La Filmoteca Española: digitalización y cooperación.

La Filmoteca Española: digitalización y cooperación. Charo López (Filmoteca Española)

Introducción El término FILMOTECA está inevitablemente asociado a colecciones de películas, generalmente en rollos de celuloide, y casi exclusivamente, antiguas. Esta acepción es acertada, pero no excluyente. Las Filmotecas son, en realidad, colecciones documentales muy variadas, entre las que tienen especial importancia, claro está, las de películas, pero que ni son las únicas, ni son siempre antiguas, ni están exclusivamente en rollos de celuloide. En realidad, las Filmotecas son instituciones que tienen el carácter de archivos históricos, y que participan de las características de las mediatecas, ya que sus fondos los constituyen colecciones de películas en diferentes soport es, y documentos de diversos tipos: monografías, publicaciones periódicas, CD-ROM, DVD, fotografías, discos, cintas y cassetes de audio, carteles, manuscritos, programas

de

mano,

partituras, press-books, carteleras, documentación económico-

administrativa, y, en muchas ocasiones, piezas de museo. Pero, además, son archivos abiertos, donde sigue escribiéndose cada día la historia del cine.

La Filmoteca Española. La Filmoteca Española fue creada como Filmoteca Nacional el 13 de febrero de 1953. Está integrada en el Instituto de la Cinematografía y de las Artes Audiovisuales (ICAA), organismo autónomo de la Secretaría de Estado de Cultura del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y es miembro de pleno derecho de la FIAF (Federación Internacional de Archiv os Fílmicos) desde 1956. Su misión es "recuperar, investigar y conservar el patrimonio cinematográfico español y difundir la producción cinematográfica nacional e internacional". Cuenta con fondos muy ricos, algunos de ellos bastante frágiles y con problemas de almacenamiento y conservación.

La colección digital. Precisamente la disyuntiva entre conservación y difusión y la escasez de espacio son algunas de las condiciones que con más frecuencia obligan buscar soluciones nuevas para el tratamiento documental. Soluciones que, además, mejoren la transmisión y el intercambio de información. La digitalización cumple ambas condiciones: permite el almacenamiento seguro y en poco espacio y facilita la difusión a gran escala. Por estos motivos es la solución que propicia la actual política cultural europea y es también por la que apuesta la Filmoteca Española, que a largo plazo se propone digitalizar la totalidad de sus colecciones: una empresa ambiciosa. Pero, ni todas están en las mismas condiciones de conservac ión, ni tienen la misma demanda, ni presentan condiciones de gestión idénticas. Tampoco el interés que despiertan o las técnicas que exigen son las mismas. Por ello, se prevé llevar a cabo campañas parciales, atendiendo a criterios de selección establecidos de antemano. La colección digital de la Filmoteca nace como una alternativa de uso a las colecciones de documentos originales: en ningún caso se consideran documentos de sustitución. Las ventajas que ofrecen las colecciones digitales a una institución de las características de la Filmoteca Española son evidentes: más estabilidad, mejor sistema de búsqueda y recuperación, difusión en redes de comunicación, integración de texto, imagen y sonido, portabilidad e interactividad. Pero, como se verá más adelante, no es una tarea exenta de problemas.

Objetivos De acuerdo con las recomendaciones del Consejo de la Unión Europea, en su Resolución del 26 de junio de 2000, relativa a la conservación y promoción del patrimonio cinematográfico europeo, la Filmoteca Española se propone los siguientes objetivos: •

Preservar una colección de excepcional valor para el patrimonio histórico europeo, con vistas a su óptima utilización.

•

Integrarse en el conjunto de colecciones virtuales europeas, intensificando el intercambio de experiencias, conocimientos y prácticas más idóneas en este campo.

•

Garantizar el acceso a la información que contiene, facilitando la consulta de usuarios tanto próximos como remotos

•

Establecer bases para la creación de contenidos culturales digitales, fomentando la constitución gradual de una red de bases de datos de los archivos europeos, así como de colecciones de copias conservadas, realizadas por los archivos y mejorando sus condiciones de acceso.

•

Permitir su uso con fines pedagógicos y científicos.

