B+S Service Portal. Benutzerhandbuch V Produktinformationen.

B+S Service Portal Benutzerhandbuch V1.8.0

Produktinformationen.

Inhalt 1.

Das B+S Service Portal – die Vorteile......................................................................................... 3

2.

Registrierungsprozess für das B+S Service Portal .................................................................. 4

3.

Login ............................................................................................................................................... 7

4.

Hauptnavigation (Menüleiste) .................................................................................................... 7

5.

Startseite........................................................................................................................................ 8

6.

Dokumentenattribute ................................................................................................................ 10

7.

Rechnungen ................................................................................................................................ 10

8.

Transaktionsaufstellungen ....................................................................................................... 13

8.1. Transaktionsaufstellungen Netzbetrieb ................................................................................. 13 8.2. Individuelle Transaktionsaufstellung (NB) ............................................................................. 15 8.3. Transaktionsaufstellungen Kreditkarte .................................................................................. 15 9.

Suchen (innerhalb des PDF-Dokuments) ................................................................................ 17

10. Profil: Verwaltung der persönlichen Zugangsdaten ............................................................. 18 11. Benutzerverwaltung ................................................................................................................... 20 12. Hotline .......................................................................................................................................... 24

Einleitung Als Kunde von B+S Card Service GmbH haben Sie über das B+S Service Portal (http://www.bs-service-portal.com) die Möglichkeit jederzeit kostenlos und online Einsicht in Ihre Transaktionsaufstellungen und Rechnungen zu nehmen. Dabei werden die Daten jeweils für 12 Monate ab der Freischaltung im B+S Service Portal vorgehalten. Die vorliegende Produktinformation erläutert Ihnen die Vorteile und Leistungsmerkmale des B+S Service Portals, erklärt Ihnen, wie Sie über die Registrierung Ihre Zugangsdaten erhalten und hilft Ihnen dabei, Ihre Abrechnungsdaten innerhalb der Anwendung wieder zu finden. Darüber hinaus erfahren Sie, wie Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten im B+S Service Portal über Ihr Profil im B+S Service Portal verwalten können.

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1. Das B+S Service Portal – die Vorteile JEDERZEIT KOSTENFREI VERFÜGBAR Das B+S Service Portal steht Ihnen rund um die Uhr kostenlos im Internet zur Verfügung. Sie benötigen lediglich einen PC mit Internet-Zugang. Nach dem Einloggen können Sie auf die gewünschten Dokumente zugreifen, diese ausdrucken oder als PDF-Datei herunterladen. Das gilt für aktuelle wie vergangene Transaktionen, denn im B+S Service Portal werden alle Transaktionsaufstellungen und Rechnungen der jeweils letzten 12 Monate ab der Registrierung vorgehalten. So ist nicht nur ein schneller Überblick bequem und einfach möglich, sondern Sie können auch gezielt nach Transaktionen suchen und so die getätigten Buchungen schnell identifizieren.

HÖCHSTER SICHERHEITSSTANDARD Beim B+S Service Portal kommen höchstmögliche Sicherheitsstandards zum Einsatz. Nach Ihrer legitimierten Registrierung erhalten Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten und wählen Ihr Passwort selbst. Ein Datenzugriff seitens Dritter ist ausgeschlossen. Die Übertragung der Informationen erfolgt in bewährter 128 Bit-Verschlüsselung.

Die Besonderheiten des B+S Service Portals im Überblick Jederzeit Einsicht in Transaktionsaufstellungen und Rechnungen Zugriff auf die Daten der letzten 12 Monate Höchste Übertragungssicherheit durch 128 Bit-Verschlüsselung Kostenfreie Nutzung Mehrsprachigkeit (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Niederländisch)

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2. Registrierungsprozess für das B+S Service Portal Der Registrierungsprozess für das B+S Service Portal wird ab Dezember 2013 noch einfacher. Sind Sie bereits Kunde erhalten Sie Ihren persönlichen Registrierungscode mit einem Schreiben zum Thema SEPA-Umstellung und können sich direkt online anmelden. Neukunden erhalten den Registrierungscode bei Vertragsabschluss in einem separaten Anschreiben.

