiedenen Arbeitsgruppen zu koordinieren.

Die in der Phase der Projektplanung erarbeiteten Dokumente dienen dafür als Grundlage (Projektstrukturplan, To-Do-Liste, Zeitdiagramm, Finanzierungsplan). Abweichungen vom IST zum SOLL können entweder durch Planänderungen oder korrektive Maßnahmen ausgeglichen werden.

) hule (Strom + Heizung Sc r de n io at itu es gi er ng der En ngsschritten Energiecheck - Erhebu fzeigen von Verbesseru Au d un en nn /i ler hü Sc durch die en Korrekturmaßnahm

Abweichung

Literaturrecherche Schülerteam A hat die Zeitpunkt nicht bis zum vereinbarten abgeschlossen

Es können keine ausgeborgt werden

Messinstrumente

ebung einsetzen Woche eine

zur Erh  weitere Schüler raum  Recherchezeit verlängern

binden  Spezialisten ein ativen Anbietern  Suche nach altern Ankauf?

ng = Änderung  Verzicht auf die Messu Projektziel) im Plan (event. sogar im

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ES IST GESCHAFFT! DER PROJEKTABSCHLUSS Auch der Projektabschluss umfasst einige wichtige Schritte. Zunächst ist es Aufgabe des Projektmanagements, zu prüfen, ob die Projektziele erreicht wurden.

Abschlussbericht In einem einfachen internen Abschlussbericht werden das Projektziel, der Projektablauf, das Projektergebnis, die Projektleitung und die Projekt-Mitarbeiter/innen beschrieben. Der Abschlussbericht soll auch die Endabrechnung enthalten. Diese interne Dokumentation ist - je nach formaler Projektträgerschaft - in manchen Fällen der vorgesetzten Stelle vorzulegen, die auch den Projektauftrag erteilt hat, oder das Projekt genehmigt hat. Im Falle beantragter Förderungen ist ein derartiger Bericht in Verbindung mit den Rechnungsund Zahlungsbelegen in der Regel auch Voraussetzung für die Auszahlung des zugesagten Geldbetrags.

 Tipp:

Berichte erst nach Projektabschluss aus der Erinnerung oder auf der Basis der Sichtung von Unterlagen zu erstellen, kostet Zeit. Das Führen einer einfachen Projektdokumentation oder eines Projekttagebuchs von Anfang an erspart den nachträglichen Rechercheaufwand. Es empfiehlt sich auch, die Aktivitäten laufend fotografisch festzuhalten. Fotos geben jedem Bericht erst Leben und sind für eine allfällige Pressearbeit unerlässlich. Bei schulischen Projekten können Dokumentations- bzw. Berichtsaufgaben auch den Schülerinnen und Schülern als Teil des Projekts übertragen werden.

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Öffentlichkeitsarbeit Der Abschlussbericht ist die Basis für jene Informationen, die nach außen gehen. Projekte entfalten mehr Wirkung (z.B. Vorbildwirkung), wenn auch andere über sie erfahren. Die positiven Rückmeldungen der Öffentlichkeit sind Lohn für die viele Arbeit und motivieren die Beteiligten für ihr weiteres Engagement. Auch Sponsoren finden sich für ein Projekt leichter, wenn sie damit rechnen können, in einer Publikation oder einer Abschlussveranstaltung erwähnt zu werden. Für die Information der Öffentlichkeit gibt es zahlreiche Möglichkeiten: Publikation einer Broschüre Presseinformation: Presseinfos sollen kurz und bündig sein, das Wesentliche hervorheben und mit Fotomaterial ergänzt werden. Abschlussveranstaltung: Präsentation des Ergebnisses durch Vorträge, Charts, etc; Einladung von vorgesetzten Stellen, prominenten Persönlichkeiten, Sponsoren, Presse, Eltern, etc.; geselliger Ausklang – Erfolge sollen auch gefeiert werden! Ausstellungen/Filme: Das Projekt und seine Ergebnisse können auch als Ausstellung oder Film dargestellt werden, die bei der Abschlussveranstaltung erstmals präsentiert und dann über einen längeren Zeitraum gezeigt werden. Einreichung des Projekts für Preise: Es gibt eine Vielzahl von Preisen, für die sich auch Schulen bewerben können (z.B. Oö. Landespreis für Umwelt und Natur). Preisgelder sind oft eine wichtige finanzielle Basis für die nächsten Projekte. Eingabe des Projekts in z.B. auf umweltprojekte.eduhi.at

eine

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Projektdatenbank

bzw.

Projektbörse:

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Literatur 1) Amt der Oberösterreichischen Landesregierung: Richtlinien für Projektmanagement im Landesdienst. 2) Bundesministerium für Unterricht und Kunst (Hrsg.): Schul AUTONOMIE Handbuch, Wien,1999. 3) Johannes Kepler Universität Linz, Institut für Organisationsforschung: Skriptum Projektmanagement, Linz 1990. 4) Kaplinger, H: Schulungsunterlage Projektmanagement, Linz 1997. 5) Züst, Rainer: Systems Engineering - Kurz und bündig, Verlag Eco-Performance, Zürich, 1998.

Anhang: Linkliste Erlasstexte Grundsatzerlass zum Projektunterricht

http://www.bmukk.gv.at/ministerium/rs/2001_44.xml http://www.bmukk.gv.at/medien/4905_Projekttipps.pdf Unterrichtsprinzip Umwelterziehung

http://www.bmukk.gv.at/schulen/unterricht/prinz/umweltbildung.xml http://www.bmukk.gv.at/medienpool/15069/rundschreiben_1994_35.pdf Grundsatzerlass Gesundheitserziehung

http://www.bmukk.gv.at/schulen/unterricht/prinz/GZ_27.909115V396_Grunds1786.xml

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