10 Gründe für M-Files

July 19, 2017 | Author: Miriam Grosse | Category: N/A
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10 Gründe für M-Files Enterprise Information Management nach dem Motto „Simpler ist besser“ M-Files® ist ein Produkt der M-Files Oy, Finnland bzw. M-Files Inc., USA.

1 Ein wahrlich einfaches User 1. User--Interface Interface - Laufwerk M: Breadcrumb/Pfad

Erweiterte Suche

Volltextsuche

Menü

Workflow-Status

Metadatenkarte

Dokumentvorschau

Wenn´s jjeder kan nn,, dann macht auch jeder j mit!

E M il E-MailBenachrichtigung

Kommentare

Zugriffsrechte

Anmerkungen, Kommentare, Stempel, Post-It im i Dokument k (Word,Excel, Visio etc)

Favoriten

Metadaten-Karte mit Lookups und Querverweisen

Workflow

2 Ordnerlose Speicherung löst das Problem des „Wohin 2. Wohin“. Wohin mit den Daten? Hörgerät-Angebot_A&A-Beratung_Andy_2013__Final_V2.docx

Jedes digital erstellte Dokument liegt im Unternehmen im Schnitt bis zu 19x vor. Ein wesentlicher Teil davon liegt in persönlichen Desktops und und E-Mail-Systemen und ist der Allgemeinheit entzogen. Unübersichtliche Netzwerklaufwerke sind diesbezüglich ein weiteres Problem.

?

Wo liegt denn die letzte Fassung? Ist sie freigegeben? Wer hat was geändert?

19 Kopien!* Kopien! Y: * AIIM Studie 2013

Vertrieb

2013 Andy

Kunden

A&A Beratung

Projekte

QMS 2013

Produkte

Hörgeräte

Angebote

Offen Andy

Jedes Dokument nur 1x vorhalten Verabschieden Sie sich für immer von chaotischen Ordnerstrukturen und verschwenden Sie keine Zeit mehr mit ineffizienten Dateiordnern. Mit M-Files ermöglichen Sie stattdessen eine schnelle und einfache Dokumentensuche. Ebenso wie die Aktenordner und -schränke im Büro ersetzt wurden, sind auch Netzwerkordner b it ein bereits i veraltetes lt t S System t und d machen h die di Organisation und Verwaltung von Dokumenten schwierig. Glücklicherweise bietet sich Ihnen eine bessere Alternative mit dem ordnerlosen Ansatz von MFiles, der es Ihnen ermöglicht, Dateien nach einem beliebigen Kriterium zu suchen: nach Kunde, Projekttyp, Datum, Status, etc. Dieses System ist rundum dynamisch und lässt Sie Informationen so organisieren und anzeigen, wie Sie es wünschen, ohne die Einschränkungen der veralteten statischen Ordnerstruktur. Alles was Sie tun müssen, ist nach M-Files zu speichern und die Datei mit den gewünschten Angaben zu etikettieren. Das war's! Das mühselige Navigieren in komplexen Ordnerstrukturen und das Rätselraten beim Speichern im richtigen Ordner gehört der Vergangenheit an. Dank M-Files reicht es aus, wenn Sie kurz beschreiben, woran Sie arbeiten und M-Files erledigt den Rest für Sie. Sie

Nie wieder Unklarheiten und u doppeldeutige Mehrfachablagen. Finden Sie schnell alle Info ormationen und Dokumente, die Sie benötiigen. Die metadatenbasierten, dyna amischen Ansichten haben das vertraute Ausseehen von Ordnern, zeigen jedoch Dokumente und andere I f Informationen ti b basierend i d auf a f deren d zugewiesenen i Eigenschaften oder Metadaten automatisch und dynamisch an, sodass Sie alles finden, was Sie u dort, wo Sie es suchen: schnell, jederzeit und erwarten. Vorbei sind die Zeiten von duplizierten Dateien, die in unterschiedlichen Ordneern gespeichert sind; das metadatenbasierte Verfahren von M-Files löst das Problem umständlicher Orrdnerstrukturen und schafft die Erforderlichkeitt ab, Dateien an mehr als einem Ort zu speichern. Mit M-Files wird dasselbe Dokument D dort angezeigt, wo Sie es benöttigen, an verschiedenen Orten, jedoch ohne dupliziert zu sein. So wird beispielsweise ein mit eineem Kunden und einem Projekt in Zusammenhang g stehendes Dokument in allen Ansichten angezeigt,, die mit dem Kunden, dem Projekt oder beidem verbunden v sind. Und es handelt sich stets um dassselbe Dokument, nicht um eine Kopie.