BESCHREIBUNG FÜR DEN ABLAUF DER REGISTRIERUNG Rufen Sie den im Schreiben genannten Link auf und tragen Sie Ihre Daten ein (siehe Screenshot). Bitte bestätigen Sie die Nutzungsbedingungen und der Anmeldevorgang wird aktiviert.

Klicken Sie auf „Abschicken“ und Sie erhalten einen Link per E-Mail. Um die Registrierung abzuschließen bestätigen Sie bitte diesen Link.

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BESTÄTIGUNGSMAIL MIT LINK „ANMELDUNG AM SERVICE PORTAL“

Der Bestätigungslink hat eine Gültigkeit von 7 Tagen. Nach Ablauf dieser Frist kann jederzeit ein neuer Link bei Ihrem B+S unter [email protected] erfragt werden. Durch das Anklicken des Links wird die Registrierung akzeptiert und Sie gelangen auf die Bestätigungsseite im B+S Service Portal.

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REGISTRIERUNGSBESTÄTIGUNG IM B+S SERVICE PORTAL (WEBSEITE)

Parallel wird eine Registrierungszusage per E-Mail verschickt und Ihre Registrierung ist damit abgeschlossen.

REGISTRIERUNGSBESTÄTIGUNG IM B+S SERVICE PORTAL (E-MAIL)

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3. Login Nachdem Sie für die Nutzung frei geschaltet worden sind, können Sie sich am B+S Service Portal anmelden. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Login

und

melden

sich

mit

Ihrer

B+S

Vertragsnummer,

Ihrer

Benutzerkennung

(E-Mailadresse) und Ihrem Passwort an.

4. Hauptnavigation (Menüleiste) Nach der Anmeldung im B+S Service Portal stehen Ihnen die folgenden Navigationspunkte zur Verfügung:

Start:

Persönliche Startseite

Rechnungen:

Anzeige der Rechnungen mit zwei Untermenüpunkten

TXN-Aufstellung:

Anzeige der Transaktionsaufstellungen mit zwei Untermenüpunkten sowie Abfrage von individuellen Transaktionsaufstellungen (Netzbetrieb)

Profil:

Persönliche Stammdaten und Benutzerkennung

Kontakt

Kontaktdaten und Kontaktformular

Abmelden:

Abmeldung (Browser-Session) vom B+S Service Portal

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5. Startseite Nach dem Login werden Ihnen auf Ihrer persönlichen Startseite verschiedene Informationen angezeigt. Neben der Information, wann Sie sich zuletzt am Portal eingeloggt haben und ggf. einem Hinweis, dass Ihr Passwort seit mehr als 3 Monaten nicht geändert wurde, finden Sie auf der rechten Seite verschiedene Informationsboxen.

Ebenfalls finden Sie oben rechts auf der Seite eine Sprachauswahl zur Änderung der angezeigten Sprache vor. Die aktuell ausgewählte Sprache wird zudem durch die Landesflagge symbolisch angezeigt. Sie können über diese Auswahlbox jederzeit die Sprache wechseln, in der die Seiten des B+S Service Portals angezeigt werden. Die jeweils von Ihnen hier ausgewählte Sprache ist im Gegensatz zu der im Profil voreingestellten Sprache nur für die jeweilige Sitzung des Web-Browsers (Browser-Session) gültig. Das bedeutet, dass die Texte auf den Seiten bei dem nächsten Aufruf des B+S Service Portals wieder in der von Ihnen bei Anlage des Profils voreingestellten Sprache erscheinen.

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Wenn besondere wichtige Informationen vorliegen, z.B. der Hinweis auf Wartungszeiten, wird im oberen Bereich der Hinweis und ein Link auf diese Informationen eingeblendet.

VOREINSTELLUNG SPRACHAUSWAHL Die Voreinstellung der Sprachauswahl stellen Sie innerhalb Ihres Profils (siehe auch unter 10 Profil: Verwaltung der persönlichen Zugangsdaten) im Bereich WEITERE EINSTELLUNGEN ein. Hierzu wählen Sie einfach die gewünschte Standardsprache im Auswahlmenü aus und speichern die Einstellungen. Somit gewährleisten Sie, dass Sie bei jedem Aufruf der Seiten (unabhängig von der Browser-Session) die Texte in der von Ihnen gewünschten Sprache angezeigt werden.