•

Completar la información que contienen otras colecciones

Perfiles de usuario y explotación de recursos digitales. Los sistemas y métodos empleados en la digitalización dependen fundamentalmente del usuario al que se dirige y el empleo que se les quiera dar. El perfil del usuario de filmoteca es muy amplio: el cine interesa a todo el mundo, y no hay que olvidar que los archivos fílmicos constituyen un impresionante documento histórico. Además, las redes de comunicación han permitido llegar a personas físicamente muy alejadas, lo que aumenta considerablemente la variedad de las demandas. La tipología no puede establecerse más que en líneas muy generales. •

Investigadores del cine y temas relacionados: música, artes plásticas, interpretación, etc.

•

Historiadores

•

Docentes universitarios y de estudios de postgraduación (másters, doctorados, etc.), fundamentalmente de las especialidades de Imagen y sonido, Ciencias de la Información, Historia y Arte, aunque no quedan excluidos otras especialidades.

•

Profesionales de los medios de comunicación y autores de documentales.

•

Documentalistas de cualquier campo profesional.

•

Otros profesionales que necesiten información sobre cualquier aspecto relacionado con la situación en el mundo durante el último siglo: estilo de vida, el desarrollo de las comunicaciones, la moda, los edificios públicos, etc.

También condiciona el proceso de digitalización los sitemas que se vayan a emplear para su explotación, aunque, en determinados casos se puede decir que el condicionamiento es mutuo. La Filmoteca no ha elegido una úcica forma de explotación, sino que, según las colecciones, se ha decantado por los siguientes sistemas: •

Venta o cesión de colecciones completas. Recogidas en series de DVD de fácil explotación, son ser vendidos, cedidos o alquilados a aquellos usuarios interesados en ellos (universidades, centros de investigación, instituciones culturales, etc.). Interesa a las colecciones de carácter multimedia: No-Do, cine mudo, archivos de la Guerra Civil…. Plantea problemas muy complejos de derechos de propiedad, pero son muy fáciles de difundir.

•

Venta o cesión de parte de los archivos. La fragmentación de los archivos digitales y los sistemas de recuperación de los que van dotados permiten la venta, alquiler o cesión de parte de los documentos (documentales, imágenes, textos, locuciones, etc.), con las condiciones que se establecen en cada caso. Facilita la gestión de la información, pero agrava los problemas de derechos de propiedad, que a veces se tienen que discutir para cada imagen. Es un sistema útil para cualquier colección.

•

Proyección o visualización in situ. Los archivos digitales también pueden visualizarse in situ, sea en salas de proyección o en los lectores de DVD de la propia institución, sea para uso interno o público (Centro de Documentación). Es el más sencillo de los sistemas ya que, al tener carácter de consulta documental, no genera derechos de propiedad, excepto en el caso de que se soliciten servicios de reproducción.

•

Distribuciónen redes. Es el sistema más eficaz, pero a la vez más complejo. Según su carácter puede ser gratuito o comercial, y tener una difusión limitada (Intranet) o abierta (Internet). De momento, se ha optado por alojar las colecciones digitales en la Intranet corporativa y hacerlas públicas a medida que se vayan obteniendo derechos sobre ellas. Mientras tanto, el proceso para el acceso consiste en ofrecer la base de datos que las registra, cursar una solicitud formal y abonar las tasas correspondientes; pueden simplificarse mediante la tramitación en línea y el establecimiento de acuerdos o

convenios institucionales.

Problemas Sia digitalización de documentos no está exenta de problemas, estos aumentan cuando se trata de colecciones de tan diferentes características físicas, de contenido y de propiedad, y cuando la demanda es igualmente tan diversa. Además de otros de menor envergadura, la Filmoteca se ha visto obligada a afrontar las siguientes cuestiones: •

Tamaño. Los documentos digitalizados ocupan mucho espacio en disco, que aumenta a medida que mejora la resolución de las imágenes. Para aligerar el contenido, se ha optado por buscar estándares de resolución medianos, pero no uniformes. La imagen disponible tienen suficiente claridad para ser estudiada y sólo en el caso de que se solicite una mayor resolución se procederá a ello, cargando los gastos por cuenta del usuario y guardando copia en la Filmoteca. Con esto se pretende alcanzar una especie de banco de imágenes de alta resolución compuesta por las más solicitadas.