Finden Sie stets die neueste Version. Dank M-Files erscheint ein einzelnes Dokument überall dort, wo Sie es benötigen, ohne dabei dupliziert zu werden. Es steht Ihnen also immer standardmäßig die neueste Version zur Verfügung, egal ob Sie dabei nach einem Dokument suchen, das geordnet ist nach Kunde, Projekt oder Workflow-Status usw. Sie können darüber hinaus bei Bedarf einfach und schnell zu älteren Versionen zurückkehren oder nachverfolgen, wer wann Änderungen vorgenommen hat.

3 Leistungsstarke Metadaten – der Schlüssel zum Erfolg 3. Erfolg. Metadatengesteuert versus Ordnerbasiert Bei herkömmlichen, ordnerbasierten Systemen müssen die Benutzer den Ordner bestimmen, in den ein Dokument gespeichert werden soll und sich auf ihr Erinnerungsvermögen verlassen, um das Dokument wieder zu finden. Dies kann Schwierigkeiten bereiten, da in manchen Fällen die Ordnerhierarchien nicht eindeutig benannt sind und unterschiedliche Ebenen haben. So ist es praktisch unmöglich, die ideale Ordnerstruktur im Voraus festzulegen, mit der Zeit wird die Struktur immer chaotischer und eine effiziente Verwaltung ist nicht mehr möglich. Bei ordnerbasierten Systemen definiert der Speicherort die Klassifizierung, Suche und Zugriffsberechtigungen von Dokumenten. Wenn die Ordnerstruktur dann immer komplexer und schwieriger zu verwalten wird, ist die gesamte Struktur hinfällig. Auch Hilfsmittel wie Aktenpläne sind eher hinderlich. M-Files basiert auf der Idee, dass es leichter und häufig genauer ist, zu beschreiben, was eine Information ausmacht, als zu raten, wo sie gespeichert sein könnte. Jeder weiß, woran er gerade arbeitet, aber häufig ist man sich nicht sicher, wo das entsprechende Dokument gespeichert werden sollte, besonders, da es angebracht sein kann, das Dokument an mehr als nur einem Ort zu speichern

Speichern, Markieren und d fertig! Bei der Speicherung eines neuen Dokuments in M-Files beschreiben die Beenutzer die Datei einfach mit ein paar Metadaten-Ta Metadaten Ta ags und das war war'ss auch schon. M-Files indexiert un nd verwaltet das Dokument dann automatisch und stellt sicher, n Ansichten und dass es in allen relevanten Suchergebnislisten angezeeigt wird. Damit ist das gängige Problem, dass ein n und dasselbe Dokument an verschieden nen Orten abgelegt wird, effizient ffi i t gelöst. lö t Nehmen wir an, Sie haben n ein auf den 1. Juni 2012 datiertes Angebot, das dem m Kunden ABC Corporation und einem Prrojekt namens Webseitenerneuerung zug gewiesen ist. In einem herkömmlichen Dateisysteem müssten Sie wählen, ob Sie die Datei im Ordnerr des Kunden, des Projekts oder der Angebotte speichern. In M-Files können Sie von unterschieedlichen Ansichten aus auf dasselbe Dokument zu ugreifen, z. B. Dokumente nach Kunden- ABC Corporration, Angebote nach Monat-Juni 2012 oder Dok kumente nach ProjektenWebseitenerneuerung.

Metadatenhandhabung und -verwaltung M-Files ist ein grundlegend metadatengesteuertes System, in dem Dokumente und andere Dateneinheiten anhand von Metadaten klassifiziert werden, anstelle der Verwendung herkömmlicher Ordnerstrukturen. Die Navigation in M-Files läuft mit dynamischen Ansichten ab, welche wiederum auf Metadaten basieren. Zugriffsberechtigungen auf Objekte in M-Files können so auf Metadaten basiert sein, dass beispielsweise die D k Dokumentenklasse t kl und d der d Kunde, K d denen d ein i Dokument zugeordnet ist, gemeinsam die Sichtbarkeit der Datei bestimmen. Auch die Workflows sind stark metadatengesteuert. Administratoren können die Metadatenstruktur problemlos über eine zentralisierte Konsole mit einer einfachen graphischen Benutzeroberfläche verwalten - eine Programmierung oder Scripting sind nicht erforderlich. Mit der Systemadministrator-Konsole ist die Definition neuer Objekttypen, Klassen, Eigenschaftendefinitionen, Workflows etc. problemlos möglich. Alle gängigen Datentypen werden d unterstützt, t tüt t wie i z. B. B T Text, t N Nummern, Boole'sche Daten, Datumsangaben, Uhrzeiten, Listen, usw. Vorgaben aus Listen können aus ODBC-Quellen und per SQL-Abfragen angezogen werden.