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6. Dokumentenattribute In jeder Dokumentenliste finden Sie bestimmte Symbole vor. Diese Symbole signalisieren Ihnen in welchem Zustand (neu, gelesen) sich das Dokument befindet bzw. mit welchen Attributen es ausgezeichnet ist.

Zeigt an, dass das Dokument im Format pdf vorliegt und bereits gesichtet und/oder von Ihnen heruntergeladen worden ist.

Zeigt an, dass das Dokument neu für Sie bereitgestellt worden ist und Sie es sich bisher noch nicht angesehen oder heruntergeladen haben.

7. Rechnungen RECHNUNGSLISTE Unter dem Menüpunkt Rechnungen werden Ihre Rechnungen für den Netzbetrieb und die Kreditkartenabwicklung aufgelistet. Um den Untermenüpunkt aufzurufen, fahren Sie mit der Maus über den Menüpunkt Rechnungen. Es öffnet sich dann das Untermenü, aus dem Sie die gewünschte Ansicht öffnen können.

Es wird die gewünschte Rechnungsliste angezeigt.

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Über den Link auf das Symbol in der Spalte pdf (2) können Sie sich die Rechnungen als PDFDatei anzeigen und/oder auf Ihren Rechner herunter laden. Anhand der vorgestellten Symbole erkennen Sie und/oder ob das Dokument neu im B+S Service Portal für Sie bereit gestellt wurde (1). Über das Suchen in der rechten oberen Ecke (3) haben Sie die Möglichkeit nach beliebigen Parametern in der Rechnungsliste zu suchen. So können Sie nach einer bestimmten Rechnungs- oder Kundennummer suchen oder nach einem Datum. Der Spaltenfilter ermöglicht es Ihnen aus der Gesamtergebnisliste nur bestimmte Einträge anzeigen zu lassen, z.B. alle Rechnungen der Art „P“. Dazu klicken Sie auf das Filter-Symbol in der Spaltenüberschrift.

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BEISPIELRECHNUNG

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8. Transaktionsaufstellungen Unter dem Menüpunkt TXN-Aufstellung werden Ihre Transaktionsaufstellungen für den Netzbetrieb und für die Kreditkartentransaktionen aufgelistet. Um den Untermenüpunkt aufzurufen, fahren die mit der Maus über den Menüpunkt TXN-Aufstellungen. Es öffnet sich dann das Untermenü, aus dem Sie die gewünschte Ansicht öffnen können.

8.1.

Transaktionsaufstellungen Netzbetrieb

Abhängig von Ihrem vertragsbedingten Zyklus finden Sie hier Ihre täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Aufstellungen. Darüber hinaus können Sie von hier aus die individuellen Transaktionsaufstellungen Netzbetrieb (3) aufrufen.

Über den Link auf das Symbol in der Spalte pdf (1) können Sie sich die Transaktionsaufstellungen als PDF-Datei anzeigen und/oder auf Ihren Rechner herunter laden. Anhand des vorangestellten Symbols (2) und der Angabe des letzten Zugriffs erkennen Sie, ob Sie das Dokument neu im B+S Service Portal für Sie bereitgestellt wurde oder ob Sie es sich ggf. bereits schon herunter geladen haben. Über das Feld Suchen in der rechten oberen Ecke (4) haben Sie die Möglichkeit, nach beliebigen Parametern in der Liste zu suchen. So können Sie nach einer bestimmten Händlernummer suchen oder nach einem Datum.

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BEISPIEL Transaktionsaufstellung Netzbetrieb

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8.2.

Individuelle Transaktionsaufstellung (NB)

Unter dem Menüpunkt TXN-Aufstellung finden Sie im Menüpunkt „Transaktionsaufstellung - Netzbetrieb“ einen weiteren Menüpunkt „Individuelle Transaktionsaufstellungen. Hier können Sie für einzelne Terminals über einen von Ihnen zu bestimmenden Zeitraum (maximale Zeitspanne 31 Tage) die Transaktionsaufstellungen individuell abrufen.

8.3.