•

Estructura interna de los documentos, que determinará la organización, la presentación, la gestión de las bases de datos y la recuperación de la información. Es imposible establecer una estructura interna general de los documentos, habida cuenta de su diversidad, pero en todos los casos se hace especial hincapié en normalizar las entradas de metadatos, con vistas a recuperación compleja y la conexión entre diferentes bases de datos.

•

Recuperación de la información. Las colecciones más grandes y con metadatos complejos requieren herramientas más sofisticadas, que necesitan un mayor grado de mantenimiento y supervisión. Los sistemas de gestión bibliotecaria con capacidad para soportar imágenes pueden ser una alternativa válida para afrontar este problema: siempre que ha sido posible, se ha optado por gestionar la información en estos sistemas, pero los archivos fílmicos se registran en bases de datos ad-hoc que interesan tanto a la recueparción documental como a la gestión administrativa y legal. La

navegación entre documentos digitales obliga a crear herramientas hipermedia consistentes y con suficientes garantías. En todos los casos se utilizan herramientas de recuperación comunes, apoyadas en tesauros automatizados y en constante revisión. •

Recursos humanos: el tratamiento simultáneo de imágenes y texto consume gran cantidad de trabajo especializado, recurso difícil de obtener. Es preciso simplificar y automatizar los procesos, pero también y distribuir el trabajo entre los sectores interesados.

•

Las colecciones digitales se incrementan a gran velocidad, lo que desborda los medios disponibles en poco tiempo: si es imprescindible contar con recursos externos.

Procesos cooperativos y locales Cualquiera de las soluciones a los problemas más graves pasa por la ayuda externa, tanto para el proceso de digitalización como para su mantenimiento. La diversidad de las colecciones de la Filmoteca Española, de las mayores dificultades, es también el aspecto más positivo para la explotación. No es fácil encontrar entidades dispuestas a financiar campañas globales: pero hay muchas están interesadas en colaborar en programas concretos, sea por el contenido de la colección o porque los intereses coinciden en el mismo campo: la Filmoteca Española ofrece la materia prima -colecciones documentales-, y solicita cooperación técnica en forma de investigación, personal cualificado o financiación. Los programas de colaboración son tan diferentes como los intereses que los mueven, pero los productos son las piezas de una única composición: el legado cinematográfico europeo. Los procesos cooperativos buscan acercar la información a sus usuarios con los mínimos costes. El mejor sistema para rentabilizar recursos es la distribución de los productos en redes y en estos momentos solo cabe hablar de una gran red, bien entendido que con los niveles de acceso que sean necesarios: Internet. En consecuencia, es el objetivo final de los procesos de digitalización de la Filmoteca Española. Conviene no olvidar que las limitaciones legales obligan a establecer sistemas de control sobre determinados documentos de los que no se

tienen todos los derechos de explotación.

Criterios de selección La elección de las colecciones y el orden de tratamiento se someten a criterios de selección previos, establecidos mediante criterios ponderados: la concurrencia de criterios favorecerá la urgencia de intervenciones. Un sistema de selección aunque adaptado a cada circunstancia puede llevar, aproximadamente a las consideraciones siguientes: •

Estado de conservación y posibilidades de degradación del soporte que afecten al contenido. Ponderación: de 0 a 10.

•

Índice de uso y demanda del documento. Ponderación: de 0 a 10.

•

Nivel de descripción de documentos. Ponderación: de 0 a 10.

•

Tipo de difusión prevista:

•

•

Local. Ponderación: de 0 a 5.

•

En red. Ponderación: de 0 a 10.

Coherencia de la colección e integración en el conjunto de la Filmoteca Española. •

Desde el punto de vista del usuario. Ponderación: de 0 a 10.

•

Desde el punto de vista de los propietarios de los documentos. Ponderación: de 0 a 5.

• •

Desde el punto de vista de la institución: Ponderación: de 0 a 5.

Problemas de almacenamiento. Ponderación: de 0 a 10.