Mehr als einfaches Indexieren von Inhalten

CRM

Alle Ihre INFORMATIONEN SIND

ERP

DMS

VERBUNDEN

In M-Files können Metadateneigenschaften auch basierend auf den anderen Eigenschaften g g gefiltert und gesteuert werden, z. B.: nach der Auswahl eines Landes kann die Liste mit Städten automatisch gefiltert werden und nachdem eine Stadt ausgewählt wurde, wird die PLZ-Liste automatisch gefiltert. Darüber hinaus können Metadateneigenschaften über automatische Werte verfügen, angefangen bei einer einfachen i f h automatischen i h N Nummerierung i bi bis hi hin zu verketteten automatischen Werten. Beispielsweise können Dokumentenbenennungskonventionen für die Benennung bestimmter Dokumententypen mit einer Kombination aus Typ, Datum und erzeugten Nummern erzwungen werden. Automatische Validierungsregeln j muss werden ebenfalls unterstützt ((z. B. Projektnummer aus 4 Ziffern bestehen). Die Metadateneigenschaften von M-Files können auch direkt von Ihrem CRM- oder ERP-System aus mit Werten versehen werden. Eine Kunden-Metadateneigenschaft kann beispielsweise als Pop-Down-Liste von Ihrem CRM aus erstellt werden; wenn ein neuer Kunde zum CRM hi hinzugefügt fü t wird, i d aktualisiert kt li i t sich i h die di Liste Li t in i M M-Files Fil automatisch.

4 Versionsverwaltung … gegen Verlustängste und Kopienirrsinn 4. Die Versionenkontrollfunktionen von M-Files garantieren Ihnen, dass Sie stets auf die neueste Version eines Dokuments zugreifen. Es ist nicht nur problemlos erkennbar, ob ein Dokument geändert wurde, sondern auch von welchem Benutzer und wann es modifiziert wurde. So müssen Sie sich nicht mehr darum sorgen, ob ein Dokument möglicherweise nicht mehr aktuell ist oder verschiedene Versionen eines Dokuments manuell durchgehen. Das Überprüfen und Vergleichen von mehreren Versionen derselben Datei nimmt Zeit in Anspruch und senkt die Produktivität.

1.

Dokument auschecken  

Sperrt Dokument k Read-Only für andere Nutzer

2.

Dokument bearbeiten

3.

Dokument einchecken  

Entsperrt Dokument Ältere Version wird durch neue ersetzt

„Co-Authoring“-Funktion via MS OneDrive  Gemeinsame Bearbeitung eines Dokuments  Kollegen K ll / externe t P Personen  sofortige Aktualisierung

M-Files stellt Ihnen stattd dessen robuste Versionenverwaltungsfunktionen zu ur Seite, mit denen die Benutzer ihre Dokumentee effizienter verwalten können. Beseitigen Sie Verwirrun ng bezüglich verschiedener Versionen, Änderungen n, etc. mit Funktionen wie: Check-in- und Check-outt-Funktionen, sodass Sie nachverfolgen können, wann w eine Datei bearbeitet wird und wer die Änderun ngen vornimmt. nen und die Möglichkeit, in Erhaltung älterer Version vorherige Versionen zurück zu konvertieren.

Änderungsprotokoll mit Benutzernamen, Zeitstempeln und Kommentaren für einen Überblick über die Dokumentenbearbeitung. Unterstützung g der g gemeinsamen Dokumentenerstellung, um die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Benutzer zu ermöglichen sowie Offline-Funktionen, welche eine kontrollierte Bearbeitung selbst ohne Netzwerkzugang oder Internetverbindung möglich machen.

5 Workflows für effizienten Info 5. ormationsfluss Straffen Sie mit M-Files die wichtigen Geschäftsprozesse und Workflows Ihres Unternehmens - angefangen bei einfachen g und Aktualisierungen g Dokumentenanfragen bis hin zu erweiterten Prüf- und Annahmevorgängen.