Transaktionsaufstellungen Kreditkarte

Unter diesem Menüpunkt werden die Transaktionsaufstellungen für die KreditkartenTransaktionen (Transaktionsaufstellungen, Transaktionsaufstellungen auf HeadquarterEbene, Einreichungsmitteilung, Rechnungsübersicht, Rechnungsübersicht auf HeadquarterEbene) aufgelistet. Abhängig von dem für Sie geltenden Zyklus finden Sie hier Ihre täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Mitteilungen.

Über den Link auf das Symbol in der Spalte pdf (1) können Sie sich die Transaktionsaufstellungen als PDF-Datei anzeigen und/oder auf Ihren Rechner herunter laden. Anhand des vorangestellten Symbols (2) und der Angabe des letzten Zugriffs erkennen Sie, ob Sie das Dokument neu im B+S Service Portal für Sie bereitgestellt wurde oder ob Sie es sich ggf. bereits schon herunter geladen haben.

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Über das Feld Suchen in der rechten oberen Ecke (4) haben Sie die Möglichkeit nach beliebigen Parametern in der Liste zu suchen. So können Sie nach einer bestimmten Händlernummer suchen oder nach einem Datum. Der Spaltenfilter ermöglicht sich Ihnen aus der Gesamtergebnisliste nur bestimmte Einträge anzeigen zu lassen, z.B. alle Einträge der einen bestimmten Abrechnungsnummer. Dazu klicken Sie auf das Filter-Symbol (3) in der Spaltenüberschrift.

BEISPIEL Transaktionsaufstellung Kreditkarte

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9. Suchen (innerhalb des PDF-Dokuments) In jedem PDF-Dokument haben Sie die Möglichkeit über die in dem Adobe® Reader® enthaltene Suchfunktion gezielt nach bestimmten Informationen zu suchen. So können Sie z. B. nach bestimmten Zahlungen oder Kartennummern suchen, um so eine doppelte Buchung o. ä. zu finden.

Geben Sie den Suchbegriff in dem dafür vorgesehenen Feld ein (z. B. die Summe 24,50) und lösen die Suche per Klick auf die Taste „Enter“ oder über das Suchmenü aus.

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10. Profil: Verwaltung der persönlichen Zugangsdaten Unter dem Menüpunkt Profil haben Sie Einsicht in Ihre persönlichen Stamm- und Benutzerkennungsdaten.

Das

Profil

ist

in

die

Bereiche

ALLGEMEINE

PROFILEINSTELLUNGEN, ZUGANGSINFORMATIONEN und WEITERE EINSTELLUNGEN unterteilt. Daten, die Sie ändern können sind in blauer Farbe dargestellt. Daten, die nicht veränderbar sind werden in Grau angezeigt.

ALLGEMEINE PROFILEINSTELLUNGEN In diesem Bereich werden die zu Ihrer B+S Vertragsnummer zugehörigen Stammdaten auszugsweise angezeigt. Diese Daten können Sie nicht überschreiben.

ZUGANGSINFORMATIONEN Hier

wird

Ihre

Benutzerkennung

verwaltet.

Sie

haben

die

Möglichkeit

Ihre

E-Mailadresse oder Ihr Passwort jederzeit zu modifizieren.

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ACHTUNG! Mit dem Modifizieren Ihrer Email-Adresse verändern Sie Ihre Benutzerkennung, d. h. dass Sie bei der nächsten Anmeldung die hier im Profil angegebenen E-Mailadresse verwenden müssen. Gleichzeitig wird die angegebene E-Mailadresse für die SystemBenachrichtigungen benutzt.

WEITERE EINSTELLUNGEN In diesem Bereich können Sie optional einstellen ob Sie vom System benachrichtigt werden möchten, sofern neue Daten für Sie bereitgestellt wurden die Texte dauerhaft auf den Seiten in einer anderen Sprache angezeigt haben möchten Weitere Einstellungen sind zurzeit nicht möglich und werden deshalb ausgegraut dargestellt.