Una vez aplicados estos criterios, y como punto de partida, se consideran de especial interés las siguientes colecciones: •

Archivos de No-Do. El NO -DO, (Noticiarios y Documentales), se creó por

acuerdo de la Vicesecretaría de Educación Popular del 29 de septiembre 1942 como un servicio de difusión de noticiarios y reportajes, filmados en España y en el extranjero, "con el fin de mantener, con impulso propio y directriz adecuada, la información cinematográfica nacional". Se le atribuyó la exclusiva de la producción de noticiarios, y se decretó la obligatoriedad de su exhibición en todas los cines; su proyección comenzó el primer lunes de 1943, y así se mantuvo durante los treinta y dos años siguientes, en todo el Territorio Nacional, Posesiones y Colonias. En 1975, la proyección del NO -DO deja de ser obligatoria Los archivos de No-Do están compuestos por tres clases de documentos: los archivos fílmicos, los registros sonoros del documento audiovisual y los documentos textuales. Todos los archivos fílmicos ya están registrados en Betacam digital. •

Fototeca y Archivo Gráfico. Una de las colecciones más ricas y utilizadas de la Filmoteca. Es difícil precisar la cantidad exacta de fondos, tanto por los sistemas de registro empleados, como porque los ingresos son constantes. En términos generales, más de 1.000.000 de documentos, formados por:: •

400.000ejemplares de fotografías en blanco y negro y color (corresponden a 50.000 títulos)

•

50.000 ejemplares de negativos (corresponden a 4.000 títulos)

•

80.000 diapositivas (corresponden aproximadamente a 25.000 títulos)

•

30.000 ejemplares de fotocromos (corresponden a 2.500 títulos)

•

40.000 ejemplares de guías de películas (corresponden a 15.000 títulos)

•

15.000 ejemplares de programas de mano

•

15.000 ejemplares de carteleras (corresponden a 3.000 títulos)

•

30.000 carteles cinematográficos (corresponden aproximadamente a 10.000 títulos)

•

Un número indeterminado de material vario: publicitario, dibujos, carteles originales, press-books, story-boards, diseños de decorados, etc.

La mayoría de los documentos se encuentran en soporte papel: cartón, papel couché, papel fotográfico, etc. aunque hay negativos, diapositivas, fotografías

sobre cristal, etc. Su estado es bueno, con ciertos problemas de conservación, por tener en soportes ácidos o degradables. Pero, el problema más acuciante es el almacenamiento y preservación: son my sensibles a los factores medioambientales, están expuestos a la acción de plagas y agentes externos, exigen un almacenamiento sin roces, dobleces, etc., son pesados y ocupan mucho espacio. •

Colección de recortes de prensa, con informaciones acerca de todos los elementos del proceso cinematográfico aparecidas en periódicos y revistas de información general, clasificados por títulos de películas, personajes, premios, festivales y temas Todos los materiales son impresos en blanco y negro y color, con los datos de referencia de la publicación, fecha y página, almacenados en sobres por orden alfabético y con una base de datos asociada a partir de búsquedas por palabras claves. En total, casi medio millón de recortes de prensa. Es la documentación más utilizada de la Biblioteca porque resultan extremadamente valiosos para conocer el impacto del cine en la sociedad española. Gracias a un acuerdo con la Fundación Marcelino Botín, se han digitalizado en sistema minifile más de 12.000 unidades procedentes de recortes pertenecientes a directores españoles.

•

Revistas especializadas, algunas con más de un siglo de antigüedad, en soportes muy frágiles. El proyecto abarca la digitalización de los sumarios de todas las revistas, vinculados a los registros bibliográficos y holdings, y la digitalización completa del fondo antiguo, ambas en formato de imagen (hay muchas dificultades para el reconocimiento óptico de caracteres).

•

Fonoteca. La Filmoteca ha recogido más de 10.000 discos de música de cine, la mayoría en vinilo, alguno prácticamente ejemplares únicos, colección que se completa con una gran cantidad de partituras y otros documentos. Hasta ahora eran fondos de reserva que no se servían al público, pero la posibilidad de reproducir los originales en discos compactos y DVD hará posible un nuevo servicio.

•

Museo del Cine. Formado por 24.000 piezas relacionadas con el cine, abarca, desde objetos de pre-cine hasta cámaras de última generación: proyectores, decorados, linternas mágicas, vestuarios… La Filmoteca solo dispone de espacio para mostrar una pequeña parte de su colección, pero está elaborando el proyecto Museo Virtual del Cine Español que permite navegar de forma cronológica o temática por toda la historia del cine a través de sus testimonios materiales.