Entwurf

Warten auf Bestätigung

abgewiesen

bestätigt

Überprüfung

Legende: Anweisung

Bestätiger

Die Steuerung Di St der d Berechtigungen B hti fü für zugelassene l St Statusübergänge t üb ä k kann auch h ffür fü einzelne i l Benutzer, Benutzergruppen oder metadatenbasierte "Pseudo-Benutzer" wie z. B. „Mitarbeiter.Vorgesetzter“ leicht konfiguriert werden. Dadurch wird sichergestelltt, dass ein wichtiger Prozess nur von berechtigtem Personal in den nächsten Status versetztt wird. Beispielsweise können Berechtigungen für eine Vereinbarungs- oder einen Vertragsgenehmigungsprozess so konfiguriert werden, dass die Vereinbarung nur von dem Benutzer "genehmigt" genehmigt werden kann, der in den Metadaten der Vereinbarung als ""Eigentümer" Eigentümer U Anhang 11 festgelegt wurde. Für eine volle Konformität mit FDA 21 CFR Part 11 oder GMP EU können Workflow-Statusübergänge so eingestellt werden, dass sie auch eine digittale Signatur erfordern.

Der Workflow-Motor von M-Files erleichtert die Implementierung jedes beliebigen Geschäftsvorgangs mit allen erforderlichen Schritten, Aufgaben sowie Vorund Nachbedingungen. Die Beteiligten des Vorgangs können per E-Mail über ihre Aufgaben informiert werden und es besteht die Möglichkeit, Dokumente und weitere Objekte ihrer elektronischen To-Do-Liste in MFiles hinzuzufügen. Alle Schritte des Workflows können im Versionenverlauf nachverfolgt werden und da die Workflows auch metadatenbasiert sind, sind fällt die Bewertung der Qualität der Vorgangsausführung leicht. Die Berichterstellungsfunktionen von M-Files erleichtern zudem die visuelle Überwachung von Vorgängen und die Identifizierung von Problemen mit dem Ziel der Vorgangsverbesserung und -optimierung.

Konformität

Reguläre Prüfung

Stufenweise Freigaben

Berechtigungen

6 Dokumententresor mit metad 6. datengestützten Zugriffsrechten Ein revolutionärer Ansatz mit unvergleichlicher Leistungsfähigkeit und Flexibilität für die Verwaltung der Benutzerzugriffskontrolle. Mit M-Files sind Sie in der Lage, Zugriffsrechte für ganze Dokumentenklassen und Datenobjekte zu definieren. Darüber hinaus kann man auch einzelne Dokumente und Objekte mit Zugriffsrechten versehen, ja sogar einzelne Dokument- und Objektversionen. Zusätzlich können Sie Rollen zuweisen, die bestimmten Benutzern oder Benutzergruppen, wie beispielsweise Managern, unterschiedliche Benutzerrechte zuteilen. M-Files garantiert, dass bestimmte Informationen fü die für di P Personen, di die sie i b benötigen, öti verfügbar fü b sind i d und für diejenigen, die sie nicht benötigen oder die keine Berechtigung für den Zugriff darauf haben, unsichtbar sind. Zugriffsberechtigungen werden je nach Benutzer, Gruppe, Rolle sowie Metadateneigenschaft gesteuert. Dadurch können g g ohne Scripting p g erweiterte Zugriffskontrollregeln unterstützt und selbst unvorhergesehenen Bedürfnisse, die in der Zukunft auftreten können, abgebildet werden. So weisen beispielsweise Arbeitsverträge bestimmten Mitarbeitern zu, wodurch der Vertrag ausschließlich für diesen Benutzer, dessen Vorgesetzten und die Personalabteilung sichtbar ist. Im Falle einer Änderung im Management oder

der Unternehmensstruktu ur muss lediglich die Vorgesetzten-Eigenschaft des Mitarbeiters geändert werden, um allee relevanten Dokumente für den neuen Vorgesetzte g en sichtbar zu machen. Ein projektbasiertes Szena ario könnte in der Verwendung von Projekto objekten bestehen, welche über mit Metadaten definierte Team-Mitglieder verfügen. Zugriffsberechtigungen auf Dokumente und andere Objekte könneen dann eingerichtet werden, indem diese mit einem e Tag für das ihnen zugewiesene i Projekt P j kt verseehen h werden, d sodass d sie i nur für die Mitglieder des Projektteams sichtbar sind. M-Files unterstützt auch das d Konzept von "mehrstufigen Berechtigu ungen". In anderen Worten bedeutet dies, dasss mehrere MetadatenEigenschaften zusammen n die effektiven Berechtigungen für den Zugriff auf ein Dokument men. oder Datenobjekt bestimm In dem oben beschriebeneen projektbezogenen Umfeld zum Beispiel, in deem Berechtigungen auf Mitgliedern einer Projektg gruppe basieren, können bestimmte „sensiblere“ Dokumententypen, D wie Verträge oder Übereinkom Ü mmen, so angelegt werden, dass sie nur für die d Projektleiter des bestimmten Projekts sichttbar sind. .