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11. Benutzerverwaltung Über den Menüpunkt Mitbenutzer besteht die Möglichkeit, weiteren Personen Zugriff auf Dokumente zu gewähren, die über das Service Portal bereitgestellten werden. Grundsätzlich ist der erstmalig am Service Portal registrierte Nutzer der sogenannte Hauptnutzer, der bis zu 10 weitere Mitbenutzer anlegen und diesen Mitbenutzern Rechte zuweisen kann. Voraussetzung für das Anlegen eines Mitbenutzers ist eine separate, eigene E-Mail Adresse, sowie die Nennung des Namens.

Klicken Sie auf den Menüpunkt Mitbenutzer. Es öffnet sich eine Maske, innerhalb derer die Mitbenutzer aufgelistet und verwaltet werden können. Wählen Sie Neuer Mitbenutzer (1) um weitere Personen Ihres Unternehmens für das Service Portal freizuschalten:

Füllen Sie alle Felder aus. Soll der Mitbenutzer weitere Mitbenutzer verwalten können, setzen Sie den Haken bei „Mitbenutzer bearbeiten“ (2). Beenden Sie den Vorgang, in dem Sie auf Speichern (3) klicken. Der neue Mitbenutzer erhält daraufhin einen Link per E-Mail um sich mit einem Initial Passwort anzumelden. Wichtig: jeder Mitbenutzer muss eine eigene E-Mail Adresse haben.

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Nach Abspeichern des Datensatzes wird Ihnen eine Liste aller angelegten Mitbenutzer angezeigt. Möchten Sie einen Mitbenutzer im Nachgang bearbeiten, wählen Sie Bearbeiten (4) um Zugangsinformationen zu ändern, Rechte hinzuzufügen / zu entziehen oder den Mitbenutzer zu löschen.

Hat sich ein Mitbenutzer durch mehrmalige Falschanmeldung gesperrt, wählen Sie den betroffenen Datensatz auf, klicken auf bearbeiten und versenden Sie ein Notfallpasswort (5), um den Account wieder freizugeben:

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Zwecks Transparenz wird den Mitbenutzern der Name des Hauptbenutzers über das Profil angezeigt:

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Ist eine E-Mail Benachrichtigung aktiviert, erfolgt diese nach den gleichen Regeln, die der Hauptnutzer festgelegt hat. Gleiches gilt für die Festlegung der Standardsprache. Zudem aktualisiert jeder Download eines Dokuments (unabhängig ob Haupt- oder Mitbenutzer) das Datum des letzten Zugriffs.

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12. Hotline Für das B+S Service Portal steht Ihnen eine eigene Hotline in den Servicezeiten zur Verfügung. Generell steht Ihnen die Hotline deutsch und englischsprachig zur Verfügung. Die Hotline für die Schweiz bietet zusätzlich Support in den Sprachen Französisch und Italienisch an.

HOTLINE Bei

inhaltlichen

Anfragen

zu

den

aufgeführten

Konto-,

Transaktions-,

und

Rechnungsinformationen, Vertragsfragen sowie zu Fragen der Registrierung richten Sie Ihre Anfrage bitte an die folgenden Adressen: Servicezeiten:

Mo.-Fr.: 8:00 - 18:00 Uhr

Telefon:

+49 (0)69 66 30-5350

E-Mail:

[email protected]

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bei Problemen mit Ihrem Telefon- oder Internetanschluss oder mit Ihrem PC-Betriebssystem nur eingeschränkt helfen können.

HOTLINE FÜR DIE SCHWEIZ Für Kunden aus der Schweiz steht die folgende Hotline bereit. Zusätzlich ist ein Support in den Sprachen Französisch und Italienisch möglich. Servicezeiten:

Mo.-Fr.: 7:30 - 18:00 Uhr

Telefon:

+41 (0)26 460 51 80

E-Mail:

[email protected]

HOTLINE FÜR BELGIEN Für Kunden aus Belgien steht die folgende Hotline bereit. Servicezeiten:

Mo.-Fr.: 8:30 - 17:00 Uhr

Telefon:

+32 (0) 2 421 32 32

E-Mail:

[email protected]

24 / 25

HOTLINE FÜR GB Für Kunden aus GB steht die folgende Hotline bereit. Servicezeiten:

Mo.-Fr.: 6:30 - 17:00 Uhr

Telefon:

+44 (0) 800 068 59 49

E-Mail:

[email protected]

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