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Archivos de la Guerra Civil Española. Desde hace tiempo, la Filmoteca Española desarrolla un minucioso trabajo de búsqueda, recuperación, restauración y proceso técnico de archivos fílmicos. Uno de los resultados más apreciados de estos trabajos es la colección "Archivos de la Guerra Civil Española", de gran valor histórico y sentimental, formada por todas la s películas filmadas durante la Guerra Civil española (1936-1939) en ambos bandos, más películas extranjeras y documentales relacionadas con este tema. Ha contabilizadas 12 películas largas y 44 cortas rodadas en la zona rebelde; 25 largas y 239 cortas en la zona republicana; y en el extranjero 14 largas y 20 cortas. El archivo sigue abierto a nuevas aportaciones.

•

Cine mudo español. Un año después de que los hermanos Lumière proyectaran su célebre "Salida de los obreros de una fábrica", se proyectaba en España la primera película "Salida de misa de doce en el Pilar de Zaragoza". A partir de ese momento se inició una abundante producción cinematográfica, desgraciadamente, bastante desconocida. El grueso de la colección está en poder de la Filmoteca que, además, continúa la búsqueda de cualquier registro de interés, y dedica notables esfuerzos a su restauración, conservación y divulgación.

•

Legados y colecciones especiales. Otra de las riquezas notables de la Filmoteca Española la constituyen los legados y archivos de cineastas y estudiosos: Urgoiti, Méndez Leite, Sánchez Cámara, Buñuel… El legado Buñuel precisamente es uno de los más característicos y, además, ejemplo de trabajo en cooperación entre varias instituciones (Filmoteca, Residencia de Estudiantes, Museo Reina Sofía). Lo

componen la biblioteca y archivo personales, conteniendo material diverso: libros, revistas fotografías, guiones, más de 500 cartas, recortes de prensa, documentos familiares y otros. Por deseo expreso de Luis Buñuel debía estar custodiado por en instituciones que tuvieran vinculación con su vida y obra: adquirido por el Ministerio de Cultura, para la Filmoteca Española está parcialmente depositado en la Residencia de Estudiantes, quien se está ocupando de su digitalización, después de haber sido catalogado por el Museo Nacional Centro de Arte Reina Sofía. Ya se ha digitalizado la totalidad del Archivo (2.315 documentos) y se ha iniciado la integración de los registros del Legado Buñuel en la base de datos del Archivo Virtual de la Edad de Plata (1868-1936).

Características Aunque formadas por documentos muy diferentes, todas las colecciones seleccionadas cumplen las condiciones que las hacen idóneas para afrontar un proceso de digitalización. •

Tienen carácter coherente y homogéneo, con documentos de similares características.

•

Están provistas de sistemas automatizados de descripción -algunos en fase de desarrollo- que permiten la recuperación y la navegación (en este caso, hipermedia)

•

Son accesibles en red.

•

Contribuyen a la memoria histórica europea, ya que "la utilización de ese legado puede desempeñar un papel decisivo en la consolidación de la identidad cultural de los países europeos, tanto en sus rasgos comunes como en su diversidad" (Consejo de la Unión Europea, DOC 8 de 12.1.2000, p. 10).

•

Son documentos muy utilizados, y de demanda creciente

•

Tienen problemas de almacenamiento y conservación

Un caso práctico: la digitalización del Archivo Gráfico.

La digitalización del Archivo Gráfico de la Filmoteca Española puede considerarse un caso paradigmático de este tipo de proyectos. Para llevarlo a cabo, la Subdirección general de Informática está desarrollando una aplicación para la gestión de documentos gráficos que admite su descripción, la identificación de ejemplares, adopción de puntos de acceso normalizados e imágenes. Pero, esta herramienta, aunque potente y flexible, nada significaría fuera de un plan general que contemple el tratamiento íntegro de la documentación y que está compuesto por las siguientes etapas. A) Preparación de la colección La fototeca y archivo gráfico están formadas por multitud de colecciones que exigen una preparación individual características del material. •

Las fotografías se encuentran ordenadas por alfabético de título según el de estreno en España, y títulos originales de las no estrenadas comercialmente; y por alfabético de temas (incluye nombre de personas y localizaciones). Pueden digitalizarse respetando esta organización.