Im Weiteren sind Zugriffsrechte versionenspezifisch, d.h. unterschiedliche Dokumentenversionen werden mit Hilfe der Eigenschaften der Metadaten sowie dem Workflow-Status einem unterschiedlichen Zielpublikum zugänglich gemacht. So werden beispielsweise Entwürfe oder frühere Versionen einem kleineren Zielpublikum zugänglich gemacht, bevor schließlich eine größere Gruppe oder die breite Öffentlichkeit darauf zugreifen kann, wenn die Arbeiten daran abgeschlossen sind.

M-Files ist ideal für Indusstriebereiche, die erheblich durch Qualitätsverfahren n und Richtlinien geprägt werden. Häufig sehen sicch diese Organisationen Inspektionen durch Kund den, Verkäufer und Auditoren QM-Organisationen ausgesetzt. M-Files ermöglicht es, ein nfach darzulegen, dass die erforderlichen Verfahren n eingehalten werden und in Übereinstimmung zu den Richtlinien und Anforderungen des Sektors (ISO, FDA, 21 CFR Part 11, GxP, HACCP) angeweendet werden.

7 Unterwegs und doch alles dab 7. bei: Mobil + Offline Jederzeit von überall auf jedes beliebige Dokument zugreifen. Mit M-Files können Sie jederzeit auf Ihre Dokumente zugreifen. Selbst, wenn Sie unterwegs sind oder keine Internetverbindung haben. Sie möchten mit Ihrem Smartphone oder Tablet auf vertrauliche Dokumente zugreifen, oder auch dann, wenn Sie keine Internetverbindung haben? M-Files ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Datei Ihrer Wahl jederzeit, von jedem mobilen Gerät aus. Mit M-Files Mobile können Sie Dokumente und y Workflows von Android, iPhone, Blackberry, Symbian und Windows-Mobiltelefonen oder von einem iPad aus ansehen und annehmen. Sollten Sie einmal keinen Internetzugang haben, ist auch das kein Problem: Sie greifen einfach im Offline-Modus auf M-Files zu und verfügen dennoch über alle Funktionen von M-Files. M-Files stellt Ihnen eine lokale Kopie des Dokuments, auf das Sie ohne Internetverbindung zugreifen möchten, zur Verfügung. Sobald die Internetverbindung wieder aufgebaut ist, führt MFiles die Version mit Ihren Aktualisierungen mit der Originaldatei im Dokumententresor zusammen ohne dass dabei Probleme mit der zusammen, Versionenverwaltung entstehen.

Wenn Sie bisher Ihre Zeit mit dem Anhängen von Dateien an E-Mails und dem Versenden V von mehreren Versionen, die in Ihrem Unterrnehmen herumschwirren, verbracht haben, haben wir eine e bessere Lösung für Sie: Entscheiden Sie sich für die Dokumentenfreigabe D mit M-Files. Durch das Erstellen von v Hyperlinks direkt auf Dokumente in Ihrem Dokumeenten-Tresor vermeiden Sie unnötige Kopien und bleiben bei „einer zentralen Wahrheit“.. Wahrheit

1.

2.

?

3.

Offline

Discard Copy

Getrennt

M-Files bietet auch Mobil und Offline mehr als eine einfache Dateifreigabe und umfasst Funktionen wie:  Workflow-Unterstützung, um Dokumente durch den Prüf- und Annahmeprozess zu leiten, auch wenn Sie auf Reisen sind.  Check-in-/Check-out- und Versionenverwaltungsfunktionen, mit denen Datenverluste beim Überschreiben von Änderungen sowie Verwirrung hinsichtlich mehrerer, veralteter Versionen vermieden werden  Rollen- und metadatenbasierte Sicherheit für eingeschränkten Zugriff auf Dokumente  Freigebbare Links, die Ihnen ermöglichen, Dateien an externe Parteien wie Auftraggeber oder Kunden zu senden  Der Support für die gemeinsame Dokumentenerstellung ermöglicht es, mehrere Redakteure gleichzeitig mit der Bearbeitung einer Datei zu betrauen, ohne dass dabei die Kontrolle verloren geht. Im Gegensatz zu anderen M-Files Benutzern können die Redakteure sogar externe Benutzer sein, die keinen direkten Zugriff auf M-Files haben.

Leistungsstarke Mobil-Clients Mobil Clients ko ostenlos enthalten

Buchhaltungsaufgaben von unterwegs aus erledigen: Mit der M-Files-Mobile-Applikationen für iPhone, iPad sowie Smartphones unter Android und Windows Phone kein Problem Problem. Prüfen und genehmigen Sie Spesenauslagen, sehen Sie Rechnungen ein und scannen Sie Ihre Belege egal wo Sie sich gerade befinden und welches Mobilgerät Sie benutzen.

8 Wer täglich Office nutzt 8. nutzt, brau ucht M-Files Voransicht von allem in M-Files M-Files ermöglicht es Ihnen, alle Arten von Dokumenten schnell in einer Voransicht zu betrachten. Der Voransicht-Bereich ermöglicht es, die gebräuchlichsten Dateitypen wie WordDokumente, Excel-Tabellen, PowerPointPräsentationen und PDF-Dateien zu betrachten. Intelligente Ordner in Microsoft Outlook Dank der intelligenten M-Files-Ordner wissen Sie genau,, welche Dateien wozu gehören, g g , sodass Sie E-Mails und Anhänge nicht manuell im M-FilesDatentresor speichern müssen

Kommentieren, Stempeln, Bearbeiten ihrer Office-Dokumente

Von jedem Programm aus in M-Files speichern M-Files funktioniert wie ein normaler Speicherplatz auf einer Festplatte, sodass Sie Ihre Daten von jedem beliebigen Programm, wie z. B. Word, Excel oder PowerPoint, problemlos in Ihrem Datentresor speichern können. Integrierte M-Files-Leiste Die in Microsoft Office integrierte M-Files-Leiste verschafft einen Zugang zu wichtigen Funktionen der Microsoft Office-Programme. Office Programme. Mittels des M-Files-Reiters können Sie Dateien einfach öffnen, speichern oder ein- und auschecken.

D Digital

9 Alle Quellen – ein Systeem für die „zentrale 9. zentrale Wahrheit Wahrheit“.

„Speichern unter…“  Eigenschaften festlegen Dokumententyp Datum Kunde Projekt  Fertig

:\

 E-Mails oder Attachments oder Ordner per Drag & Drop in Smart-Folder ziehen  Eigenschaften festlegen  Fertig

Papiier

 Dokument einscannen  Zeichenerkennung (OCR)  Eigenschaften festlegen  Speichern

 Netzwerk-Ordner überwachen (von MFP)  bestehende Netzlaufwerke per Volltextanalyse durchsuchbar machen

Im Team erstellt

Von Dritten erhalten

CAD-Designund ProjektManagement

AutoCad DWG Viewer

Vorschau von TIF / PDF / JPEG o.ä.

GANTT ProjekktManagement-C Management Chart gespeist aus M-FFilesMetadatenobjekten

10 Bereitstellung flexibel, 10. flexibel sicheer und ausbaufähig ausbaufähig. Hybride Cloud-Lösung: Das beste aus beiden Welten. Das Geschäft ist nicht länger auf das Büro beschränkt, weshalb sollten die Daten dann nur im Büro verfügbar sein? Tauschen Sie Information mit anderen Mitarbeitern aus und holen Sie gleichzeitig das Beste aus Ihrer aktuellen Infrastruktur heraus heraus.

Lokal Wenn Ihr Unternehmeen bereits in vorhandene Server und Systeme y in nvestiert hat oder andere geschäftspolitische Erw wägungen den Einsatz einer lokalen Lösung hinter h Ihrer Unternehmens-Firewa all vorschreiben, ist die herkömmlich lokale Anwendung von M-Files die richtige Wahl für Sie. Cloud Cloud-basiertes Docum ment- und EnterpriseContent-Management bietet SaaS-Flexibilität in Verbindung mit Lizeenzierung und Skalierbarkeit (wie z.B. die Möglichkeit einer Speicherplatzerweiterung oder des Hinzufügens oder Elim minierens von Benutzerlizenzen nach h Bedarf) ohne dass dafür größere Investitionen oder Ressourcen erforderlich wären. Zudem bieten cloudbasierte Lösungen einen integrierten nehmensdokumente und Fernzugriff auf Untern eine flexible monatlich he Rechnungsstellung. Durch die Unterstützu ung der Windows AzureCloudplattform kann der d Cloud-Tresor von MFiles zusätzliche Redundanzen und eine nbieter-Sicherung bieten, automatisierte Drittan um so Ihre Daten noch h besser gegen Verlust oder Diebstahl zu schü ützen.