•

Los negativos y placas de cristal se guardan siguiendo el mismo sistema de clasificación que las fotografías. Las placas se están pasando a material de seguridad paso previo a la digitalización- que se integran en la colección de negativos.

•

Las guías (press-book), están ordenados alfabéticamente. Forman un material difícilmente digitalizable, ya que en muchos casos incluyen objetos tridimensionales, lo que obliga a su fotografía.

•

Los carteles, fotocromos y programas de mano (colecciones separadas) están clasificados y catalogados, pero los sistemas de recuperación son muy deficientes. Los documentos más antiguos son los de más valor. Existen numerosos ejemplares de carteles originales.

•

Las carteleras están ordenadas por título y por centros de interés. Para la digitalización convienen tener en cuenta el orden cronológico, ya que las más antiguas

están algo deterioradas, por lo que se consideran prioritarias. •

Existen otros tipos de materiales de muy diversa índole (banderines, postales, cromos, etc.) que por sí solos no constituyen colecciones cuantitativamente apreciables, y son de difícil clasificación.

B) Proceso técnico El problema más grave que se plantea al digitalizar el archivo gráfico es la gran cantidad de memoria que consumen los archivos de imagen, especialmente si estas presentan una alta resolución. Para minimizar este problema se recomienda digitalizar con alta resolución y guaradar dos o tres formatos de imágenes de las cuales se servirán al público las de maja y media resolución, almacenando las de alta resolución para aquellos casos en que se precise imágenes muy definidas. Las imágenes se almacenarán en un servidor de imágenes que debe encontrarse in situ, única manera de consultar las de alta resolución: en caso contrario, estas colapsarían la red constantemente. Sólo en el caso en que se precise una resolución mayor, o que lo solicite un usuario, justificadamente, se procederá a llevar a cabo procesos complementarios de digitalización. El proceso comprende las siguientes etapas: •

Preparación del material en bloques homogéneos y ordenado por criterios: cronológico, alfabético, etc.

•

Pruebas de control de muestras significativas del tipo de material, que determinan las especificaciones técnicas.

•

Digitalización del documento

•

Alta en la base de datos: descripción y registro del documento, incluyendo los datos y metadatados generados por la digitalización.

•

Almacenamiento del producto en el soporte máster.

•

Duplicados de seguridad

•

Difusión y, en su caso, integración en la red

•

Empaquetado de seguridad y almacenamiento de los documentos originales. Se prevén instalaciones especiales para la conservación de aquellos documentos cuya manipulación esté desaconsejada en todo momento (negativos frágiles, placas de

cristal, etc.).

C) Procesos complementarios Los documentos ya digitalizados (convenientemente catalogados y clasificados), se guardan en depósitos de seguridad, ordenados por tamaños para aprovechar mejor el espacio y retirados de la circulación habitual. Los contenedores están etiquetados con listados de los códigos de los documentos que contienen, y provistos de signatura topográfica que aparece en los holdings, asociado al registro del documento. Sólo se facilitará el documento original cuando su uso esté debidamente justificado.

Conclusiones El dilema entre acceso y difusión ha sido, hasta no hace mucho, uno de los problemas más graves que se presentaba a los responsables de la política cultural. A lo largo de toda su Historia, la Humanidad ha generado una enorme cantidad de testimonios: es necesario garantizar el acceso de los ciudadanos a su propia herencia cultural, y al tiempo, asegurar la preservación para las generaciones futuras. Ninguna de las dos funciones puede ser despreciada. Los sistemas de digitalización y las redes de comunicación ofrecen la posibilidad de cumplir ambas satisfactoriamente. Pero la empresa es tan ambiciosa que ninguna institución se encuentra capacitada para llevarla a cabo por sí misma; también es cierto que, con frecuencia, los intereses son coincidentes y las colecciones se solapan, condiciones todas ellas que empujan a la colaboración entre socios. Este es el camino elegido por la Filmoteca Española, segura de que, no sólo es el mejor: es que es el único.