Hybrid Mit M-Files können Unternehmen aus ihren vorhandenen lokalen Technologieg Investitionen optimalen Nutzen ziehen UND von einer preisgekrönten Document- und Enterprise-Content-Managementlösung profitieren, die je nach Bedarf sowohl in der öffentlichen als auch der privaten Cloud eingesetzt werden kann. Darüber hinaus kann der Cloud-Tresor Cloud Tresor von M-Files M Files nahtlos mit bestehenden lokalen ERP- oder CRMSystemen wie z. B. SAP oder Microsoft Dynamics GP und AX integriert werden und auch umgekehrt ist es möglich, eine lokale Anwendung von M-Files in bestehende cloudbasierte Geschäftsanwendungen wie Salesforce, Microsoft Dynamics Online oder NetSuite zu integrieren.

10 gute Gründe, Gründe um M-Files M Files organisationsweit einzuführen einzuführen. M-Files bietet alle Funktionen, die Sie für ein benutzerfreundliches und effizientes Documentg und Enterprise-Content-Management p g Management benötigen. Erfahren Sie, warum M-Files die beste Lösung für die Bedürfnisse Ihrer Organisation ist.

 Benutzerfreundliche, vertraute WindowsOberfläche M-Files wird direkt mit der WindowsExploreroberfläche integriert, somit ist keine Einlernphase erforderlich. Sie greifen auf das Dokumenten-Repository wie auf ein Laufwerk zu und ziehen die Dateien mit Drag&Drop in wenigen Sekunden in und aus M-Files. Dank der leistungsstarken lokalen Zwischenspeicherung öffnen sich die Dateien selbst bei langsamen und unzuverlässigen Netzwerkverbindungen schnell.

 Schnelle Implementierung M-Files ist schnell und einfach implementierbar. Egal, ob Sie das System selbst einrichten oder unseren professionellen Beratungsservice als zusätzliche ä li h Hilfestellung Hilf ll nutzen möchten: ö h iin jedem Fall wird die Implementierung schnell und effizient vor sich gehen. Nach der Einrichtung kann M-Files unvergleichlich schnell angepasst werden und wächst mit den sich verändernden Bedürfnissen Ihres Unternehmens, ohne dass p eingesetzt g werden müssen. dafür IT-Spezialisten

 Beseitigt jegliches Dokkumenten-Chaos

 Zuverlässig und sicher

Vermeiden Sie Probleme beei der b Sie stets Versionenverwaltung und bleiben konform mit Funktionen wie Check-out und Check-in, Erhaltung ältererr Versionen, Änderungsprotokollen und automatischer Versionenbenennungs- und d Nummerierungsoptionen.

Steuern Sie die Datensichtbarkeit durch Ausblenden von vertraulichen Dokumenten mit gleichzeitiger Aufrechterhaltung eines einzigen Speicherorts. Auf diese Weise ist alles an einem Ort, doch nur die von Ihnen freigegebenen Dokumente sind auch sichtbar. Zudem können Sie Einstellungen für den Zugriff konfigurieren, um menschliche Fehler zu reduzieren, reduzieren automatische Datensicherung zu planen und selbst eine Integration mit Active Directory zu ermöglichen.

 Ermöglicht Zusammennarbeit und automatisierten Workflow Erstellen Sie Aufgaben für eine Ad-hocZusammenarbeit oder plan nen Sie erweiterte Workflows für eine Automa atisierung wichtiger Geschäftsprozesse Mit Fun Geschäftsprozesse. nktionen wie CheckCheck out/Check-in, gemeinsameer Dokumentenerstellung für gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Team-Mitglieder sowie der Veröffentlichung und intelligenten oud erleichtert M-Files Datenreplikation in der Clo die Zusammenarbeit von Teeams, die sowohl aus internen Mitarbeitern als auch externen Partnern bestehen.

 Standortunabhängig Dokumente von jedem beliebigen Ort aus ansehen, erstellen, bearbeiten und speichern; selbst im Offline-Modus oder auf mobilen Geräten; mit automatischer Synchronisierung. Die Remoteverbindungen sind erstaunlich schnell und auch die Replikation beschleunigt die Bearbeitung von Dokumenten von geographisch getrennten Standorten aus. Sie können sogar einen Webzugang einrichten, über den Sie beliebigen Mitarbeitern jederzeit Zugriff auf MFiles ermöglichen können, einschließlich Mac- und Linux-Benutzern.

 Lässt sich nahtlos in bereits vorhandene Anwendungen integrieren M-Files lässt sich mit allen WindowsAnwendungen integrieren, einschließlich Office und CAD sowie Buchhaltungs- und Inventarlösungen. Auf die Daten-Tresore kann mit Standard-Dateibefehlen wie "Öffnen" und "Speichern" zugegriffen werden. Zudem unterstützt M-Files sämtliche Dateiformate,, z. B. standardmäßige Microsoft Office-Dokumente wie Word und Excel, PDF-Dateien, CAD-Modelle und Zeichnungen, Bilder, gescannte Papierdokumente sowie E-Mails und Anhänge.

 Personalisierbarer Tresor und personalisierbare Metadaten Unsere fortschrittliche, metadatenbasierte Architektur bietet eine besonders flexible Umgebung, mit der Sie das System an die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können. kö Sie Si wählen ähl den d DokumentenD k und Informationstyp, den Sie verwalten müssen sowie die Eigenschaften - oder Metadaten -, die Sie nachverfolgen möchten.

Sie können buchstäblich jeede Art von Objekt erstellen und verwalten, nicht nur Dokumente, sondern z. B. auch Projektee, Kunden, Kontakte und selbst branchenspezifiische Objekte wie Fälle, Audits und Abweichungen. M-Files unterstützt kumenten, Beziehungen zwischen Dok Mehrdateiendokumenten, Dokumentensammlungen und Vorlagen.

Schnelle Suche und zeeitsparende p dynamische Ansichten okumente und Finden Sie die richtigen Do Informationen schnell und einfach anhand von grundlegenden und erweitterten Suchfunktionen. Suchen Sie in Metadaten, "Volltext"-Dateiinhalten " oder beidem mit produktivvitätssteigernden Funktionen wie dynamisch hen Filtern und Sortierfunktionen, die sicheerstellen, dass Sie die richtigen Informationen fin nden. M-Files beseitigt chaotische Ordnerstrukturen mittels mischen Ansichten, die metadatenbasierten dynam wie wiederverwendbare, peersonalisierte "Suchen" funktionieren und es möglich machen, Dokumente und andere Infformationen an mehreren Standorten anzu uzeigen, ohne dass dabei verwirrende Duplikatte erstellt werden.

Konfigurierbares, verbindbares System Definieren Sie eine aktive Verbindung mit externen Datenbanken wie CRM, ERP, Buchhaltungs- und Abrechnungssystemen oder importieren und verknüpfen Sie Dateien bereits bestehender Netzwerkfreigaben. Darüber hinaus können Sie Papierdokumente scannen, E-MailNachrichten von Ihrem Mailserver importieren g g oder für besondere Integrationsanforderungen die API von M-Files verwenden.

www.electricpaper.de/m-files e ect cpape de/ ess

Electric Paper Informationssysteme GmbH …ist Teil der 1996 gegründeten Firmengruppe Electric Paper, die heute Automationslösungen für die Datenerfassung in über 1.000 Organisationen g pp beschäftigt g über 70 Mitarbeiter und weltweit bereitstellt. Die Firmengruppe unterhält Standorte in Lüneburg, London und Zürich. Im Mittelpunkt der Electric Paper Informationssysteme GmbH stehen Beratung, Entwicklung und Implementation von individuellen Softwarelösungen zur Überwindung des Medienbruchs zwischen Papier und EDV im Sinne eines Enterprise Input Management. p eine leistungsfähige g g ECM-Plattform,, die in Mit M-Files bietet Electric Paper ihrer Art von führenden Analysten (Forrester, Gartner) als besonders einfach h und innovativ eingeschätzt wird und so zu höchsten Akzeptanzwerten und der geringsten ‚Total Cost of Ownership‘ führt.

Electric Paper Informationssysteme GmbH Konrad-Zuse-Allee 15 21337 Lüneburg Germany Tel. +49 4131 969 16 0 Fax +49 4131 969 16 60 www.electricpaper.de Electric Paper Schweiz GmbH Sagenriet 1 8853 Lachen Schweiz Tel. +41 55 410 70 75 Fax +41 55 410 70 77 www.electricpaper.ch

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